Заявление в государственный архив – официальный документ, с помощью которого гражданин, юридическое лицо или иное заинтересованное лицо запрашивает предоставление архивных материалов (справок, выписок, копий документов, информационных писем и т.п.). Правильное оформление заявления ускоряет процесс поиска и выдачи нужных документов, а также помогает избежать отказов и дополнительных запросов.

Содержание статьи

1. Что такое заявление в архив и зачем оно нужно
2. Правовая основа
3. Виды заявлений
4. Структура и обязательные реквизиты
5. Образцы заявлений (PDF, DOCX) и их заполнение
6. Куда и как подавать заявление
7. Сроки и порядок рассмотрения запроса
8. Полезные советы и типичные ошибки
9. Часто задаваемые вопросы

Что такое заявление в архив и зачем оно нужно

Заявление – письменный запрос, адресованный государственному архиву (федеральному, региональному или муниципальному). Через него можно получить:

• архивную справку (подтверждение факта, даты, места события);
• архивную выписку (выдержку из оригинального документа);
• копию архивного документа (полный или частичный оттиск);
• информационный документ по определённой теме (например, сведения о стаже работы, размере заработной платы и т.д.).

Запрос может быть нужен для:

• семейных и генеалогических исследований;
• оформления наследства, получения пенсии, подтверждения права собственности;
• учёбы и научных исследований;
• судебных разбирательств и административных процедур.

Правовая основа

Деятельность государственных архивов регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от );
• Федеральный закон № 129-ФЗ «Об архивных документах» (от );
• Приказы и регламенты конкретных архивов (например, типовой регламент, Приложение 7 к типовой форме административного регламента, регламент ГАРФ и т.д.).

Согласно этим документам, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней (с возможным продлением до 60 дней при необходимости уточнения запроса).

Виды заявлений

Структура и обязательные реквизиты заявления

Обычно в заявлении указываються следующие пункты (см. образцы ниже):

1. Шапка – название архива (адресат), реквизиты (ИНН, КПП, телефон).
2. Дата и место составления заявления.
3. ФИО заявителя (для юридических лиц – наименование, ИНН, ОГРН).
4. Контактные данные – почтовый адрес, телефон, e‑mail.
5. Основание обращения – ссылка на закон, договор, решение суда и т.п.
6. Содержание запроса – точное указание нужных документов (название фонда, дело, номер листа, период).
7. Цель получения (необязательно, но часто требуется).
8. Подпись заявителя и печать организации (если есть).

Для иностранных граждан дополнительно требуется указать паспортные данные и оформить заявление на русском языке (с переводом, если документ оригинален на другом языке).

Образцы заявлений (PDF, DOCX) и их заполнение

Ниже представлены ссылки на официальные образцы, размещённые на сайтах архивов (по состоянию на ):

• Заявление для предоставления архивной справки, выписки, копий (DOCX, 35 КБ)
• Образец заполнения заявления (PDF, 214 КБ)
• Анкета‑заявление для граждан (PDF)
• Форма заявления о предоставлении копии архивного документа (DOCX)

Пример заполненного заявления (текстовый вариант)

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) -19034, г. Москва, ул. Сретенка, д. 12/2
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: info@garf.ru

«10» июля 2026 г. Заявление № 12345

Я, Иванов Иван Иванович, г.р., паспорт 45 01 123456, проживающий по адресу:
г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, кв; 5,
тел.: +7 (916) -55‑66‑77, e‑mail: ivanov@example.com,

на основании ст. 19 Федерального закона № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,
прошу выдать:

архивную справку о прохождении мной военной службы в 1993‑1995 гг.;
копию приказа № 78/1994 о назначении меня на должность инженера‑технолога в ОАО «ТехноМаш»;
выписку из личного дела № 12/1993‑1995, хранящегося в фонде № 13 «Военно‑служебные документы».

Документы необходимы для оформления пенсии по выслуге лет.

Приложения:
Копия паспорта;
Справка из военного комиссариата;
Квитанция об оплате госпошлины (если требуется).
Подпись ______________________ (Иванов И.И.)

Куда и как подавать заявление

Существует несколько способов подачи:

• Лично в приемном отделе архива (по адресу, указанному в шапке заявления).
• Почтовой отправкой (заказным письмом с уведомлением о вручении).
• Электронно через портал Госуслуги (если архив подключён к системе).
• Факс – в некоторых регионах допускается, но рекомендуется уточнить у архивных специалистов.

При отправке по почте рекомендуется приложить копию паспорта (для физических лиц) и оригинал или копию доверенности (для представителей юридических лиц).

Сроки и порядок рассмотрения запроса

Если архив не может предоставить запрашиваемый материал (документ утратился, находится в закрытом фонде и т.п.), он обязан выдать отказ с указанием причин.

Полезные советы и типичные ошибки

• Указывайте точные реквизиты документа. Чем подробнее указаны фонд, дело, лист, период – тем быстрее архив найдет материал.
• Приложите копию удостоверения личности. Без неё запрос может быть отклонён.
• Оплачивайте госпошлину, если это требуеться. Информация о размере и способе оплаты обычно указана на сайте архива.
• Не забывайте о сроках хранения. Некоторые документы могут быть в закрытых фондах до истечения срока секретности.
• Сохраняйте регистрационный номер. Он понадобится при получении результата или в случае необходимости уточнений.
• Проверяйте актуальность образцов. Формы могут обновляться; лучше скачать их непосредственно с официального сайта архива.
• Если вы иностранный гражданин, подготовьте перевод паспорта. Перевод должен быть заверен нотариусом.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли платить за выдачу архивных справок?

Справки и выписки, выдаваемые в рамках государственных услуг, обычно бесплатны. За копии (оттиски) документов может взиматься плата, размер которой зависит от объёма и типа материала.

Как узнать, находится ли нужный документ в открытом фонде?

На сайтах большинства архивов есть каталог фондов с поиском по ключевым словам, датам и типу документа. Если документ не найден, можно обратиться в справочный отдел архива.

Можно ли получить документы в электронном виде?

Да, если архив имеет цифровой фонд и предоставляет услуги сканирования. Запрос следует оформить с указанием формата (PDF, JPG) и способа доставки (e‑mail, личный кабинет Госуслуг).

Что делать, если архив отказал в выдаче?

Отказ должен быть оформлен письменно с указанием причин. При наличии оснований (например, документ находится в закрытом фонде) можно подать апелляцию в вышестоящий архивный орган или в суд.

Сколько времени хранится копия выданного документа?

Копия, выданная заявителю, считается отдельным документом и хранится в архиве в течение 5 лет, если иное не предусмотрено законом.

Заявление в государственный архив – важный инструмент для получения официальных документов, подтверждающих факты из прошлого. Правильное оформление, знание правовых основ и использование официальных образцов позволяют сократить сроки рассмотрения и избежать отказов. Следуйте рекомендациям, приведённым в этой статье, и вы сможете быстро получить нужные архивные сведения.

Дата актуализации статьи: 11 июля 2026 г.