Поиск информации о участниках Великой Отечественной войны, это важная миссия для сохранения исторической памяти семьи; Главный хранитель документов военного времени в России — Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦА МО РФ). В его фондах находится более 20 миллионов архивных дел и 60 миллионов единиц хранения военно-медицинских документов, из них почти 11 миллионов дел периода ВОВ.

В этой статье подробно разберем, как правильно подготовить и направить запрос, какие существуют способы обращения и на что обратить внимание, чтобы получить максимально полный ответ.

Подготовительный этап: Проверьте открытые базы данных

Очень важно: перед тем как писать официальный запрос в архив, обязательно проверьте открытые электронные ресурсы Министерства обороны. Это сэкономит ваше время (ответ в архиве может идти месяцами) и, возможно, сразу даст нужный результат.

• Сайт «Память народа» (pamyat-naroda.ru) — наградные листы, приказы о награждении, боевые журналы, карты потерь.
• Сайт «Подвиг народа» (podvignaroda.ru) — подробные описания подвигов, за которые выдавались награды, сканы наградных листов.
• Объединенный банк данных «Мемориал» (обд-мемориал.рф) — сведения о потерях (погибшие, пропавшие без вести, умершие в плену).

Если вы нашли родственника в этих базах — скачайте/распечатайте найденные документы. Они станут отличным приложением к запросу в архив (подтверждат ФИО, год рождения, часть, звание).

Какие документы и сведения хранит ЦА МО РФ

Понимание того, что именно можно найти в архиве, поможет сформулировать запрос максимально точно. В ЦА МО РФ хранятся:

• Личные дела офицеров и генералов (для прапорщиков, мичманов, сержантов и рядовых личные дела, как правило, не формировались, сведения о них в ролях и списках).
• Рольовые списки (форма № 32) — основной документ по рядовому и начальствующему составу (ФИО, год рождения, место призыва, звание, должность, приметы, сведения о награждении, ранениях, болезнях, исходе службы).
• Боевые журналы и оперативные документы частей, позволяют восстановить боевой путь подразделения, в котором служил ветеран.
• Военно-медицинские документы (больничные листы, ведомости санитарных потерь, карты эвакуации) — хранятся в Филиале ЦА МО РФ (военно-медицинских документов) в Санкт-Петербурге.
• Документы о награждении (материалы к представлению к государственным наградам).
• Документы о пленных и интернированных.

Способы обращения в архив

Существует несколько способов направить запрос. Выберите наиболее удобный для вас.

Способ 1: Через портал «Госуслуги» (Рекомендуемый, самый быстрый и удобный)

1. Зайдите на gosuslugi.ru.
2. В поиске услуг введите: «Предоставление архивной справки, выписки, копии архивного документа» или «Запрос в архив».
3. Выберите ведомство: Министерство обороны Российской Федерации (Центральный архив).
4. Заполните электронную форму, прикрепите сканы документов (паспорт, документы на ветерана, доверенность если от имени другого лица).
5. Подпишите заявление усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) или через ЕСИА (подтвержденная учетная запись).

Плюсы: не нужно идти на почту, можно отслеживать статус, ответ придет в личный кабинет (или почтой, если выбрали).

Способ 2: Почтовое отправление (Ценным письмом с описью вложения)

Направьте письмо по адресу:

В конверте должно быть:

• Заявление (см. раздел 4).
• Копия паспорта заявителя (разворот с фото и пропиской).
• Документы, подтверждающие родственные связи (если запрашиваете не о себе) — копии свидетельств о рождении, браке, смене фамилии.
• Копии имеющихся документов ветерана (военный билет, удостоверение участника войны, наградные листы, справки из других архивов).
• Конверт с вашим адресом и марками для ответа (желательно, но не обязательно — архив обязан ответить за свой счет, но с конвертом быстрее).

Способ 3: Личный прием (или через доверенное лицо)

Можно приехать в архив лично. Приемная ЦА МО (оформление запросов граждан, прибывших лично):

• Адрес: 142100, Московская обл., г. Подольск, ул. Советская, д. 4а.
• Телефон приемной/справок: 8 (4967) -2-76-38 (уточняйте режим работы заранее!).
• Справочно-информационная служба: 8 (4967) -9-90-05.

При личном обращении возьмите с собой оригиналы паспорта и документов на ветерана. Вам помогут заполнить форму запроса на месте.

Способ 4: Через Филиал в Санкт-Петербурге (для медико-санитарных документов)

Если вам нужны сведения о ранениях, контузиях, болезнях, пребывании в госпиталях — запрос лучше адресовать в Филиал ЦА МО РФ (военно-медицинских документов). Там создан программно-технический комплекс, ускоряющий поиск по медицинским фондам.

• Адрес Филиала уточняйте на сайте Минобороны или по телефонам выше (база находится в СПб).

Как правильно составить текст заявления (запроса)

От качества заявления зависит результат. Архивариусы ищут информацию по конкретным идентификаторам. Чем больше данных вы дадите, тем выше шанс на успех.

Обязательные реквизиты заявления:

1. Шапка: Кому (Директору ЦА МО РФ), от кого (Ваши ФИО полностью, дата рождения, адрес проживания, телефон, email).
2. Название: «Заявление о предоставлении архивной справки / выписки / копий документов».
3. Цель обращения: Укажите правовую основу. Например: «Для подтверждения факта участия в ВОВ для получения социальных льгот / пенсионного обеспечения / установления судьбы родственника / воссоздания семейной истории» (ссылка на ст. 22 ФЗ «Об архивном деле в РФ» и ст. 46 ФЗ «О ветеранах»);
4. Сведения о ветеране (Объект поиска), МАКСИМАЛЬНО ПОЛНЫЕ:
   • Фамилия, Имя, Отчество полностью (как в документах того времени).
   • Дата рождения (день, месяц, год) — критически важно!
   • Место рождения (область, район, населенный пункт). Пример из практики: д. Кожары, Красноармейский район, Чувашская АССР.
   • Место призыва (РВК) — название военкомата/района/города на 1941 год.
   • Примерная дата призыва/поступления в армию.
   • Последнее известное звание (рядовой, сержант, лейтенант, капитан и т.д.).
   • Номер воинской части (в/ч) или название части/полка/дивизии (если известно из наградных листов или писем).
   • Известные эпизоды службы: где служил до войны (например, Хабаровск, лейтенант, 1941-1942 гг.), где служил после (Благовещенск, капитан, 1950 г.), участвовал ли в боях, был ли ранен, в плену, награждался.
5. Что именно просите найти/выдать:
   • Архивную справку о службе (с перечнем частей, званий, наград, ранений).
   • Копии рольовых списков (форма № 32).
   • Копии наградных листов / приказов о награждении.
   • Сведения о госпитализациях (медицинские документы).
   • Боевой путь части.
6. Приложения: Перечень вложенных копий документов.
7. Дата, подпись, расшифровка подписи.

Примерный текст заявления (Шаблон)

Сроки рассмотрения и стоимость

• Срок ответа: Согласно законодательству, архив обязан ответить в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса. В сложных случаях срок может быть продлен до 30 дней дополнительно (с уведомлением вас). На практике по сложным поисковым запросам (особенно если нужно просматривать рольовые списки постранично) ответ может идти 2–4 месяца и дольше.
• Платно или бесплатно:
  • Бесплатно: для ветеранов ВОВ, участников боевых действий, лиц, награжденных медалью «За победу над Германией», «За победу над Японией», а также для запросов, связанных с пенсионным обеспечением и социальной защитой (социально-правовые запросы). Обязательно укажите в заявлении цель: «Для пенсионного обеспечения / получения льгот / социальной защиты».
  • Платно: для генеалогических исследований, удовлетворения исторического любопытства, если нет оснований для бесплатного предоставления. Тарифы устанавливаются Минобороны (справка, копия страницы, поиск по делу). Оплату производится после получения уведомления от архива о сумме.

Важные нюансы и советы (Лайфхаки)

1. Точность ФИО и даты рождения — 90% успеха. В документах того времени часто встречаются ошибки: «Иванов» вместо «Иванова», «1920» вместо «1921», «Кожары» вместо «Кожарь». В заявлении укажите все варианты написания фамилии/имени/отчества и дат, которые встречались в документах семьи.
2. Номер воинской части (в/ч) — «золотой ключ». Если вы нашли ветерана на сайте «Память народа» или «Подвиг народа», там почти всегда указан номер части (5-значный код, напр. 12345) или номер полка/дивизии. Обязательно укажите его в запросе. Это сузит поиск с миллионов дел до конкретного фонда.
3. Поиск по «рольовым спискам» (ф. №32). Для рядового и сержантского состава личных дел нет. Главный документ — рольовой список. Они хранятся по частям. Без номера части просматривать все рольовые списки фронта невозможно. Архивариус может отказать в поиске, если нет номера части и вы не заказываете платный комплексный поиск.
4. Офицеры — ищите личные дела. Если ветеран был офицером (лейтенант, капитан и выше, как в вашем примере с Григорьевым Н.Г.), у него должно быть личное дело. Укажите в заявлении: «Прошу найти личное дело офицера». Это значительно ускоряет поиск.
5. Послевоенная служба. Если ветеран служил после 1945 года (как в примере: Благовещенск, 1950 г., капитан), документы могут быть не в ЦА МО (фонд ВОВ), а в более поздних фондах ЦА МО или в архивах конкретных видов войск/округов. Укажите это отдельно: «Прошу также проверить фонды послевоенного периода (1945-1955 гг.) по месту службы в г. Благовещенск».
6. Филиал в СПб (Медицинские документы). Если ветеран был ранен/контужен/болел, параллельно отправьте запрос в Филиал ЦА МО РФ (военно-медицинских документов) в Санкт-Петербурге. Там свои фонды и свои сроки.
7. Сохраняйте почтовые квитанции. Отправляя ценным письмом с описью вложения, вы получаете юридическое доказательство факта обращения и даты.
8. Отказ не приговор; Если пришел отказ «сведения не найдены», прочитайте его внимательно. Часто пишут: «По указанным данным поиск не дал результатов. Уточните номер части». Это сигнал к действию: ищите часть через награды, товарищей по службе, историю дивизии и пишите повторный запрос с уточненными данными.

Контактная информация для справок (актуально на 2026 год)

Обращение в Центральный архив МО РФ — это стандартная и наиболее эффективная процедура для получения официальных документов о ветеране ВОВ. Главное правило: собирайте максимальный массив исходных данных (ФИО, дата/место рождения, РВК, номер части, звание) ДО написания запроса. Используйте сайты «Память народа» и «Подвиг народа» как разведку перед боем.

Не бойтесь писать повторные запросы с уточненными данными. Архивариусы ЦА МО выполняют огромный объем работы, и ваша задача — сделать их работу максимально легкой, указав точные координаты поиска. Удачи в восстановлении боевого пути вашего героя!

Статья подготовлена на основе открытых данных Министерства обороны РФ, ФЗ «Об архивном деле в РФ», ФЗ «О ветеранах» и практики обращений граждан. Контактные телефоны и адреса актуальны на момент публикации (2026 г.), рекомендуется уточнять их на официальном сайте Минобороны перед отправкой.