Обращение в архив — это часто единственный способ получить подтверждающие документы для оформления пенсии, установления родственных связей, получения права на жилье или ведения исторических исследований. Государственный архив Новосибирской области (ГАНО) и Муниципальное казенное учреждение «Городской архив» (МКУ «Горархив») хранят уникальные фонды, касающиеся истории города и жизни его жителей.

Самое главное помнить: работа архива по поиску и предоставлению информации начинается только после официального поступления запроса от юридического или физического лица, а также от органов власти, судов или прокуратуры. Грамотно составленный запрос — залог быстрого и положительного результата.

Куда обращаться: адреса и контакты

В Новосибирске функционируют два основных архивных учреждения, компетенция которых может отличаться. Уточните, где именно хранятся нужные вам документы, перед подачей обращения.

МКУ «Городской архив» (Муниципальный архив)

Адрес: 630005, Новосибирская обл., г. Новосибирск, ул. Некрасова, д. 55, к. 6 (этот адрес указан для непосредственного приема и почтовых отправлений).

Директор: Коледа Владимир Дмитриевич.

Телефон: (383) -01-27-91 (код 8-383).

E-mail: vkoleda@admnsk.ru (обратите внимание: в источнике указано «vkoledaadmnsk;ru», скорее всего, пропущен символ @).

Официальный сайт: novo-sibirsk.ru/dep/control-mku/

Государственный архив Новосибирской области (ГАНО)

Адрес: 630007, г. Новосибирск, ул. Свердлова, 16.

Режим работы: пн–чт 8:00–16:45, пт 8:00–15:30 (перерыв 12:00–12:30).

Телефон/факс: (383) -23-53-01.

E-mail: gansonso.ru (уточните актуальный адрес на сайте).

Сайт: gansonso.ru

Способы подачи запроса

На текущий момент (по состоянию на ) существует несколько каналов обращения:

1. Лично в архиве: приход в читальный зал по адресу ул. Некрасова, 55, к. 6 (для МКУ «Горархив») или ул. Свердлова, 16 (для ГАНО).
2. Почтой России: простым или заказным письмом (с уведомлением о вручении) на юридический адрес организации.
3. В электронном виде (портал госуслуг / личный кабинет): Подача запроса социально-правового или тематического характера в государственные и муниципальные архивы Новосибирской области в электронном формате. Доступен заказ на изготовление (сканирование) электронной копии документа и получение её в личном кабинете на портале.
4. Через МФЦ (Мои Документы): Официальный сайт МФЦ Новосибирской области позволяет сделать предварительную запись на прием, проверить готовность дела, найти адреса и телефоны подразделений.

Виды запросов и их особенности

Социально-правовые запросы

Наиболее частый тип обращений. Цель — подтверждение правопорядочных фактов: стаж работы, зарплата, место жительства, родственные связи, награждения и т.д. для назначения пенсий, пособий, приватизации жилья.

• Исполняются на основании Постановления Правительства РФ от № 731 «Об раскрытии информации, содержащейся в архивных фондах…».
• Для физических лиц — бесплатно (в установленных законом пределах).

Тематические (научно-справочные) запросы

Направлены на получение информации по определенной теме (история предприятия, района, биография известного человека, статистика за период и т.д.).

• Могут быть платными. Перечень платных услуг и тарифы утверждаются правовым актом мэрии города Новосибирска.
• Работа сотрудников архива по исполнению такого запроса начинается на основании заключенного Договора и с момента поступления денежных средств на расчетный счет МКУ «Горархив».

Адвокатские и ведомственные запросы

Направляются адвокатами, судами, прокуратурой, следственными органами в рамках производственных необходимостей (например, обследование квартиры при расхождениях учетных данных ТБТИ и ДЕЗ). Имеют строгие формы и сроки исполнения.

Требования к содержанию запроса (Обязательные реквизиты)

Согласно правилам, запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом только при наличии в запросе следующей информации:

• Для физических лиц: Фамилия, имя, отчество, адрес проживания (почтовый адрес для ответа), контактный телефон, e-mail.
• Для юридических лиц: Полное наименование организации, адрес, ИНН/КПП, контактные данные уполномоченного представителя.
• Суть просьбы: Четко сформулированный вопрос или перечень сведений, которые необходимо найти.
• Входные данные для поиска: ФИО искомого лица (с учетом смены фамилии), даты рождения/смерти, места работы/службы/учебы, адреса проживания в разные годы, название организации/учреждения, номера дел (если известны из опсией/путеводителей).
• Цель обращения: Для чего нужны документы (пенсия, суд, родословная, книга и т.д.) — это влияет на порядок выдачи и стоимость.
• Подпись и дата.

Важно: Официальное письмо-запрос должно быть достаточно длинным, чтобы четко изложить суть просьбы, но достаточно кратким, чтобы получатель мог быстро его понять. Оформляется в соответствии со всеми требованиями к деловой переписке (ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Поисковые инструменты: как подготовиться к запросу

Прежде чем писать запрос, рекомендуется самостоятельно проверить фонды архива. Это сэкономит время и поможет указать точные шифры дел.

• Путеводители и описи: Доступны в читальных залах архивов.
• Электронные ресурсы ГАНО: На сайте gansonso.ru опубликован список электронных копий дел с метрическими книгами и ревизскими сказками — критически важный ресурс для гениалогии.
• Фонды личного происхождения: Содержат документы по конкретным лицам (писатели, ученые, партийные работники и др.).
• Информация о хранящихся документах по личному составу: Отдельные базы данных по военным, репрессированным, строителям и т.д.

Порядок исполнения и сроки

1. Регистрация: Входящий запрос регистрируется в журнале учета (ЭДО или бумажном).
2. Проверка компетенции: Архив проверяет, хранятся ли нужные фонды именно в этом учреждении. Если нет — запрос перенаправляется по адресу (с уведомлением заявителя).
3. Поиск информации: Сотрудники архива производят поиск по описям, картотекам, базам данных.
4. Формирование ответа:
   • Положительный: Выдача справки, копии документа (бумажной или электронной), допуск к работе с делом в читальном зале.
   • Отрицательный (Отказ): Документ, в котором фигурирует отказ в отправке нужных данных с указанием причины (фонды не хранятся, сведения не найдены, запрос некомпетентен, не оплачены платные услуги).
5. Направление ответа: Почтой, в личный кабинет на портале госуслуг, выдача лично или через МФЦ.

Сроки: Для социально-правовых запросов — обычно до 30 календарных дней (может быть продлен до 30 дней дополнительно при сложности поиска с уведомлением заявителя). Для тематических, по договору.

Платные услуги и оплата

Оказание платных услуг (изготовление копий, сложные тематические справки, сканирование в высоком разрешении, экспресс-обслуживание) регулируется прайс-листом, утверждаемым Мэрией Новосибирска.

Порядок оплаты: После предварительной консультации и расчета стоимости архив выставляет счет (реквизиты для оплаты на расчетный счет МКУ «Горархив» или ГАНО). Работа начинается после поступления денежных средств. Чек/квитанцию нужно сохранить и прилагать к запросу или предъявлять при получении результата.

Дополнительные услуги архивов

• Экскурсии и выставочный зал: Заказ экскурсий, посещение выставочного зала ГАНО (ул. Свердлова, 16) для ознакомления с документами по истории Новосибирской области и Сибири.
• Работа исследователей: Организация рабочих мест в читальном зале, изготовление копий документов по запросам исследователей (фотосъемка без вспышки часто разрешена бесплатно, сканирование — за плату).
• Публикаторская деятельность: Помощь в подготовке публикаций на основе архивных документов.

Образец структуры официального письма-запроса

Кому: Директору МКУ «Горархив» / Директору ГАНО
От кого: ФИО полностью, адрес регистрации/проживания, телефон, e-mail
Адрес для ответа: (если отличается от адреса проживания)

ЗАПРОС
(на предоставление архивной информации / справки / копии документа)

Текст запроса:
Прошу предоставить сведения о [ФИО искомого лица], родившемся [дата] г. в [место], проживавшем по адресу [адреса по годам], работавшем на [название организации, годы работы].

Цель обращения: [назначение пенсии / судебное дело № / составление родословной / иное].
Известные мне детали: [номера паспортов, воинские звания, награды, имена родителей/супругов].
Прошу направить ответ: [по почте на адрес / в личный кабинет Госуслуг / на e-mail / готово к получению лично].
Приложения: [копия паспорта, доверенность (если запрашивает представитель), документ, подтверждающий цель (например, справка из ПФР), квитанция об оплате (если платная услуга)].

Частые ошибки и советы

• Неполные входные данные: «Ищите моего дедушку Иванова Ивана», архив не найдет без дат, адресов, мест работы. Соберите максимум сведений у родственников перед запросом.
• Обращение не в тот архив: Документы по заводам часто в ГАНО, по городским советам/управлениям — в МКУ «Горархив». Метрические книги до 1917 г., в ГАНО, ЗАГСовские акты (после 1917) — в ЗАГСах (но архивы могут иметь копии/дубликаты).
• Игнорирование платности: Если запрос тематический/сложный, без предоплаты работа не начнется.
• Потеря контактов: Укажите рабочий телефон и e-mail. Архив может позвонить для уточнения деталей, это ускорит процесс в разы.
• Сроки действия доверенности: Если запрашивает представитель, доверенность должна быть нотариально заверена (или заверена в установленном законом порядке) и действовать на момент подачи и получения.

Получение информации из Архива города Новосибирска — процесс формализованный, но доступный. Ключ к успеху — подготовка: определите правильный архив (МКУ «Горархив» или ГАНО), соберите максимальный массив входных данных, выберите удобный способ подачи (электронный через Госуслуги/портал архива — самый быстрый) и четко сформулируйте цель обращения. Соблюдение правил деловой переписки и требований Постановления № 731 гарантирует, что ваш запрос будет принят к производству и исполнен в законные сроки.

Актуальная информация на дату публикации : перед поездкой или отправкой обязательно проверьте режим работы и актуальные реквизиты на официальных сайтах novo-sibirsk.ru и gansonso.ru, а также на портале Госуслуг.