Обращение в Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦА МО РФ), расположенный в г. Подольск, Московская область,, это основной способ получения документов о прохождении военной службы, награждениях, потерях и участии в боевых действиях родственников (преимущественно периода ВОВ 1941–1945 гг. и довоенного времени). Грамотно составленный запрос значительно ускоряет поиск и повышает шанс на получение развернутого ответа;

В данной статье подробно разобраны правила оформления, необходимые реквизиты, варианты подачи и приведены готовые образцы запросов для самых частых ситуаций.

Куда адресуется запрос

Официальный адрес архива:

Общие правила оформления запроса

Согласно законодательству об архивном деле (ФЗ «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ) и административному регламенту МО РФ, запрос должен содержать обязательные реквизиты. Отсутствие хотя бы одного из них — основание для отказа в регистрации или возврате без рассмотрения.

Обязательные реквизиты (по ст. 16 Закона № 125-ФЗ):

1. Наименование архива: «Центральному архиву Министерства обороны Российской Федерации».
2. Данные заявителя (ФИО полностью): Фамилия, Имя, Отчество.
3. Адрес места жительства/пребывания: Полный почтовый индекс и адрес, куда нужно прислать ответ (даже если подаете электронно, бумажный дубликат ответа часто идет почтой).
4. Контактный телефон и e-mail: Для связи архивиста в случае уточнений.
5. Суть запроса: Четко сформулированный вопрос (что именно ищете: личное дело, наградной лист, выписку из журнала потерь, справку о службе и т.д.).
6. Информация об искомом лице: Максимально полные данные (см. раздел 3).
7. Дата составления и личная подпись.

Важные нюансы:

• Срок рассмотрения: По закону, до 30 календарных дней с момента регистрации. На практике из-за высокой загрузки сроки могут достигать 3–6 месяцев и более. Уведомление о продлении срока должно приходить за 3 дня до истечения 30-дневного срока.
• Плата за услуги: Для граждан РФ поиск и выдача копий архивных документов по genealogическим/социально-правовым запросам бесплатна (в разумных пределах, обычно до 10–20 листов копий). Огромные объемы копирования могут быть платными по тарифам МО.
• Ограничение доступа: Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну (секретные дела, личные дела офицеров спецназа и т.д. за недавние годы), имеют сроки ограничения доступа (обычно 30, 75 или 100 лет). Обычные личные дела рядовых и сержантов ВОВ, наградные листы — как правило, открыты (срок 75 лет истек).

Какие данные об искомом лице нужно указать (Чем больше — тем лучше)

Архивисты ищут по картотекам (алфавитным, по частям, по наградам). Минимальный набор для начала поиска:

Способы подачи запроса

Вариант 1: Портал Госуслуг (Рекомендуемый, самый быстрый для регистрации)

• Раздел: «Культура, спорт, отдых» → «Архивные услуги» → «Предоставление архивной справки, копии архивного документа».
• Выбираете ведомство: «Министерство обороны РФ» → «Центральный архив МО РФ».
• Заполняете форму, прикрепляете сканы документов, подтверждающих родство (если запрашиваете не свои данные).
• Ответ придет в личный кабинет и/или по почте.

Вариант 2: Почта России (Заказное письмо с описью вложения)

• Надежный способ получить почтовый чек и номер трекинга.
• Обязательно делайте опись вложения (формы 107 или свободная форма на конверте/вложении) — это ваше доказательство содержания.
• Срок доставки до Подольска и обратно + 30 дней рассмотрения.

Вариант 3: Электронная почта (ca_mo@mil.ru)

• Принимаются сканы подписанных запросов.
• В теме письма укажите: «Запрос архивной справки — ФИО искомого».
• Не гарантирует регистрацию в ЕАС (единой автоматизированной системе) так же надежно, как Госуслуги или бумажное письмо.

Вариант 4: Личный прием (в читальном зале)

• Адрес: г. Подольск, ул. Ключевская, д. 3.
• Режим работы читального зала уточняйте на сайте (обычно пн-пт, перерыв на обед).
• Можно проконсультироваться с архивистом перед подачей, но сам запрос все равно регистрируют и отвечают по почте/Госуслугам.

Образцы запросов (Готовые шаблоны)

Важно: Тексты в квадратных скобках […] замените на свои данные. Выбирайте шаблон под вашу задачу.

Образец №1: Универсальный (Поиск личного дела, справки о службе, награждениях — для ВОВ и довоенного времени)

Образец №2: Запрос наградного листа (Конкретная награда известна)

Используйте, если знаете точную награду и хотите получить текст наградного листа (подвиг/служба). Поиск ведется по фондам наградных органов (ф. 33, 400, 1323 и др.).

Образец №3: Запрос в Журналы необратимых потерь (Если пропал без вести / погиб)

Поиск ведется по фондам: 1433 (Журналы потерь частей), 492 (Журналы потерь госпиталей), 395 (Данные о захоронениях).

Образец №4: Запрос справки о прохождении службы (Довоенное время, послевоенное время, Афганистан, Чечня и др.)

Для периодов после 1945 г. сроки ограничения доступа 75 лет (для личных дел) или 30/100 лет (для оперативных документов). Справка выдается на бланке архива.

Какие документы прикладывать (Чек-лист вложений)

Без подтверждения личности и родства (если запрашиваете не о себе) запрос могут не зарегистрировать или отказать в выдаче персональных данных (ст. 14 ФЗ «О персональных данных»).

• Обязательно: Копия паспорта заявителя (разворот с фото + прописка).
• Если запрашиваете о родственнике: «Цепочка» документов, подтверждающая родство:
  • Ваше свидетельство о рождении (где указаны родители).
  • Свидетельство о рождении родителя (связующего звена) — где указаны его родители (ваши дедушка/бабушка).
  • Свидетельства о браке / разводе / смене фамилии (если фамилии менялись).
• Если действуете по доверенности: Нотариальная доверенность (оригинал или нотариально заверенная копия) + паспорт доверенного лица.
• Желательно (ускоряет поиск): Копии любых документов искомого: военный билет, уведомления о награждении, письма с полевой почты (с адресом части), выписки из книг памяти, скриншоты с сайта «Память народа» / «Подвиг народа» / «ОБД Мемориал» с найденными записями.

Типичные ошибки, из-за которых запрос возвращают или теряют время

1. Неполное ФИО (только Имя и Фамилия без Отчества), в картотеках миллионы однофамильцев.
2. Отсутствие места призыва (РВК), личные дела часто хранятся в фондах, сформированных по призывным округам.
3. Указание современных названий мест рождения/призыва вместо старых (губерния/уезд/волость). Архивисты ищут по историческим административно-территориальным единицам.
4. Запрос «Всё, что есть» без конкретизации. Лучше написать: «Прошу предоставить копию личного дела и наградных листов», чем «Пришлите все документы».
5. Отсутствие обратного адреса с индексом или нечитаемый почерк на конверте.
6. Подача дубликатов одновременно по почте и на Госуслугах, создает путаницу в регистрации. Выберите один канал.

Что делать, если пришел отказ или «Документы не найдены»

• Анализируйте ответ. Часто пишут: «По указанным данным документы не выявлены». Это не значит, что их нет, значит — не найдены по вашим исходным.
• Уточните данные. Проверьте «Память народа» (pamyat-naroda.ru), «Подвиг народа» (podvignaroda.ru), «ОБД Мемориал» (obd-memorial.ru). Найденные там номера приказов, номера частей, точные даты — отправьте повторный запрос с этими уточнениями.
• Обратитесь в РГВА (Российский государственный военный архив) — г. Москва, ул. 1-я Красносельская, д. 17. Там хранятся фонды штабов, управлений, оперативные документы частей (журналы боевых действий, приказы по частям). ЦА МО хранит преимущественно личный состав (личные дела, карточки учета, награждения).
• Обратитесь в региональные архивы (Государственные архивы областей/краев/республик) — там хранятся фонды военкоматов (РВК), списки призывников, описи имущества эвакуированных и т.д.
• Жалоба. Если считаете, что поиск проведен некачественно (например, не проверили альтернативные варианты написания фамилии), можно написать жалобу вышестоящему руководству МО РФ или в Росархив, приложив копию ответа ЦА МО.

Полезные онлайн-ресурсы для предварительного поиска (Делайте ДО отправки запроса)

Наличие в запросе ссылок на находки на этих порталах кратко сокращает сроки работы архивиста:

• Память народа (pamyat-naroda.ru) — наградные листы, приказы о награждении, карточки захоронений, документы о потерях (ЦА МО + РГВА).
• Подвиг народа (podvignaroda;ru) — электронные копии наградных листов (подвиги), геолокация подвигов.
• ОБД Мемориал (obd-memorial.ru) — обобщенная банка данных о потерях (ЦА МО + ЦАМО + региональные архивы), книги памяти.
• РОСД «Родовид» / Генеалогические порталы — иногда помогают уточнить даты/места.
• Сайт ЦА МО РФ — раздел «Поиск документов», реквизиты, новости, режим работы.

Обращение в Центральный архив МО РФ, это стандартная бюрократическая процедура, которая требует внимательности к деталям. Главный секрет успеха — максимально полные исходные данные в первом же письме; Используйте приведенные выше образцы, заполняйте все поля, прикладывайте копии документов о родстве и предварительно проверяйте открытые базы данных («Память народа», «Подвиг народа»).

Помните: архивисты ЦА МО завалены запросами (десятки тысяч в год). Чем легче вы им сделаете работу (четкий запрос, известный номер части, найденный на сайте номер приказа о награждении), тем быстрее и полнее будет ответ.

Удачи в поиске истории вашей семьи!

Данная статья носит информационный характер. Регламенты и адреса могут меняться. Перед отправкой обязательно сверьте актуальные требования на официальном сайте archiv.mo.ru или портале Госуслуг.