Кадровый архив — это не просто склад старых папок‚ а правовая основа организации‚ гарантирующая защиту прав сотрудников и интересов работодателя. Грамотная сдача документов в архив — обязательное требование законодательства (ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ ФЗ-229-ФЗ‚ Приказ Росархива от № 236) и залог спокойствия при проверках Роструда‚ Пенсионного фонда (СФР) или судебных спорах.

В данной статье подробно разобраны: категории документов‚ сроки хранения‚ порядок формирования дел‚ оформление экспертизы ценности и передачи в архив организации или государственный архив.

Нормативная база: на что опираться в 2024–2026 годах

Перед началом работы архивистом или ответственным за кадровый архив специалистом необходимо иметь под рукой актуальные нормативные акты:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов‚ образующихся в деятельности организаций‚ с указанием сроков их хранения» — главный документ для определения сроков хранения (вступил в силу ‚ действует по настоящее время).
• Приказ Росархива от № 316 «Об утверждении Требований к составу и параметрам системы описания архивных документов…» — правила оформления описей.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Описание дел. Общие требования» — стандарт оформления описи.
• Приказ Минтруда России от № 69 (в ред. от 2023 г.) — утверждение форм кадровых документов (Т-2‚ Т-12‚ Т-54а и др.).
• Постановление Правительства РФ от № 1430 — правила ведения трудовой функции и хранения трудовых книжек/СТР (актуально для перехода на электронный вид);

Классификация кадровых документов по срокам хранения (согласно Приказу № 236)

Все кадровые документы делятся на три основные группы по срокам хранения. Важно: Срок хранения исчисляется с 1 января года‚ следующего за годом окончания дела (последней записи в деле).

Документы постоянного хранения (75 лет и более)

Сдаются в государственный архив после истечения сроков хранения в организации (обычно через 75 лет с момента создания‚ для личных дел, 75 лет со дня рождения сотрудника или 75 лет с момента окончания работы‚ если это позже).

1. Личные карточки работников (форма Т-2) — хранение 75 лет.
2. Личные дела сотрудников (если велись) — 75 лет.
3. Трудовые книжки и вкладыши (не полученные работниками) — 75 лет (п. 525 Приказа № 236).
4. Сведения о стаже и заработке (СЗВ-СТАЖ‚ СЗВ-ТД‚ формы 1-л/с‚ 1-л/с-П) — 75 лет (п. 526‚ 527).
5. Приказы (распоряжения) о приеме‚ переводе‚ увольнении‚ награждении‚ наложении взысканий (основные кадровые приказы) — 75 лет (п. 521).
6. Списки (реестры) приказов по личному составу — 75 лет.
7. Документы по вредным/опасным условиям труда (списоки работников‚ карты учета вредных факторов‚ протоколы аттестации рабочих мест) — 75 лет (п. 530‚ 531). Критически важно для пенсий!
8. Документы по обучению‚ стажировке‚ проверке знаний Охраны труда (журналы инструктажей‚ протоколы комиссий) — 75 лет (п. 532‚ 533).
9. Акты о производственных травмах‚ профзаболеваниях — 75 лет (п. 534).

Документы длительного хранения (10–50 лет)

Сдаются в архив организации. После истечения срока, на экспертизу для решения о продлении или уничтожении.

• 50 лет: Документы по пенсионному обеспечению (если не вошли в 75-летнюю категорию)‚ справки о зарплате за периоды до 2002 г. (п. 528‚ 529);
• 10 лет:
  • Табели учета рабочего времени (форма Т-12‚ Т-13) — 10 лет (п. 536). Рекомендация: хранить 75 лет‚ если табели являются единственным подтверждением стажа/вредности.
  • Приказы о режиме работы‚ отпусках‚ поощрениях (вспомогательные) — 10 лет.
  • Документы по конкурсам‚ аттестациям‚ обучению (кроме ОТ) — 10 лет.
  • Журналы учета приказов‚ журналы регистрации заявлений — 10 лет.
  • Расчетно-платежные ведомости (если не переданы в бухгалтерию) — 10 лет.
• 5 лет:
  • Заявления сотрудников (на отпуск‚ обучение‚ материальную помощь и т.д.) — 5 лет (п. 537).
  • Справки‚ выданные работникам (копии) — 5 лет.
  • Документы по коллективным договорам‚ соглашениям (проекты‚ протоколы совещаний) — 5 лет после истечения срока действия.
• 3 года:
  • Документы по подбору кадров (анкеты неустроившихся‚ рекомендации‚ копии объявлений) — 3 года (п; 538).
  • Медицинские книжки (копии/учет) — 3 года после увольнения.
• 1 год: Временные акты‚ справки‚ черновики‚ не имеющие самостоятельного значения.

Процесс формирования дела для сдачи в архив (Пошаговый алгоритм)

Сдача документов не хаотична. Она проходит строгие этапы:

Этап 1: Сбор и проверка завершенных дел

Дело считается завершенным‚ если:

• Истек календарный год (для ежегодных дел: приказы‚ табели‚ журналы).
• Завершено дело по конкретному вопросу (например‚ конкурс на должность‚ расследование травмы).
• Сработка сотрудника (личное дело‚ личная карточка закрываются).

Проверка полноты: Нет ли пропущенных номеров приказов? Есть ли все листы в табеле? Подписаны ли журналы ответственными? Совпадают ли данные в личной карточке (Т-2) с приказами?

Этап 2: Установление сроков хранения (Экспертиза ценности)

Каждому делу присваивается срок хранения согласно Номенклатуре делаов организации (утверждается директором по согласованию с экспертом-архивистом или на основании Приказа № 236).

Критически важно: Нельзя ставить срок «до 10 лет» на документы‚ которые по закону должны храниться 75 лет (Т-2‚ СЗВ-СТАЖ‚ вредность). Это грубое нарушение ст. 14 ФЗ-125.

Этап 3: Сшивка и пронумерация листов

• Листы нумеруются сквозно арабскими цифрами (без «л.» или «стр.»).
• Сшивание: нитью (хлопковой/ленной) через 3-4 отверстия. Узел на обратной стороне обклеивается обклеечной полосой (форма 0310607 или просто бумага) с указанием: «Прошито‚ пронумеровано и запечатано [Кол-во] листов. Подпись‚ расшифровка‚ дата».
• Печать организации ставится на обклеечной полосе (если предусмотрено уставом/ППО).

Этап 4: Оформление обложки дела (Форма по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

На обложке указывается:

1. Полное наименование организации (как в Уставе).
2. Индекс дела (Код по номенклатуре‚ например: 01-05/2023).
3. Заголовок дела (Наименование по номенклатуре‚ напр.: «Приказы по личному составу за 2023 год»).
4. Даты: начало — конец (первый и последний документ в деле).
5. Срок хранения (в годах) и категория (Постоянный / Временный).
6. Количество листов.
7. Подпись составителя (архивиста/кадровца) и руководителя отдела/организации.

Этап 5: Составление Описи дел (Форма по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Опись — главный поисковый документ. Ведется на каждую номенклатурную единицу хранения (год/категорию).

Обязательные колонки описи:

1. № п/п дела в описи.
2. Индекс дела (Шифр).
3. Заголовок дела (Точно как на обложке).
4. Даты документов в деле (Начало — Конец).
5. Количество листов в деле.
6. Срок хранения (лет).
7. Примечания (например: «Дело 1 из 2»‚ «Личные карточки А–К»).

Опись прошивается‚ нумеруется‚ на последнем листе ставится итоговое количество дел и листов. Подписывается архивистом и руководителем. В 2 экземплярах (один в архив‚ второй на руки сдающему).

Особенности сдачи электронных кадровых документов

С переходом на СТР (Сведения о трудовой деятельности) и электронные трудовые книжки (ЭТК) papel документов становится меньше‚ но порядок архивирования остается.

• Электронные приказы (ЭДО): Оригинал, электронный документ с ЭП. В архив сдается реестр (описание) электронных приказов на бумажном носителе (или в виде архивной копии на диске/в АИС по стандарту ГОСТ Р 7.0.100-2018) с указанием хэш-сумм и сертификатов ключей проверки ЭП.
• СТР / СЗВ-ТД: Работодатель не хранит «оригиналы» СТР (они в СФР). Хранит подтверждения отправки (протоколы обмена‚ квитанции СФР) и реестры переданных сведений. Срок хранения подтверждений — 75 лет (как сведения о стаже).
• Скан-копии бумажных документов: Если организация перевела документы в электронный вид по ГОСТ Р 7.0.8-2013 (национальный стандарт «Архивное дело. Документы электронные…»)‚ бумажные оригиналы можно уничтожить после экспертизы ценности и создания архивной электронной копии. Но личные карточки (Т-2) и документы по вредности лучше хранить в бумаге дублирующе.

Акт приема-передачи документов в архив (Форма 0310608)

Фиксирует фактическую передачу дел от отдела кадров (или секретаря) в архив организации.

Состав акта:

• Наименование организации.
• Основание (Приказ о сдаче в архив).
• Таблица: № п/п‚ Индекс дела‚ Заголовок‚ Кол-во листов‚ Срок хранения‚ Номер полки/ячейки (адрес хранения).
• Подписи: Сдавшего (кадровец)‚ Принявшего (архивист/ответственный за архив)‚ Дата.

Один экземпляр акта остается у сдавшего (с отметкой «Принято»)‚ второй, в архиве (в описи или отдельной папке контрольных документов).

Типичные ошибки и штрафы (Чек-лист для самопроверки)

Порядок уничтожения документов по истечении сроков

Документы со сроком хранения до 10 лет (а также 50 лет‚ если экспертиза не продлила срок) подлежат уничтожению.

1. Составление Акта экспертизы ценности (Комиссия: руководитель‚ архивист‚ юрист‚ бухгалтер). Решение: «Уничтожить».
2. Составление Акта уничтожения (Форма 0310609).
3. Уничтожение способом‚ исключающим восстановление (перемалывание/шредеринг до частиц < 4 мм‚ сожжение).
4. Наличие свидетелей (минимум 2 человека) при уничтожении.
5. Подписание акта всеми членами комиссии и свидетелями.
6. Хранение Акта уничтожения — постоянно (в архиве организации).

Резюме: Ключевые правила для HR-специалиста

1. Номенклатура — закон. Работайте только по утвержденной номенклатуре дел с привязкой к Приказу Росархива № 236.
2. 75 лет — это сакрально. Личные карточки (Т-2)‚ приказы о приеме/увольнении‚ СЗВ-СТАЖ‚ документы по вредности, только 75 лет (или постоянное хранение).
3. Опись — лицо архива. Без описи дело в архив не принимается. Опись делается до сшивки дел.
4. Электронный документооборот не отменяет архив. Реестры ЭДО‚ квитанции СФР‚ протоколы обмена — это архивные документы на 75 лет.
5. Ежегодный ритуал. В январе-феврале: формируем дела за прошлый год → сшиваем → описываем → сдаем в архив по акту. Не копите на столе!
6. Защита ПДн. Кадровый архив — это особая категория ПДн. Доступ только по списку‚ учет выдачи (журнал/карточка выдачи)‚ шифрование электронных копий.

Приложение: Примерная структура номенклатуры дел отдела кадров (фрагмент)

• Индекс 01, Приказы по личному составу (75 лет)
• Индекс 02 — Личные карточки работников (Т-2) (75 лет) — по алфавиту‚ по 1 делу на букву или диапазон
• Индекс 03, Табели учета рабочего времени (Т-12/13) (10 лет / рекомендуется 75)
• Индекс 04 — Журналы учета приказов‚ трудовых книжек‚ заявлений (10 лет)
• Индекс 05 — Документы по охране труда (инструктажи‚ аттестация РМ‚ травмы) (75 лет)
• Индекс 06 — Документы по обучению‚ повышению квалификации (10 лет)
• Индекс 07, Документы по конкурсам‚ подбору кадров (3 года)
• Индекс 08 — Сведения о стаже и заработке (СЗВ-СТАЖ‚ 1-л/с‚ реестры СЗВ-ТД) (75 лет)
• Индекс 09 — Трудовые книжки неполученные (75 лет)
• Индекс 10 — Коллективные договоры‚ локальные нормативные акты (10 лет после истечения срока действия)

Статья подготовлена на основании действующего на года законодательства РФ. Перед применением рекомендуется сверить актуальность Приказов Росархива и Форм по сайту rosarhiv;gov.ru.