Электронный архив документов (ЭАД) – это система, позволяющая хранить, классифицировать, защищать и быстро находить любые виды
электронных и оцифрованных бумажных документов в соответствии с требованиями законодательства
(приказ Росархива, ГОСТ Р 54989‑2012 и др.). В статье рассмотрим, почему нужен ЭАД, какие нормативные требования к нему предъявляются и
как построить архив «под ключ».

Зачем нужен электронный архив?

• Экономия места и средств. Оцифровка позволяет избавиться от громоздких бумажных шкафов.
• Быстрый доступ. Поиск по метаданным, полному тексту и связям между документами занимает секунды.
• Соответствие нормативам. Хранение в электронном виде удовлетворяет требованиям сроков хранения, установленным приказом Росархива от  г.
• Защита информации. Контроль доступа, шифрование и аудит действий пользователей.
• Автоматизация бизнес‑процессов. Интеграция с СЭД, ERP, CRM и другими учетными системами.

Нормативно‑правовая база

Для создания и ведения электронного архива необходимо учитывать:

1. Приказ Росархива № 112 от  г. – перечень документов и сроки их хранения.
2. ГОСТ Р 54989‑2012 – требования к структуре, классификации и метаданным электронных архивных документов.
3. Федеральный закон «Об архивном деле» и «Об информации, информационных технологиях и защите информации».
4. Требования к электронным подписям (ФЗ‑63) и к электронному документообороту (ЭДО).

Основные типы электронных архивов

В зависимости от целей и объёма организации можно выделить несколько видов:

• Электронный архив бумажных документов. Оцифрованные сканы с распознаванием текста (OCR).
• Электронный архив электронных подлинников. Документы, изначально созданные в электронном виде (PDF‑подписи, электронные письма).
• Файловый архив. Хранение файлов любой структуры (изображения, чертежи, мультимедиа).
• Архив дел (дело‑ориентированный). Связывание документов в рамках дел и процессов.

Этапы создания электронного архива

Инвентаризация и классификация

На этом этапе необходимо собрать перечень всех существующих документов, определить их тип, срок хранения и классификацию по
перечню Росархива. Результат – каталог номенклатуры с метаданными:

• Автор, дата создания, тип документа.
• Срок хранения (постоянный, временный, до определённой даты).
• Ответственный за документ.

Выбор платформы и архитектуры

Среди популярных решений:

• Docsvision – модуль «Электронный архив», автоматическое наполнение из СЭД, интеграция с учетными системами.
• ЭОС (Электронный архив Системы) – комплекс проверенных решений для бумажных и электронных подлинников.
• Инфолоджистикс – сервис «под ключ» (оцифровка, сканирование, OCR, настройка доступа).
• Open‑source варианты (Alfresco, Nuxeo) – при ограниченном бюджете.

Архитектура должна включать:

1. Хранилище (NAS, SAN, облако).
2. Базу метаданных (SQL/NoSQL).
3. Сервер приложений (веб‑интерфейс, API).
4. Модуль резервного копирования.

Оцифровка и импорт документов

Для бумажных документов:

• Сканирование с разрешением 300‑600 dpi.
• Распознавание текста (OCR) – позволяет искать по содержимому.
• Присвоение уникального идентификатора (UID) и привязка к метаданным;

Для электронных документов – импорт из существующих систем (SharePoint, 1С, почтовых ящиков) с сохранением оригинальных атрибутов.

Настройка классификаторов и индексов

Создайте иерархию разделов (например: «Кадры → Трудовые договоры → 2020‑2024»). В системе задайте правила автоматической классификации
(по типу файла, дате, ключевым словам).

Управление доступом и безопасность

Реализуйте модель RBAC (role‑based access control):

• Определите роли (администратор, архивист, пользователь, аудитор).
• Назначьте права (просмотр, редактирование, удаление, экспорт).
• Включите двухфакторную аутентификацию и шифрование данных в покое и в транзите.

Резервное копирование и восстановление

Согласно п. 152‑153 Правил 77, архивные копии должны храниться отдельно от основной базы. Рекомендуется:

1. Ежедневные инкрементные бэкапы.
2. Еженедельные полные копии;
3. Хранение копий в разных географических зонах (облачный сервис + локальный сервер).
4. Тестовое восстановление минимум раз в квартал.

Тестирование и ввод в эксплуатацию

Проведите проверку:

• Корректность поиска и индексации.
• Соответствие сроков хранения (автоматическое перемещение в «историю»).
• Работу прав доступа (проверка аудита).
• Процедур восстановления из резервных копий.

Чек‑лист для внедрения электронного архива

1. Определить цель и задачи архива. (сокращение расходов, ускорение поиска, соответствие регуляторам).
2. Сформировать проектную группу. (архивисты, ИТ‑специалисты, юристы);
3. Провести инвентаризацию документов.
4. Выбрать программную платформу.
5. Разработать структуру классификации.
6. Организовать процесс оцифровки.
7. Настроить метаданные и индексы.
8. Определить уровни доступа.
9. Внедрить резервное копирование.
10. Обучить персонал.
11. Запустить пилотный проект.
12. Провести аудит и корректировку.

Стоимость и сроки внедрения

Стоимость зависит от объёма документов, выбранного решения и уровня автоматизации:

Элемент	Примерная стоимость	Срок реализации
Оцифровка (сканирование + OCR) – 1 млн страниц	≈ 150 000 ₽	1‑2 мес.
Лицензия Docsvision/ЭОС (корпоративный тариф)	от 300 000 ₽ в год	—
Аппаратное обеспечение (NAS 10 TB, сервер)	≈ 250 000 ₽	—
Работы по настройке и интеграции	150‑300 000 ₽	2‑3 мес.
Обучение персонала	30 000 ₽	1 неделя

Лучшие практики эксплуатации

• Регулярно обновляйте программное обеспечение. Это обеспечивает защиту от уязвимостей.
• Ведите журнал аудита. Записывайте все действия с документами (просмотр, изменение, удаление).
• Автоматизируйте перемещение документов. По истечении срока хранения система должна автоматически переводить файлы в «историю» или удалять их согласно регламенту.
• Проводите периодический аудит соответствия. Сравнивайте фактическое хранение с перечнем приказа Росархива.
• Обеспечьте доступность. Пользователи должны иметь возможность работать с архивом из любой точки (VPN, облако), но при этом соблюдайте требования к защите данных.

Создание электронного архива документов – это комплексный процесс, который включает инвентаризацию, выбор технологии, оцифровку, настройку метаданных,
обеспечение безопасности и резервного копирования. При правильном подходе организация получает:

• Сокращение расходов на хранение и обслуживание бумажных архивов.
• Ускоренный доступ к информации и повышение эффективности бизнес‑процессов.
• Гарантированное соответствие нормативным требованиям.

Следуя описанному в статье пошаговому плану и используя проверенные решения (Docsvision, ЭОС, Инфолоджистикс и др.), вы сможете построить надёжный и
масштабируемый электронный архив, который будет служить вашей компании долгие годы.

Дата актуализации:  02:52:51