Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Обращение в архив, это основной способ получения документов для подтверждения стажа, пенсионных прав, установления родственных связей или проведения генеалогических исследований. Государственный архив Курской области (ГАКО) хранит уникальные фонды, касающиеся истории региона с XVII века по настоящее время. В этой статье подробно описаны все способы обращения, правила составления запроса, контакты и нюансы, о которых стоит знать заранее.

Общая информация об архиве

Полное наименование: Областное казенное учреждение «Государственный архив Курской области» (ОКУ «ГАКО»).

Адрес: 305000, г. Курск, ул. Ленина, 57.

Телефон/факс приемной комиссии / отдела исполнения запросов: 8 (4712) -2-05-58

Электронная почта: gosarhiv-kursk@yandex.ru (обратите внимание: в открытых источниках иногда встречается опечатка «gosarhiv-kurskyandex.ru», правильный адрес, с точкой и собакой).

Директор: Маслов Евгений Петрович.

Официальный сайт Архивной службы Курской области: arhiv.kursk.ru (здесь публикуются нормативные акты, справочники, календари памятных дат и сведения об электронных услугах).

Портал «Архивы России» (Федеральное архивное агентство): archives.gov;ru — через этот портал удобно подавать электронные запросы и отслеживать их статус.

Режим работы (график приема посетителей)

Важно: Перед личным визитом обязательно уточняйте актуальный график по телефону 8 (4712) -2-05-58, так как он может меняться.

Обычно приемная комиссия работает в будние дни (понедельник–пятница);
Суббота и воскресенье — выходные дни.
Часто устанавливаеться перерыв на санитарный день (обычно последняя пятница месяца) или на обед.

Основные основания и виды запросов

Архив исполняет запросы на основе документов Архивного фонда Курской области. Основные виды выдаваемых документов:

Архивные справки (подтверждающие факт рождения, брака, смерти, проживания, работы, наград и т.д.) — социально-правового характера.
Архивные копии (полные или частичные копии документов, заверенные архивом).
Архивные выписки (извлечения из документов).
Информация в рамках предоставления государственных услуг (через портал Госуслуг или портал «Архивы России»).

Кто может обратиться?

Российские граждане.
Иностранные граждане и лица без гражданства.
Юридические лица (организации, нотариусы, адвокаты, суды).

Способы подачи запроса

Способ 1: Через портал «Архивы России» (Рекомендуемый, самый быстрый и удобный)

Зарегистрируйтесь на портале archives.gov.ru (через ЕСИА / Госуслуги).
Выберите услугу «Предоставление архивной справки, копии, выписки».
Заполните электронную форму: укажите архив-получателя (Государственный архив Курской области), тему запроса, данные искомого лица, известные архивные шифры (если есть).
Прикрепите сканы подтверждающих документов (паспорт, доверенность, свидетельства о родстве и т.д.).
Отправьте запрос. Вы получите уведомление о регистрации и сможете отслеживать этапы исполнения в личном кабинете.

Способ 2: По электронной почте (E-mail)

Направьте запрос на адрес: gosarhiv-kursk@yandex.ru.

Требования к письму:

В теме письма укажите: «Запрос на выдачу архивной справки/копии».
В теле письма разместите текст запроса (см. образец ниже).
Прикрепите сканы/фото: паспорта запрашивающего (разворот с фото и пропиской), документов, подтверждающих родство (если запрос не о себе), доверенности (если действует представитель).
Укажите контактный телефон и адрес для отправки ответа (почту или емейл).

Способ 3: Почтовым отправлением (Заказное письмо с вложением)

Адрес: 305000, г. Курск, ул. Ленина, 57, ОКУ «Государственный архив Курской области».

В конверте должно быть:

Заявление в свободной форме (в 2-х экземплярах желательно).
Копии документов, подтверждающих личность и родственные связи (нотариально заверенные или с предъявлением оригиналов при получении — уточните у архивиста).
Конверт с обратным адресом и марками для отправки ответа (или оплату почтового перевода на отправку ценной посылки/заказного письма).

Способ 4: Лично в приемной комиссии архива

Приход на адрес: ул. Ленина, 57. Необходимо иметь при себе:

Паспорт РФ (оригинал).
Документы, подтверждающие родство (оригиналы и копии).
Доверенность (нотариальную), если запрос подает представитель.
Деньги для оплаты государственной пошлины (если услуга платная) и услуг архива (ксерокопирование, сканирование, заверение).

Как правильно составить текст запроса (Образец и правила)

Согласно рекомендациям архивистов (в т.ч. с сайта Курского архива и портала «Наши Предки»), запрос должен быть лаконичным, фактическим и структурированным. «Поэма о семье не нужна, а побольше фактов об основных событиях в жизни семьи не помешает».

Обязательные реквизиты заявления:

Шапка: Кому (Директору ОКУ «ГАКО» Маслову Е.П.), от кого (ФИО полностью, дата рождения, адрес регистрации/проживания, телефон, e-mail).
Название документа: «Заявление на выдачу архивной справки / архивной копии / архивной выписки».
Цель обращения: Например: «Для оформления пенсии», «Для получения гражданства», «Для генеалогического исследования», «Для суда/нотариуса».
Данные искомого лица (на одну персону — отдельный запрос или отдельный пункт):
- ФИО полностью (до революции — с отчеством по отцовству, например: Константинов Архип Прокофьевич).
- Дата и место рождения (губерния, уезд, волость, село/город). Курская губерния входила в состав разных образований, точное указание места критично.
- Примерная дата события (рождение, брак, смерть), диапазон лет (например, 1895–1897 гг.).
- Состояние/звание/вероисповедание (крестьяне, мещане, дворяне, купечество; православные, старообрядцы и т.д.) — это определяет фонд (метрические книги приходов, ревизские сказки, переписи).
Что именно требуется: «Прошу выдать архивную справку о рождении / браке / смерти», «Прошу предоставить архивную копию метрической записи №…», «В случае нахождения документов прошу предоставить их копии (сканы) на электронный носитель / бумажном виде».
Известные архивные шифры (ФОНД, ОПИСЬ, ДЕЛО, ЛИСТ): Если вы их знаете (нашли в путеводителе, базе «Наши Предки», картотеке) — обязательно укажите. Это ускорит поиск в разы. Если не знаете — напишите: «Шифры неизвестны, прошу произвести поиск по указанным данным».
Сведения о родстве: Кем являетесь для искомого лица (внук, правнук, племянник и т.д.). Укажите цепочку родства (Кто — Чей сын/дочь — Чей внук — Вы).
Дата и подпись.

Пример структуры запроса (для генеалогии):

Директору ОКУ «Государственный архив Курской области»
Маслову Евгению Петровичу
От: Иванова Ивана Ивановича
Проживающего по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. 1, кв. 1
Тел.: +7 (XXX) XXX-XX-XX, e-mail: ivanov@mail.ru

ЗАЯВЛЕНИЕ
на выдачу архивной справки (копии) генеалогического характера

Прошу произвести поиск и выдать архивную справку/копию метрической записи о рождении моего прадеда:

ФИО: Константинов Архип Прокофьевич.
Дата рождения: приблизительно 1865–1870 гг.
Место рождения: Курская губерния, [Уезд, если известен], волость/село [Название, если известно].
Вероисповедание: православное.
Сословие: крестьяне.

Известно, что примерно в 1895–1897 гг. семья переселилась в Харьковскую губернию, Змиевский уезд.
Архивные шифры неизвестны; Прошу произвести поиск по фондам духовного ведомства (метрические книги) и ревизским сказкам.
Цель: восстановление родословной / оформление документов.
Подтверждаю родственные связи: Архип Прокофьевич — сын Константинова Петра (мой прапрадед) — сын Иванова Ивана (мой дед) — сын Иванова Петра (мой отец) — я, Иванов Иван Иванович.
К заявлению прилагаю: копию паспорта, копии свидетельств о рождении/браке, подтверждающих цепочку родства.
Готов оплатить услуги архива по поиску и копированию.

Особенности поиска информации (Нюансы для Курской области)

Фонды и документы

В ГАКО хранятся фонды:

Духовного ведомства (метрические книги рождений, браков, смертей приходов Курской губернии) — основной источник до 1917 г.
Ревизские сказки (XVII–XIX вв.), переписи населения (1897 г., 1926 г.).
Документы земских управлений, уездных управлений, городских управлений.
Фонды предприятий, колхозов, совхозов (для подтверждения стажа работы).
Личные фонды, фонды общественных организаций.
Документы Курской области советского периода (ЗАГСы с 1917–1920 гг. по настоящее время — чаще всего находятся в территориальных отделах ЗАГС, но старые фонды могут быть в архиве).

Электронные ресурсы для предварительного поиска

Перед отправкой запроса проверьте, не оцифрованы ли нужные дела:

Портал «Архивы России» -> «Электронные копии дел» (раздел «Научно-справочная информация» -> «Электронные копии дел с метрическими книгами и ревизскими сказками»). Для Курской области там доступны тысячи дел.
Сайт «Наши Предки» (predki.ru) — есть раздел по Курской области с указателями дел.
FamilySearch / Ancestry — многие метрические книги Курской губернии оцифрованы монами и доступны бесплатно (часто требуется регистрация).

Совет: Если найдете нужное дело в электронном каталоге (узнаете ФОНД, ОПИСЬ, ДЕЛО), укажите шифр в запросе. Архивист сразу выдаст копию, не тратя время на поиск.

Переселенцы и уехавшие на Украину

Если ваши предки переселились с Курщины на Украину (Харьковская, Сумы, Черниговская области и др.) в конце XIX – начале XX вв.:

Ищите метрические книги в Курском архиве (место рождения/брака до переезда).
Ищите документы о переселении (переселенческие дела, списки переселенцев) — они могут быть в фондах губернского управления, земств или в архивах места прибывания (ЦДИАК Украины, областные архивы Харькова, Сум, Чернигова).
В запросе укажите: «Прошу также проверить наличие документов о переселении семьи в [Год/Период] в [Губерния/Уезд места назначения]».

Сроки исполнения и стоимость

Сроки

Государственные услуги (социально-правовые справки): Срок исполнения установлен законом, обычно до 30 календарных дней с момента регистрации запроса. По сложным запросам срок может быть продлен еще на 30 дней с уведомлением заявителя.
Генеалогические/исторические запросы (платные услуги): Сроки договорные, обычно от 1 до 3 месяцев и более, в зависимости от сложности и загруженности архивистов. Важно: Архив не гарантирует нахождение документа, оплачивается процесс поиска.

Платность

Бесплатно: Выдача архивных справок социально-правового характера (подтверждение стажа, пенсионных прав, факта рождения/брака/смерти для получения госуслуг, льгот и т.д.) — в соответствии с законодательством.
Платно:
- Генеалогические запросы (поиск по фамилиям без точных дат/мест).
- Изготовление архивных копий (ксерокопий, сканов), оплата за копирование и заверение.
- Выдача справок не социально-правового характера (например, для оформления гражданства другой страны, просто для интереса).
- Услуги по оцифровке (сканирование в высоком разрешении).

Оплата: Обычно производится по реквизитам архива (банковский перевод, терминал в архиве, почтовый перевод) после получения уведомления о готовности или наложенным платежом (по согласованию). Реквизиты уточняйте по телефону 8 (4712) -2-05-58 или в ответе на запрос.

Что делать, если ответ не пришел?

Проверьте папку «Спам» в почте (если запрос был электронным).
Проверьте статус на портале «Архивы России» в личном кабинете.
Позвоните в отдел исполнения запросов: 8 (4712) -2-05-58. Назовите регистрационный номер запроса (если был) или свою ФИО и дату отправки.
Если сроки исполнения (30 дней для госуслуг) истекли, а ответа нет — можно написать жалобу директору архива или в Федеральное архивное агентство (Росархив) через портал «Архивы России» или Госуслуги.

Контакты для справок (Дополнительно)

В Курске функционирует также Государственный архив общественно-политической истории Курской области (ГАОПИКО) (партийные, комсомольские, советские фонды, личные фонды деятелей). Если ваш запрос касается советского периода (партийные карточки, протоколы съездов, фонды обкомов/райкомов), возможно, нужно обращаться туда. Уточните по телефону ГАКО, куда адресовать запрос.

Чек-лист перед отправкой запроса

[ ] Указан точный адрес архива: ул. Ленина, 57, г. Курск.
[ ] Заполнены ФИО, дата рождения, адрес и телефон запрашивающего.
[ ] Четко сформулирована цель запроса.
[ ] Для каждой искомой персоны: ФИО, дата/место события, вероисповедание, сословие.
[ ] Указана цепочка родства (если генеалогия).
[ ] Приложены копии паспорта и документов о родстве.
[ ] Указаны известные архивные шифры (Фонд, Опись, Дело) — это критически важно для скорости.
[ ] Выбран способ отправки (Портал «Архивы России» / E-mail / Почта / Лично).
[ ] Сохранен скан/фото отправленного письма и квитанция почты/скриншот портала.

Главное правило: Чем точнее и полнее вы опишете известные факты (даты, места, имена, веру, сословие) и чем больше архивных шифров укажете, тем быстрее и дешевле получите результат. Не пишите «поэму о семье», архивистам нужны сухие факты для поиска по указателям и описям. Удачи в поисках!