Подольский архив (ПОДО) – один из крупнейших региональных архивов России, где хранятся документы XIX‑XX вв. от граждан, предприятий и государственных органов.
Если вам необходимо получить сведения из архива, оформить копию документа или задать вопрос специалистам, следует правильно оформить обращение. В этой статье мы подробно разберём, что такое обращение, какие виды обращений существуют, какие документы нужны и как подать запрос в электронном и письменном виде.

Что такое обращение?

В юридическом и административном контексте обращение – это официальное письмо (запрос, предложение, жалоба, заявление), направленное в государственное учреждение с целью получения информации, оказания услуги или решения возникшей проблемы. В русском языке обращение может быть:

• письменным (папка, электронное письмо, форма на сайте);
• устным (по телефону, в личном приёме).

Для архивов предпочтительно использовать письменный вариант, так как он фиксирует запрос и упрощает последующее отслеживание.

Виды обращений в Подольский архив

1. Запрос о предоставлении документов – основной тип, когда требуется копия или оригинал архива.
2. Заявление о копировании и оцифровке – если нужен электронный вариант.
3. Жалоба или претензия – при несогласии с решением архива.
4. Предложение или рекомендация – например, о проведении совместных мероприятий.

Как оформить обращение?

Структура письма

Обращение должно содержать следующие обязательные элементы:

• Шапка письма: название организации (если есть), ФИО заявителя, контактные данные (почтовый адрес, телефон, e‑mail).
• Дата составления обращения.
• Тема обращения (коротко, в одну строку).
• Текст обращения – чётко сформулированная цель, описание нужных документов (указать период, регистр, номер дела, если известен), основания запроса.
• Перечень прилагаемых документов (копия паспорта, доверенность, справка о праве на доступ и т.д.).
• Подпись заявителя.

Пример обращения

От: Иванов Иван Сергеевич,
 ул. Ленина, д. 12, кв. 34,
 г. Подольск, 142200,
 тел.: +7 (495) -23‑45‑67,
 e‑mail: ivanov@example.com

Тема: Запрос копий документов о регистрации предприятия «Техно‑Строй» за 1990‑1995 гг.

Текст обращения:

 Уважаемые сотрудники Подольского архива!

 В рамках подготовки к судебному разбирательству прошу предоставить копии следующих документов:
 1. Договор аренды помещения № 12/1991, зарегистрированный в 1991 г.;
 2. Финансовый отчёт за 1993 г.;
 3. Протокол общего собрания акционеров от г.

 Копии могут быть высланы в электронном виде на мой e‑mail или получены в архиве в течение 10 рабочих дней.

 В подтверждение моего права на доступ прилагаю копию паспорта и справку о статусе истца.
 Заранее благодарю за сотрудничество.

Приложения:
Копия паспорта.
Справка о праве доступа (выдана судом № 123/2026).

Подпись: ______________________
Иванов И. С.

Куда и как подавать обращение

Письменный вариант (по почте)

Если вы отправляете запрос обычной почтой, используйте следующий адрес:

Подольский государственный архив
142200, г. Подольск, ул. Советская, д. 5
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
e‑mail: archive@podolsk.gov.ru

Отправляйте письмо заказным письмом с уведомлением о вручении – так вы получите подтверждение доставки.

Электронный вариант

Для ускорения процесса рекомендуется воспользоваться порталом «Приём обращений граждан и организаций»:

1. Перейдите на сайт podolskarchive.ru/obraschenia.
2. Нажмите кнопку «Создать новое обращение».
3. Заполните форму: ФИО, контактные данные, тема, текст запроса.
4. Загрузите сканы необходимых документов (паспорт, доверенность).
5. Отправьте форму – система выдаст номер обращения (например, № 2026‑07‑09‑00123).

После отправки вы получите автоматическое подтверждение на e‑mail с указанием сроков рассмотрения.

Личный приём

Если требуется уточнить детали, можно записаться на личный приём:

• Телефон для записи: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно).
• Время приёма: с 09:00 до 18:00, без выходных.

Какие документы необходимо приложить?

Сроки рассмотрения и выдачи документов

• Стандартный срок рассмотрения запроса – 10 рабочих дней с момента получения полного пакета документов.
• Если запрос требует дополнительного исследования, архив обязан уведомить заявителя и указать новый срок (не более 30 дней).
• Копии документов могут быть выданы в электронном виде (PDF) сразу после оплаты (если оплата требуется).
• Оригиналы выдаются только в редких случаях и только после подписания акта приёма‑передачи.

Стоимость услуг

Подольский архив взимает плату за:

1. Копирование (печатные копии) – 0,30 ₽ за лист (цветные – 5 ₽).
2. Оцифровку (сканирование) – 0,20 ₽ за лист (PDF, без водяных знаков).
3. Экспресс‑выдачу (в течение 3 дней) – надбавка 30 % к базовой стоимости.

Оплата производится банковским переводом на счёт архива или наличными в кассе (при личном визите).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить доступ к документам онлайн?

Да. На сайте архива есть раздел «Электронный каталог», где доступны сканы некоторых фондов. Для получения закрытых материалов необходимо оформить официальное обращение.

Как узнать, какие документы находятся в архиве?

Сначала подайте запрос «О поиске документов», указав максимально возможные сведения (название организации, период, тип документа). Специалисты проведут поиск и пришлют вам акт о найденных материалах.

Что делать, если архив отказал в выдаче?

В случае отказа вы получаете официальное решение с указанием причин. На него можно подать жалобу в вышестоящий орган – Министерство культуры РФ, либо обжаловать в суд в течение 30 дней.

Можно ли оформить запрос от имени родственника?

Да, но потребуется нотариальная доверенность, подтверждающая ваше право действовать от имени родственника.

Полезные рекомендации

• Тщательно проверьте правильность указанных данных – неверный номер дела или период может привести к задержке.
• Сохраняйте номер обращения и копию отправленного письма (скриншот электронного запроса).
• Если запрос срочный, укажите в теме слово «СРОЧНО» и приложите подтверждающие документы (например, судебный приказ).
• При получении копий проверьте их на соответствие оригиналам и подпишите акт приёма‑передачи.

Обращение в Подольский архив – достаточно простой процесс, если следовать установленным правилам оформления и предоставлять все необходимые документы. Используйте электронный портал для ускорения рассмотрения, а при необходимости – личный приём. Помните, что правильное оформление обращения экономит ваше время и повышает шансы получить нужные материалы в кратчайшие сроки.

Удачной работы с архивными материалами!