Архив отдела кадров (кадровый архив) – это систематизированное собрание документов, отражающих трудовые отношения сотрудников с организацией. Правильное ведение кадрового архива обеспечивает соблюдение законодательства, защиту интересов работодателя и работников, а также упрощает внутренние бизнес‑процессы (подбор персонала, аттестацию, начисление заработной платы, разрешение трудовых споров и т.д.).

Почему нужен отдельный архив для кадровых документов?

• Юридическая обязательность. Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон «О персональных данных» и нормативные акты Росархива устанавливают обязательные сроки хранения трудовых договоров, приказов, личных карточек и иных документов по личному составу.
• Защита интересов сторон. Архив служит доказательной базой при спорах о выплатах, увольнении, восстановлении на работе и т.п.
• Оптимизация управленческих процессов. Быстрый доступ к данным о сотрудниках ускоряет подбор, переподготовку, планирование резерва и формирование отчетности.
• Сохранение корпоративной памяти. Архив фиксирует историю развития компании, изменения в штатной структуре и социальной политике.

Виды документов, подлежащих архивному хранению

Согласно методическим рекомендациям Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу (Росархив + ВНИИДАД, согласовано ЦЭПК при Росархиве ), к кадровым документам относятся:

1. Трудовые договоры и соглашения (включая доп. соглашения).
2. Приказы о приеме, переводе, увольнении, отпуске, командировках.
3. Личные карточки сотрудника (форма Т-2, электронный аналог).
4. Сведения о воинском учете, образовании, повышении квалификации.
5. Документы по аттестации, оценке эффективности, профессиональному развитию.
6. Расчетные листки, ведомости начисления заработной платы и удержаний.
7. Медицинские справки, результаты профосмотров (в части, не относящейся к конфиденциальной медицинской тайне).
8. Документы по социальному обеспечению (больничные листы, пособия, материнский капитал и т.д.).
9. Прочие внутренние нормативные акты, касающиеся кадровой политики (положения о remuneration, корпоративном этике, дистанционной работе и др.).

Правила и сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения определяются в зависимости от вида документа и установлены в:

• Приказе Минкультуры России № 558 от «Об утверждении Перечня документов, подлежащих обязательному хранению в архивах организаций»;
• Федеральном законе «О персональных данных» (ст. 19);
• Внутрикорпоративных нормативных актах (например, Положении о работе с кадровым архивом).

По истечении установленного срока документы подлежат либо уничтожению (с оформлением акта), либо передаче на постоянное хранение в государственный архив, если они представляют историческую или научную ценность.

Этапы создания и организации кадрового архива

1. Подготовка номенклатуры дел. Составляется перечень видов документов (дела) с указанием индексов, сроков хранения и ответственных лиц. При отсутствии номенклатуры рекомендуется воспользоваться типовыми перечнями, утвержденными Росархивом.
2. Выбор и подготовка помещения. Архив должен располагаться в сухом, проветриваемом помещении с температурой 18‑22 °C и относительной влажностью 45‑55 %. Не допускается прямое попадание солнечного света и наличие источников вибрации.
3. Экспертиза ценности и отбор. Проводится предварительная оценка документов на предмет их исторической, юридической или административной значимости. Ненужные копии и черновики подлежат уничтожению.
4. Закупка стеллажей и упаковочных материалов. Используются металлические стеллажи с полками, выдерживающие нагрузку не менее 150 кг/м². Документы размещаются в папках из безкислотного картона или в специальных архивных коробках.
5. Систематизация и размещение. Документы раскладываются по делам в хронологическом порядке внутри каждого дела. На каждой папке указывается индекс дела, название, даты начала и конца периода хранения.
6. Ведение описи и реестра. Создается электронная или бумажная опись дел, содержащая: номер дела, наименование, количество листов, срок хранения, место хранения (стеллаж, полка, ящик);
7. Обеспечение доступа и контроля. Определяются права доступа (только уполномоченные сотрудники отдела кадров и службы безопасности). Ведется журнал выдачи документов.
8. Регулярная инвентаризация. Проводится не реже одного раза в год для проверки наличия, состояния и соблюдения сроков хранения.

Взаимодействие отдела кадров с архивом организации

В крупных компаниях часто существует отдельный архивный отдел, который взаимодействует с кадровой службой следующим образом:

• Прием документов. Отдел кадров передает готовые дела в архив после завершения срока их «активного» использования (например, после увольнения сотрудника и завершения всех расчетов).
• Составление описи. Ответственный за архив проверяет комплектность дела, оформляет опись и регистрирует дело в реестре.
• Хранение и выдача. Архив обеспечивает условия хранения, а по запросу отдела кадров выдает необходимые документы (например, для подтверждения стажа при назначении пенсии).
• Контроль сроков. Архив напоминает о приближении конца срока хранения и инициирует процедуру уничтожения или передачи на постоянное хранение.
• Консультирование. Специалисты архива помогают отделу кадров в разработке номенклатуры, выборе средств упаковки и соблюдении нормативных требований.

Если в организации нет отдельного архивного подразделения, его функции могут выполнять уполномоченный сотрудник отдела кадров, однако в этом случае особенно важно четко регламентировать порядок работы и обеспечить необходимое обучение.

Электронный архив кадровых документов

С развитием цифровых технологий все больше компаний переходят на электронное хранение кадровой документации. Электронный архив (ЭАКД) предоставляет ряд преимуществ:

• Быстрый поиск. Поиск по ФИО, номеру трудового договора, дате и другим атрибутам выполняется за секунды.
• Экономия места. Отпадает необходимость в крупных архивных помещениях и стеллажах.
• Повышенная безопасность. Возможность настройки прав доступа, ведения журналов действий, шифрования и резервного копирования.
• Интеграция с другими системами. ЭАКД легко подключается к ERP, HRM, СЭД и бухгалтерским программам, обеспечивая актуальность данных.
• Соответствие законодательству. При правильной организации электронный архив удовлетворяет требованиям Федерального закона «О персональных данных» и нормативным актам Росархива.

Основные функции электронного архива кадровых документов

1. Прием и индексация входящих документов (сканирование, OCR, метаданные).
2. Хранение в структурированном виде (по делам, сотрудникам, типам документов).
3. Управление версиями и историей изменений.
4. Контроль сроков хранения и автоматическое оповещение об окончании срока.
5. Формирование описей и выгрузка данных для государственной отчетности.
6. Резервное копирование и аварийное восстановление.

Примеры решений для электронного кадрового архива

• SmartКЭДО – система кадрового электронного документооборота, сохраняющая трудовые договоры, приказы, личные карточки и другие важные бумаги в электронном виде с возможностью быстрого поиска и формирования отчетов.
• Saby Blog (СБИС) – предоставляет модуль электронного архива кадровых документов, включающий инструменты для создания описи, установки сроков хранения и интеграции с 1С:ЗУП.
• Документооборот «Гарант» – корпоративное решение с модулем архива, поддерживающим работу с электронными подписями и соответствие требованиям ФЗ-152.
• Электронный архив «Диадок» – облачный сервис, обеспечивающий защищенное хранение и обмен кадровыми документами между организациями и государственными органами.

При внедрении электронного архива важно:

• Определить формат хранения (PDF/A, TIFF, JPEG2000) – форматы, обеспечивающие долгосрочную доступность.
• Настроить метаданные (ФИО, табельный номер, дата приказа, вид документа) для эффективного поиска.
• Обеспечить соответствие требованиям к электронной подписи и времени метки (т.н. timestamp).
• Провести обучение сотрудников отдела кадров работе с системой.
• Регулярно проводить аудит безопасности и проверять целостность резервных копий.

Практический чек-лист по созданию кадрового архива

Для удобства внедрения предлагаем следующий чек-лист, который можно распечатать и использовать в работе:

• [ ] Составить номенклатуру дел кадровых документов (с индексами, сроками хранения).
• [ ] Определить ответственных за прием, хранение и выдачу документов.
• [ ] Подготовить помещение (влажность, температура, освещение, защита от пожара и кражи).
• [ ] Закупить архивные стеллажи, папки, коробки, материалы для маркировки.
• [ ] Провести экспертизу ценности документов и отбор ненужных копий.
• [ ] Организовать хранение бумажных дел по делам в хронологическом порядке;
• [ ] Составить опись дел и внести данные в реестр (бумажный или электронный).
• [ ] Установить журнал выдачи документов и определить порядок доступа.
• [ ] Настроить регулярную инвентаризацию (не реже 1 раза в год).
• [ ] При переходе на электронный формат: выбрать СЭД/ЭАКД, определить форматы файлов, настроить метаданные и права доступа.
• [ ] Обеспечить резервное копирование и тестирование восстановления данных.
• [ ] Провести обучение персонала и утвердить внутренние инструкции по работе с архивом.
• [ ] Установить систему напоминаний о приближении конца срока хранения и процедуру уничтожения/передачи на постоянное хранение.

Архив по отделу кадров – не просто место складирования бумаг, а важный элемент управленческой инфраструктуры организации. Правильное построение и ведение кадрового архива обеспечивает:

• Соблюдение законодательных требований и минимизацию рисков штрафов;
• Защиту интересов работодателя и сотрудников в трудовых спорах;
• Повышение эффективности кадровых процессов за счет быстрого доступа к информации;
• Сохранение корпоративной памяти и возможность использования исторических данных для стратегического планирования.

Независимо от выбранного формата – бумажного, электронного или комбинированного – ключевыми факторами успеха являются четкая номенклатура дел, соблюдение условий хранения, контроль сроков и ответственное отношение к документам со стороны всех участников процесса. Инвестиции в качественный кадровый архив окупаются снижением юридических рисков, экономией времени и повышением доверия сотрудников к организации.

Дата подготовки статьи: .