Если вы ищете сведения о родственнике‑ветеране, хотите получить официальную справку из архива или оформить документ, подтверждающий участие в Великой Отечественной войне, необходимо подать заявление в архив. В статье подробно описаны все этапы: куда обращаться, какие данные нужны, как оформить запрос и чего ожидать от архива.

Зачем нужен запрос в архив?

• Получить копию личного дела военнослужащего (офицера, рядового, партизан).
• Установить судьбу (живет, умер, пропал без вести) и узнать о наградах.
• Оформить документ для получения пенсии, наград, государственных льгот.
• Создать личный архив семьи, добавить сведения в публичные базы («Память народа», «Подвиг народа»).

Куда обращаться?

В зависимости от того, где хранятся документы вашего предка, запрос может быть направлен в один из следующих архивов:

1. Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО) – г. Москва, 142100, Московская область, ул. Каширское шоссе, 27. Хранит личные дела офицеров, картотеки ЦШПД, документы партизанских формирований.
2. Государственный архив административных органов Свердловской области – для жителей Урала.
3. Объединённый государственный архив Челябинской области – принимает запросы по офицерам‑участникам ВОВ.
4. Региональные архивы (Пермский, Кировский, Тульский и др.) – если известен военный комиссариат, в котором был призван ваш предок.
5. Справочно‑информационный центр федеральных государственных архивов (СИЦ ФГА) – онлайн‑поиск и направление запросов в нужный архив.

Что должно содержать заявление?

Согласно рекомендациям Государственного архива административных органов Свердловской области, запрос обязан включать следующую информацию:

• Сведения о заявителе:
  • Фамилия, имя, отчество
  • Полный почтовый адрес
  • Телефон, e‑mail
• Тема запроса (например: «Запрос копии личного дела военнослужащего Петрова Ивана Ивановича»).
• Хронологические рамки – годы службы, даты рождения/смерти, период участия в боевых действиях.
• Максимум известной информации о герое:
  • ФИО военнослужащего
  • Дата и место рождения
  • Воинское звание, должность
  • Военный комиссариат, в котором был призван
  • Воинская часть, номер, название (если известны)
  • Награды, медали, ордена
  • Дата и место гибели (если известны)
  • Шифр, номер шкафа и ящика (если вы уже знакомы с данными из «Памяти народа»)
• Сведения о ближайших родственниках (ФИО, степень родства, даты рождения).
• Подпись заявителя и дата составления заявления.

Пошаговая инструкция по подготовке и отправке запроса

Шаг 1. Сбор исходных данных

1. Поиск в открытых онлайн‑базах: Память народа, Подвиг народа, Сайт СИЦ ФГА. Запишите найденный архивный шифр, номер шкафа/ящика.
2. Соберите семейные документы: свидетельство о рождении, военный билет, фотографии, письма.
3. Определите, в какой региональный архив могут находиться документы (по месту призыва, месту службы).

Шаг 2. Оформление заявления

Для большинства архивов достаточно письменного запроса в свободной форме, но рекомендуется использовать шаблон (см. ниже). Заявление можно отправить:

• по почте (рекомендовано с заказным письмом);
• по электронной почте (если архив принимает e‑mail‑запросы);
• через онлайн‑форму на сайте архива.

Шаг 3. Прикрепление копий документов

К заявлению прикладывают копии:

• паспортных данных заявителя;
• свидетельства о рождении/свидетельства о браке (если подтверждают родство);
• скан военного билета или наградных листов (если есть);
• копию предыдущих запросов (если уже обращались).

Шаг 4. Отправка запроса

Пример адреса для ЦАМО:

 Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО) -42100, Московская область, г. Москва,
 ул. Каширское шоссе, 27
 Россия

Если отправляете электронно – в теме письма укажите «Запрос документов ВОВ – ФИО военнослужащего». В теле письма вставьте полностью оформленное заявление (см. шаблон).

Шаг 5. Ожидание ответа

Сроки рассмотрения зависят от загруженности архива:

• ЦАМО – от 30 до 90 дней.
• Региональные архивы – от 15 до 60 дней.

Если запрос требует дополнительной экспертизы, архив может запросить уточняющие сведения.

Образец заявления

Заявление
в [название архива]

От: Иванов Сергей Петрович
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: sergey.ivanov@example.com

Тема: Запрос копии личного дела участника Великой Отечественной войны

Сведения о заявителе
ФИО: Иванов Сергей Петрович
Документ, удостоверяющий личность: паспорт РФ № 45 12 345678

Сведения о военнослужащем (герое)
ФИО: Петров Иван Иванович
Дата рождения: г.
Место рождения: г. Екатеринбург, Свердловская область
Военный комиссариат: Екатеринбургский военный комиссариат № 3
Воинская часть: 1235‑й стрелковый батальон
Звание: старший сержант
Награды: Орден Красного Знамени, медаль «За Победу»

Хронологические рамки
Служба в армии: 1941‑1945 гг.
Участие в боевых действиях: Сталинградская битва (1942‑1943), Курская битва (1943)

Дополнительные сведения
- Архивный шифр, найденный на портале «Память народа»: 45‑03‑12‑00123
- Номер шкафа/ящика: ШК‑12, ящик‑34
- Родственники, подтверждающие родство: мать – Петрова Мария Ивановна (свидетельство о рождении № 12345)

Перечень прилагаемых документов
Копия паспорта заявителя.
Копия свидетельства о рождении (заявителя).
Копия военного билета Ивана Петрова (если имеется).
Скан выписки из портала «Память народа» с архивным шифром.

Подпись
_____________________/Иванов С.П.

Что делать, если архив не нашёл документы?

• Проверьте правильность указанных данных (фамилия, дата рождения, военный комиссариат).
• Обратитесь в другой региональный архив, возможно, дело хранится в другом месте.
• Подайте повторный запрос с уточнёнными сведениями.
• Если документ считается рассекреченным, попробуйте поискать в открытых базах («Подвиг народа», «Военно‑исторический портал»).

Полезные ссылки и ресурсы

• Память народа – база данных о награждённых и погибших.
• Подвиг народа – сведения о подвигах и наградах.
• СИЦ ФГА – справочно‑информационный центр федеральных государственных архивов;
• РГАСПБ – региональный государственный архив Санкт‑Петербурга (для жителей Северо‑Запада).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли получить копию личного дела бесплатно?

В большинстве случаев архивы предоставляют копии за плату (копировальные услуги, сканирование). Однако справка о наличии/отсутствии дела может быть выдана бесплатно.

Вопрос: Как ускорить процесс?

Убедитесь, что в заявлении указаны все известные сведения, приложены копии документов, а также точный архивный шифр (если он известен). Чем полнее запрос, тем меньше вероятность возврата на уточнение.

Вопрос: Что делать, если документ находится в закрытом (секретном) архиве?

Для доступа к документам, находящимся в закрытом фонде, необходимо получить разрешение от архива. Обычно это возможно только для прямых потомков или при наличии официального интереса (например, суд).

Вопрос: Нужно ли заверять заявление у нотариуса?

Заверять заявление нотариально не требуется, но иногда архив может попросить заверенную копию паспорта заявителя.

Подготовка и отправка заявления в архив участников ВОВ – процесс, требующий внимательности к деталям. Следуя описанным шагам, используя готовый шаблон и проверяя информацию в открытых базах, вы значительно повысите шансы получить нужные документы быстро и без лишних осложнений.

Помните: каждый найденный документ – это часть семейной истории и важный вклад в сохранение памяти о героях Великой Отечественной войны.