Государственный архив Тамбовской области (ГАТО) – это архивное учреждение, которое хранит уникальные документы, связанные с историей региона: от метрических книг XIX‑XX веков до материалов советского периода. Одним из самых удобных способов взаимодействия с архивом является электронная почта. В статье подробно рассказываем, как правильно использовать e‑mail для получения информации, заказа исследований и доступа к электронному каталогу.
Контактные данные архива
- Адрес: 392000, г. Тамбов, ул. Советская, д. 107
- Телефон: +7 (4752) -1‑35‑11 (директор) | +7 (4752) -2‑32‑84 (заместитель директора)
- Официальный сайт: gatoarh.tambov.gov.ru
- Электронная почта: gatoarh@tambov.gov.ru
Электронный адрес gatoarh@tambov.gov.ru предназначен для:
- Запросов о наличии и состоянии конкретных документов;
- Заказов на проведение исследований в архивных фондах;
- Получения копий (сканов) документов в электронном виде;
- Обращений по вопросам работы электронного каталога и онлайн‑сервисов.
Как правильно оформить запрос по электронной почте
Тема письма
Тема должна быть лаконичной и сразу отражать суть обращения; Примеры:
Запрос о наличии метрических книг 1890‑1895 гг.Заказ исследования дел по рекрутскому присутствию (1880‑1885)Получение электронных копий документов из коллекции R‑5337
Структура письма
Для ускорения обработки запроса рекомендуется соблюдать следующий шаблон:
Уважаемый(ая) [ФИО получателя]! Кратко о себе: ФИО: ______________________ Дата рождения: ______________ Контактный телефон: __________ Адрес (при необходимости): ____ Суть запроса: Наименование фонда/дела (если известно) – например, «Коллекция R‑5337. Книги записей актов гражданского состояния». Период интереса (годы, десятилетия). Вид требуемых материалов: просмотр, копия, скан в PDF, фото‑копия и т.д. Предпочтительный способ получения (электронно, в отделении архива, почтой). Дополнительные сведения: - Цель исследования (научная работа, генеалогия, публикация и т.п.). - Сроки, в которые требуется материал (если есть ограничения). Благодарю за внимание и прошу подтвердить получение письма. С уважением, [Ваше ФИО] [Дата]
Прикрепление документов
Если запрос связан с получением копий личных документов (например, свидетельств о рождении), к письму необходимо приложить скан паспорта или доверенности.
Электронный каталог ГАТО
Для предварительного поиска нужных материалов используйте электронный каталог архива. В каталоге доступны:
- Списки фондов (R‑5337, 12, 17, 26, 27, 28, 29 и др.);
- Поиск по ключевым словам, датам, типам документов;
- Возможность заказать электронную копию прямо из системы (при наличии сканированных материалов).
Если нужный документ не найден в онлайн‑каталоге, отправьте запрос на gatoarh@tambov.gov.ru – специалисты проверят бумажные фонды и сообщат о наличии.
Порядок оплаты и получения копий
- Уточнение стоимости. После получения вашего запроса архив пришлёт расчёт стоимости копий (скан, фото‑копия, печать).
- Оплата. Принимаются банковские переводы, электронные кошельки и наличные в кассе архива. Реквизиты указываются в счёте.
- Получение материалов.
- Электронные файлы (PDF, JPG) отправляются на указанный в запросе e‑mail.
- Печатные копии можно забрать лично в архиве (по адресу: ул. Советская, 107) или заказать доставку почтой России.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Какой срок обработки запроса?
Стандартный срок – от 5 до 10 рабочих дней. При больших объёмах или необходимости поиска в бумажных фондах срок может увеличиться до 20 дней.
Вопрос: Можно ли получить доступ к архиву удалённо?
Да. При наличии сканированных материалов архив предоставляет их в электронном виде. При отсутствии сканов запрос обрабатывается в традиционном порядке – вам придёт копия по почте или в офис.
Вопрос: Какие документы можно заказать бесплатно?
Для научных и образовательных целей архив иногда предоставляет ограниченный объём материалов бесплатно. Об этом следует уточнять в письме‑запросе.
Контактный пример письма
To: gatoarh@tambov.gov.ru Subject: Запрос о наличии метрических книг 1900‑1905 гг. (Коллекция R‑5337) Уважаемый(ая) Николай Михайлович! Меня зовут Иван Петрович Сидоров, родился , г. Москва. Ищу метрические книги 1900‑1905 годов из коллекции R‑5337 (Тамбовская губерния) для генеалогического исследования. Прошу уточнить: Наличие указанных книг в фонде. Возможность получения электронных сканов (PDF) выбранных страниц. Стоимость сканирования и доставки (если потребуется печатный вариант). Контактный телефон: +7 (915) -23‑45‑67. Электронная почта: ivan.sidorov@example.com. Заранее благодарю за ответ. С уважением, Иван Петрович Сидоров
Электронная почта gatoarh@tambov.gov.ru – быстрый и удобный канал связи с Государственным архивом Тамбовской области. Правильно оформленный запрос ускорит процесс получения нужных документов, а использование электронного каталога поможет заранее уточнить наличие материалов. Не забывайте указывать все необходимые реквизиты и цель исследования – это повышает шансы на положительный ответ и ускоряет работу архивных специалистов.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, обращайтесь по телефону +7 (4752) -1‑35‑11 или пишите на указанный e‑mail. Архив готов помочь каждому, кто интересуется историей Тамбовской области.