Заявление на выдачу документа из архива – это официальный запрос, который подаётся физическим или юридическим лицом в государственный, муниципальный или ведомственный архив с целью получения копии, выписки или оригинала нужного документа (например, свидетельства о рождении, браке, смерти, трудовой книжки, приказов, протоколов и т.д.). Ниже представлен подробный гайд по составлению такого заявления, а также готовый образец, который можно адаптировать под свои нужды.

Содержание статьи

1. Нормативная база
2. Какие сведения должны быть в заявлении
3. Образец заявления
4. Полезные советы по заполнению
5. Часто задаваемые вопросы

Нормативная база

Право на получение архивных документов регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 12‑14);
• Постановление Правительства РФ № 552 от «Об утверждении Положения о порядке предоставления архивных документов»;
• Внутренние регламенты конкретного архива (часто размещаются на его официальном сайте).

Согласно этим документам, заявитель имеет право получить:

• Копию документа (заверенную или не заверенную);
• Выписку из документа;
• Оригинал документа (в исключительных случаях, например, для судебных разбирательств).

Какие сведения должны быть в заявлении

Заявление должно быть составлено в деловом стиле и содержать следующие блоки информации:

1. Реквизиты заявителя – ФИО (или наименование организации), адрес места жительства/регистрации, контактный телефон, e‑mail.
2. Реквизиты архива – наименование архива, его адрес, код ОКПО/ИНН (если требуется).
3. Наименование документа – точное название (например, «Свидетельство о рождении № 123456 от г.») или описание, если точное название неизвестно (период, фамилия, имя, отчество, событие).
4. Цель запроса – для чего нужен документ (наследование, оформление пенсии, судебное дело, genealogical research и т.п.).
5. Вид выдачи – копия, выписка, заверенная копия, оригинал.
6. Способ получения – личное получение в читальном зале, почтовая отправка, электронный вариант (если архив предоставляет такие услуги).
7. Дата и подпись – дата подачи заявления и подпись заявителя (или уполномоченного представителя). При подаче от имени организации необходимо приложить доверенность.

Образец заявления

Ниже представлен типовой шаблон заявления на выдачу документа из архива. Вы можете скопировать его в любой текстовый редактор (Word, Google Docs) и заполнить под свои данные.

Наименование архива
Адрес: _______________________________
ИНН/КПП: _____________________________
e‑mail: ______________________________
тел.: ________________________________
Заявление
о выдаче документа из архива

Я, Фамилия Имя Отчество, residing at
Адрес: _______________________________
Телефон: _____________________________
E‑mail: ______________________________

прошу выдать мне следующее архивное дело/документ:

Наименование документа: ______________________________________________
Номер дела (если известен): _________________________________________
Даты, охватываемые документом: с __________ по __________
Содержание/краткое описание: ________________________________________
Цель запроса: ______________________________________________________
Вид выдачи: ☐ копия (не заверенная) ☐ заверенная копия ☐ выписка ☐ оригинал
Способ получения: ☐ личное получение в читальном зале ☐ почтовая отправка ☐ электронный вариант

Приложения:
Копия паспорта (стр. с фото и пропиской и пропиской) – 1 шт.
Доверенность (если заявление подаёт представитель) – 1 шт.
Квитанция об оплате государственной пошлины (если требуется) – 1 шт.

Подпись: ______________________ /Фамилия И.О./

Примечание: если архив требует заполнения специальной формы, замените свободный текст на поля формы, сохранив обязательные реквизиты.

Полезные советы по заполнению

• Точность данных. Указывайте полные ФИО, даты и номера документов без сокращений. Ошибки могут привести к отказу в выдаче.
• Ссылка на нормативный акт. В тексте заявления можно добавить фразу: «В соответствии со ст. 12 Федерального закона № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»…» – это подчеркнёт закономерность вашего запроса.
• Оплата пошлины. Некоторые архивы взимают плату за изготовление копий или заверение. Уточните размер и реквизиты оплаты заранее.
• Сроки рассмотрения. Согласно законодательству, ответ на запрос должен быть дан в течение 30 дней с момента регистрации заявления (может быть продлен до 60 дней в сложных случаях).
• Электронная подача. Многие архивы принимают заявления через свои официальные сайты или портал «Госуслуги». В этом случае подпись может быть электронной (УКЭП).
• Проверка готовности. После подачи заявления сохраните копию (скан или фото) и номер регистрации запроса – это пригодится для отслеживания статуса.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли подать заявление от имени несовершеннолетнего?

Да, заявление подаёт родитель, опекун или попечитель, приложив документы, подтверждающие их полномочия (свидетельство о рождении ребёнка, решение опеки и т.д.).

Нужно ли нотариально заверять заявление?

Обычно нотариальное заверение не требуется, достаточно подписи заявителя. Однако некоторые архивы могут запросить заверенную копию паспорта или доверенности.

Что делать, если архив отказал в выдаче?

Запросите письменный мотивированный отказ с указанием нормы закона, на которой он основан. При несогласии можно подать жалобу в вышестоящий орган (например, в Министерство культуры РФ) или обратиться в суд.

Можно ли получить документ в электронном виде?

Да, если архив оцифровал фонды и предоставляет услугу электронного выдачи. Уточните возможность получения скана или PDF‑файла при подаче заявления.

Сколько времени занимает изготовление копии?

Срок зависит от загруженности архива и сложности поиска. Обычно от 5 до 20 рабочих дней после регистрации заявления.

Надеемся, что представленный образец и рекомендации помогут вам быстро и без ошибок оформить запрос на получение нужного архивного документа. Если у вас остались вопросы – не стесняйтесь обращаться в справочную службу выбранного архива или оставлять комментарии ниже.