Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить и подать запрос в межведомственный архив, какие нормативные акты регулируют процесс, какие электронные сервисы доступны, а также предоставить практические рекомендации и образцы заявлений․

Что такое межведомственный запрос?

Межведомственный запрос – это официальное обращение одного государственного (муниципального) органа к другому с целью получения документов, сведений или информации, необходимой для оказания государственных (муниципальных) услуг․ В контексте архивов такой запрос используется для получения архивных справок, выписок, копий документов, а также для подтверждения фактов, важных для социально‑правового обеспечения граждан․

Согласно Федеральному закону от 27 июля 2010 г․ № 210‑ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», межведомственный запрос должен соответствовать требованиям, установленным статьей 15․1 этого закона․

Нормативно‑правовая база

1. ФЗ № 210‑ФЗ (2010) – основной закон, регулирующий порядок подачи и рассмотрения межведомственных запросов․
2. Статья 7․2 Федерального закона «О представлении документов и информации, необходимых для предоставления государственных и муниципальных услуг, в рамках межведомственного информационного взаимодействия» – определяет порядок обмена информацией между органами․
3. Административный регламент государственных архивов Свердловской области – описывает процесс получения архивных справок, выписок и копий, связанных с социальной защитой граждан․
4. Регламент использования Системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) – технические требования к электронным запросам․

Кому и когда нужен запрос в архив?

• Гражданам – при оформлении пенсии, соцпособий, подтверждении права на льготы․
• Юридическим лицам – при проверке юридической чистоты недвижимости, наследственных делах․
• Исследователям и генеалогам – для получения сведений о предках, исторических событиях․
• Органам государственной власти – при подготовке аналитических материалов, судебных дел․

Способы подачи запроса

Письменный (бумажный) запрос

Традиционный способ, который всё ещё используется в регионах, где электронные сервисы не полностью внедрены․

1. Сформировать заявление в соответствии с образцом (см․ раздел 6)․
2. Подписать документ и приложить копию паспорта (для физических лиц) или устав (для юридических лиц)․
3. Отправить заказным письмом в архив или принести лично в приемную․
4. Сохранить копию заявления и трек‑номер отправления․

Электронный запрос через веб‑приемную архива

Большинство региональных архивов (в т․ч․ Архивный комитет Санкт‑Петербурга) предоставляют онлайн‑форму․

• Перейти на официальный сайт архива․
• Выбрать раздел «Межведомственные запросы»․
• Заполнить форму: ФИО, контактные данные, цель запроса, перечень требуемых документов․
• Прикрепить скан‑копии удостоверяющих документов․
• Отправить запрос и сохранить подтверждающий номер заявки․

Через СМЭВ (Система межведомственного электронного взаимодействия)

Для государственных органов и крупных юридических лиц предпочтителен именно этот способ․

1. Подключить свой ИТ‑центр к СМЭВ (требуется сертификат электронной подписи)․
2. Войти в личный кабинет СМЭВ и выбрать сервис «Межведомственные запросы»․
3. Заполнить электронную форму, указав код услуги (по классификатору ФЗ‑210‑ФЗ)․
4. Подписать запрос электронной подписью и отправить․
5. Отслеживать статус в разделе «Запросы СМЭВ → Межведомственные запросы»․

Требования к содержанию запроса

Запрос должен быть четким, конкретным и содержать следующие обязательные элементы:

• Наименование органа‑получателя (например, «Государственный архив Свердловской области»)․
• Основание обращения – ссылка на закон (ФЗ‑210‑ФЗ, статья 15․1)․
• Цель получения информации (социальная защита, наследственное дело, исследовательская работа и т․д․)․
• Перечень требуемых документов (архивные справки, выписки, копии актов)․
• Контактные данные заявителя (почтовый адрес, телефон, e‑mail)․
• Подпись и дата (для бумажного варианта) либо электронная подпись․

Образец заявления (бумажный вариант)

В _______________________ (наименование архива)
От _______________________ (ФИО полностью, ИНН/СНИЛС при наличии)
Адрес: _______________________
Телефон: _______________________
E‑mail: _______________________

ЗАЯВЛЕНИЕ
о предоставлении архивных документов в рамках межведомственного запроса
согласно ФЗ № 210‑ФЗ, ст․ 15․1

Прошу предоставить следующие архивные материалы:
Копию акта о рождении (ф․ 2, лист 5) гражданина _______________________;
Выписку из дела № ____________, касающегося ___________;
Справку о наличии (отсутствии) судимостей за период с ____ по ____․

Основание: необходимость подтверждения права на получение пенсии по старости (пункт 3 подп․ 1 Постановления Правительства РФ от № 1234)․

Приложения:
Копия паспорта;
СНИЛС;
Доверенность (если заявление подано представителем)․

Подпись ____________ Дата «__» ___________ 2026 г․

Сроки рассмотрения

Как получить ответ

• Электронный запрос – в личном кабинете СМЭВ или по e‑mail, указанному в заявке․
• Онлайн‑запрос – через личный кабинет на сайте архива (раздел «Мои заявки»)․
• Почтовый запрос – в виде письма с оригиналами документов, отправленного на указанный в ответе адрес․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли запросить документы, находящиеся в нескольких архивах одновременно?

Да․ В таком случае в заявлении указываются все архивы‑получатели, а запрос оформляется как единый межведомственный запрос, который распределяется между архивами в рамках СМЭВ․

Что делать, если архив отказал в выдаче документа?

Получить официальное объяснение причины отказа․
При наличии оснований (например, документ относится к закрытому фонду) подать апелляцию в вышестоящий орган (например, в Министерство культуры РФ)․
При необходимости обратиться в суд за защитой прав․

Нужно ли платить за выдачу архивных копий?

В большинстве случаев услуги по выдаче справок и выписок в рамках государственных услуг являются бесплатными․ Платные услуги (например, копирование больших массивов документов) оплачиваются согласно тарифам конкретного архива․

Контактные данные некоторых архивов (пример)

• Государственный архив Свердловской области
  Тел․: 8 (343) -34‑82‑42 (пн‑чт 10:00‑17:00, пт 10:00‑16:00, обед 12:30‑13:15)
  Электронная почта: info@gasvo․ru
  Сайт: archive-sverdlovsk․ru
• Архивный комитет Санкт‑Петербурга
  Тел․: 8 (812) -23‑45‑67
  Веб‑приемная: spb-archive․ru/online-request
• Национальный архив Республики Беларусь
  Тел;: +375 (17) -22‑33‑44
  Сайт: national-archive․by

Полезные ресурсы

1. Официальный портал государственных услуг gosuslugi․ru – раздел «Межведомственное взаимодействие»․
2. Система СМЭВ – smev․gosuslugi․ru․
3. Поиск по архивам Яндекса – yandex․ru/archive-search (по рукописным документам XVIII‑XX вв․)․
4. Региональные реестры архивных фондов – ссылки обычно находятся в разделе «Документы» официальных сайтов архивов․

Запрос в межведомственный архив – это формализованный процесс, регулируемый ФЗ № 210‑ФЗ и рядом подзаконных актов․ Современные технологии (веб‑приемные, СМЭВ) позволяют подавать запросы быстро и без бумажных носителей, однако в некоторых регионах всё ещё требуется традиционный письменный вариант․ Главное – соблюдать требования к оформлению, указывать точные основания и предоставлять все необходимые документы․ При правильном подходе гражданин или организация получат нужные архивные сведения в установленные сроки․

Дата публикации: 11 июля 2026 г․