Цель статьи – помочь гражданам правильно оформить запрос в архив (национальный или муниципальный) для получения официального подтверждения
заработной платы, необходимого при оформлении пенсионных прав.
Почему требуется справка из архива?
- Для расчёта страховых пенсий, если в текущих кадровых документах отсутствуют сведения о заработной плате за определённый период.
- Для подтверждения стажа работы в случае, когда предприятие уже не существует или переименовалось.
- Для предоставления в Пенсионный фонд, органы соцзащиты, суды и другие инстанции.
Правовая основа
Запросы о стаже и/или заработной плате регулируются:
- Законодательством Республики Беларусь о архивных услугах (п. 1 ст. 30 Закона «Об архивном деле»).
- Административным регламентом муниципального архива (пример – Приложение 7. Форма заявления о предоставлении архивной информации о стаже работы или о размере заработной платы).
Куда обращаться?
| Орган | Адрес | Контакты |
|---|---|---|
| Национальный архив Республики Беларусь | 220114, г. Минск, пр‑т Независимости, 116 | Читальный зал: (017) -51‑05‑12 Приёмная: (017) -72‑67‑78 Отдел делопроизводства: (017) -03‑27‑43 e‑mail: info@mail.narb.by |
| Муниципальный архив (пример – Воскресенск, Московская область) | ул. Макаёнка, 12, корп. 1, г. Минск | Тел.: (017) -72‑29‑52 e‑mail: архив@mos.gov.ru |
Что нужно подготовить?
- Заполненное заявление (шаблон ниже).
- Копию паспорта (страницы с личными данными).
- Документы, подтверждающие факт работы (трудовой договор, приказы о приёме/увольнении, справки с места работы).
- Квитанцию об уплате государственной пошлины (если требуется).
Как правильно заполнить заявление
Ниже – полный образец заявления, который можно распечатать и заполнить вручную или оформить в электронном виде.
В [Наименование архива] от [Ф.И.О. заявителя] (паспорт: серия ___ номер ___, выдан ___, дата ___, ИНН ___) Адрес: _________________________________ Телефон / e‑mail: _______________________ Заявление о предоставлении архивной информации о заработной плате для целей пенсионного обеспечения Прошу предоставить архивную справку (выписку, копию) о размере заработной платы за период с ____ по ____ для подтверждения права на пенсионные выплаты. Личная информация: - Фамилия (на момент работы): _______________________ - Полное название организации (на период работы): _______________________ - При изменении названия организации (если было): _______________________ - Структурное подразделение: _______________________ - Должность: _______________________ - Адрес места работы: _______________________ - Дата начала работы: _______________________ - Дата окончания работы: _______________________ - Номер приказа о приёме на работу: __________, дата: __________ - Номер приказа об увольнении: __________, дата: __________ Требуемый документ: ☐ Справка о заработной плате (указать период) ☐ Выписка из расчётных листков ☐ Копия расчётных листков Количество экземпляров: ___ Прилагаемые документы: Копия паспорта. Трудовой договор / приказ о приёме на работу. Приказ об увольнении (если есть). Расчётные листки (по возможности). Квитанция об уплате пошлины (если требуется). Подпись заявителя _______________________ Дата __________
Пошаговая инструкция подачи заявления
- Соберите документы. Убедитесь, что все копии читаемы.
- Заполните заявление. Не оставляйте пустых обязательных полей (отмечены * в оригинальном шаблоне).
- Оплатите пошлину. При необходимости оплатите государственную пошлину (обычно 5–10 руб.). Сохраните квитанцию.
- Отправьте запрос. Лично в приёмную, по почте с описью вложения или через электронную почту (если архив принимает документы в электронном виде).
- Ожидайте ответ. По закону архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 дней. При необходимости могут запросить дополнительные сведения.
- Получите справку. Справку можно забрать лично или получить в виде скан‑копии на e‑mail.
Часто задаваемые вопросы
Где искать документы, если предприятие сейчас не существует?
Если организация ликвидирована, её архивные документы хранятся в Национальном архиве Республики Беларусь
(для юридических лиц типа ООО, ОАО, ЗАО, ЧУП, ИП архивных материалов нет – в таком случае следует обращаться в налоговые органы или в Пенсионный фонд).
Можно ли получить справку в электронном виде?
Да, многие архивы (в т.ч. Национальный архив) предоставляют скан‑копии по запросу. Укажите желаемый способ получения в заявлении.
Что делать, если запрос отклонён?
Получите официальное объяснение причины отказа. При наличии оснований (например, отсутствие документов) можно подать повторный запрос в другой архив или обратиться в суд.
Полезные рекомендации
- Проверяйте, существует ли уже готовая справка в текущем работодателе – это ускорит процесс.
- Указывайте точные даты и названия подразделений, чтобы архив мог быстро найти нужные дела.
- Сохраняйте копии всех отправленных документов и подтверждений об оплате.
- Если запрос делается от имени организации, приложите доверенность.
Пример готового письма (PDF)
На официальном сайте Национального архива доступен образец заявления в формате PDF. Скачайте, распечатайте и заполните.
Получение архивной справки о заработной плате – важный шаг для подтверждения пенсионных прав. Следуя приведённому образцу заявления и рекомендациям, вы сможете оформить запрос быстро и без лишних ошибок. При возникновении вопросов обращайтесь в приёмную архива или к юристу, специализирующемуся на пенсионных делах.
Дата публикации: