Обращение в архив – это официальный документ, поэтому его оформление должно соответствовать принятым нормам деловой переписки. Ниже представлена пошаговая инструкция, основные требования к содержанию и форме письма, а также готовый образец, который можно адаптировать под свои нужды.

Основные требования к оформлению письма в архив

• Язык – официально‑деловой, без разговорных выражений и жаргона.
• Печатный вид – письмо составляется печатным шрифтом (Times New Roman, 12 пт) или заполняется печатными буквами от руки.
• Реквизиты – в левом верхнем углу указываются реквизиты отправителя, а в правом – реквизиты получателя (архива).
• Дата и номер – дата составления помещается под реквизитами отправителя; при наличии регистрационного номера указывается его значение.
• Тема – коротко и чётко отражает суть запроса (например, «Запрос о предоставлении архивной справки по делу № 12345 за 1998‑2002 гг.»).
• Обращение – к конкретному должностному лицу (директору, заведующему отделом) с указанием его ФИО и должности.
• Текст запроса – лаконичен, содержит все необходимые сведения: цель запроса, описание интересующих документов (номер дела, даты, наименование фонда), форму получения ответа (справка, выписка, копия) и контактные данные для обратной связи.
• Приложения – при наличии копий документов, доверенности или иных материалов перечисляются в конце письма.

Структура письма

1. Реквизиты отправителя (ФИО, адрес, телефон, e‑mail).
2. Дата (например, 07 ноября 2026 г.).
3. Реквизиты получателя (наименование архива, ФИО директора, адрес).
4. Номер incoming/исходящего документа (если требуется архивом).
5. Тема (выделяется жирным шрифтом или размещается отдельной строкой).
6. Обращение («Уважаемый Иван Иванович!»).
7. Основная часть – суть запроса, перечень запрашиваемых материалов, цель использования.
8. Заключительная фраза (просьба о рассмотрении, благодарность).
9. Подпись (ФИО, должность, подпись, расшифровка).
10. Приложения (перечень прилагаемых документов).

Образец письма в архив

Заполните квадратные скобки своими данными. Текст написан официально‑деловом стиле, соблюдены все обязательные реквизиты.

Иванов Иван Иванович

ул. Ленина, д. 10, кв. 5

г. Москва, 123456

тел.: +7 (495) -23‑45‑67

e‑mail: ivanov@example.com



07 ноября 2026 г;



Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)

Директору

Петрову Сергею Владимировичу

ул. Архивная, д. 1, г. Москва, 101000



Входящий № _________ (по указанию архива)



Тема: Запрос о предоставлении архивной справки по делу № 12‑345 за 1998‑2002 гг.


Уважаемый Сергей Владимирович!



Прошу вас предоставить архивную справку (или заверенную копию) по следующему делу:



 
Наименование фонда: «Фонд личных дел сотрудников Министерства культуры РСФСР»;
 
Номер дела: 12‑345;
 
Период: 1998‑2002 годы;
 
Интересующие документы: личная карточка сотрудника, приказ о приёме на работу, трудовая книжка (выписка).


Справка необходима для подтверждения трудового стажа при оформлении пенсии в Пенсионном фонде Российской Федерации.




Прошу направить ответ на указанный выше почтовый адрес либо на электронную почту ivanov@example.com. В случае необходимости оплаты услуг архива готов предоставить реквизиты для перечисления суммы.


Благодарю за внимание к моему запросу;



Подпись ___________________ / Иванов И.И.

Расшифровка подписи: Иванов Иван Иванович

Дата: 



Приложения:

 
Копия пастраницы паспорта (стр. 2‑3).
 
Доверенность на получение информации (если запрос подаётся представителем).

Частые ошибки при составлении запроса

• Неуказание точного номера дела или фонда – архив не сможет быстро локализовать материал.
• Слишком общая формулировка («Хочу узнать всё о моём предке») – приводит к отказу или запросу уточнения.
• Отсутствие контактных данных для обратной связи – ответ может не дойти до заявителя.
• Несоблюдение официального тона (использование разговорных фраз, смайликов).
• Отсутствие подписи или её неразборчивость.

Полезные советы

1. Перед отправкой проверьте правильность написания названия архива и ФИО директора (часто указываются на официальном сайте).
2. Если архив принимает электронные обращения, дублируйте письмо в электронном виде и сохраняйте подтверждение отправки.
3. Храните копию отправленного письма и всех приложений – это пригодится при возможных уточнениях.
4. При оплате услуг архива сохраняйте чек или платёжное поручение.
5. Если ответ задерживается более 30 дней, направьте повторное письмо с пометкой «Напоминание».

Правильно оформленное письмо в архив значительно повышает шансы на быстрое и положительное рассмотрение вашего запроса. Следуя приведённым рекомендациям и используя предложенный образец, вы сможете избежать типичных ошибок и получить необходимые архивные справки или документы в минимальные сроки.

Удачной работы с архивными фондами!