Государственные архивы Российской Федерации играют важнейшую роль в сохранении исторической памяти, документальном обеспечении прав граждан и функционировании государственного аппарата. Эффективность работы этих учреждений напрямую зависит от квалификации, профессионализма и организации труда их сотрудников. В данной статье мы подробно рассмотрим, как устроена кадровая служба, как регулируется работа сотрудников и какова структура управления персоналом в системе Федерального архивного агентства (Росархива) и подведомственных архивов.

Роль Федерального архивного агентства (Росархива) в управлении кадрами

Федеральное архивное агентство является центральным органом управления архивным делом в стране. Оно осуществляет координацию и контроль деятельности федеральных государственных архивов, в т.ч. Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ). Структура Росархива включает в себя несколько специализированных управлений и отделов, каждый из которых выполняет свои строго регламентированные функции.

Отдел государственной службы, кадров и наград

Ключевым подразделением центрального аппарата Росархива, отвечающим за работу с персоналом, является Отдел государственной службы, кадров и наград. Данный отдел был сформирован как самостоятельное структурное подразделение в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от № 1.

Руководство Отдела возлагается на начальника, который:

• Организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение задач и функций, возложенных на подразделение, а также за состояние служебной и исполнительской дисциплины.
• Принимает непосредственное участие в работе совещательных органов Росархива.
• Взаимодействует с другими структурными подразделениями Росархива для обеспечения комплексного подхода к управлению персоналом.

Начальник Отдела назначается и освобождается от должности в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Это означает, что сотрудники архивной отрасли, занимающие государственные должности, являються государственными гражданскими служащими, на которых распространяются все соответствующие права, обязанности и ограничения.

Смежные структурные подразделения

Кадровая работа не осуществляется в вакууме — она тесно связана с правовым регулированием и организационным мониторингом. В структуре Росархива также функционируют:

1. Юридический отдел Управления государственной политики и нормативно-правового регулирования. Создан для правового обеспечения деятельности Росархива (приказ от 22 июня 2016 г. № 70). Юристы обеспечивают соответствие кадровых приказов действующему законодательству.
2. Отдел организационной работы и мониторинга. Начальник этого отдела также подчиняется руководству Управления и работает в рамках компетенции, определенной законодательством о государственной службе.

Внутренняя организация работы государственных архивов

Если Росархив выполняет управленческие и методологические функции, то непосредственным хранением документов, их описанием и выдачей справок занимаются сотрудники конкретных архивов, таких как ГАРФ. Внутренняя работа этих учреждений строго регламентирована.

Основные правила работы государственных архивов РФ

Деятельность сотрудников внутри архивов регламентируется «Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации» (редакция от ). В третьем разделе этих Правил — «Организация работы архива» — впервые были комплексно собраны и изложены с учетом современных условий все основные положения, нормы и требования, относящиеся к общим вопросам внутренней работы.

Этот раздел охватывает:

• Управление архивом;
• Планирование и отчетность;
• Организацию трудовых процессов;
• Работу с кадрами внутри конкретного учреждения.

Структура и штатное расписание архивов

В соответствии с Уставом Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ), директор архива утверждает по согласованию с Федеральным архивным агентством структуру и штатное расписание Архива. Это делается в соответствии с действующей системой оплаты труда и утвержденной схемой должностных окладов. Таким образом, каждый государственный архив имеет свою внутреннюю структуру подразделений (отделы хранения, отделы публикации, научно-справочный аппарат и т.д.), штаты которых формируются на основе единых федеральных принципов.

Исторический контекст: эволюция кадровой политики

Современная система управления кадрами в архивной отрасли имеет глубокие исторические корни. Формирование системы управления персоналом в архивной отрасли началось еще в первые годы советской власти. Об этом свидетельствуют исторические исследования, в частности, диссертации, посвященные кадровой политике в центральных государственных архивах Москвы и Ленинграда в конце 1920-х — 1930-е гг.

В этот период происходило не только изменение принципов хранения документов (переход от архивов феодально-крепостнической эпохи к архивам народного хозяйства, культуры и быта), но и формирование новой структуры органов управления архивным делом. Государственная политика регулирования трудовых отношений в те годы заложила основы для профессионализации архивного дела и создания системы подготовки квалифицированных кадров-архивистов.

Современные задачи сотрудников архивов

Сегодня сотрудники государственных архивов решают широкий спектр задач, требующих высокой квалификации. В их обязанности входит не только физическое сохранение бумажных и электронных носителей, но и:

• Комплектование архивов: Согласно методическим рекомендациям Росархива, сотрудники архивов и органов управления архивным делом занимаются определением организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов. Для этого разрабатывается современная примерная классификационная схема построения списков.
• Научно-техническая обработка: Систематизация, описание и создание научно-справочного аппарата для обеспечения поиска документов.
• Обслуживание граждан и организаций: Выдача архивных справок, выписок и копий документов, подтверждающих права граждан (на недвижимость, пенсии, образование и т.д.).

Сотрудники Государственного архива РФ и система управления ими представляют собой сложный, многоуровневый механизм. От центрального аппарата Росархива, где Отдел государственной службы, кадров и наград формирует глобальную политику, до конкретных хранилищ ГАРФ, где трудятся архивисты, хранители и исследователи, все звенья этой цепи работают в едином правовом поле. Основой их деятельности служит Федеральный закон о государственной гражданской службе, а также специализированные Правила работы государственных архивов, гарантирующие профессиональный подход к сохранению документального наследия нации.