Поиск сведений о судьбе родственника, участвовавшего в Великой Отечественной войне 1941–1945 гг., — это важная миссия для сохранения исторической памяти семьи. Сегодня значительная часть архивных фондов оцифрована и доступна онлайн, однако глубокие сведения (подробные служебные характеристики, личные дела, медицинские документы, детали о плене или пропаже без вести) часто хранятся только в физических архивах и требуют составления официального письменного запроса.

В этой статье мы подробно разберем весь процесс: от предварительного сбора данных через открытые базы до правильного оформления и направления запроса в конкретный архивный фонд.

Этап 1: Предварительный поиск в открытых базах данных (бесплатно)

Прежде чем писать в архив, обязательно проверьте онлайн-ресурсы. Это сэкономит месяцы ожидания и поможет собрать «ключевые данные» (номер воинской части, дату призыва, воинское звание, награждения), без которых архивисты не смогут идентифицировать человека среди миллионов однофамильцев.

Основные порталы для первичного поиска:

• «Память народа» (pamyat-naroda.ru) — главный портал Минобороны РФ. Содержит оцифрованные наградные листы, ведомости потерь, боевые журналы частей, карты захоронений. Позволяет искать по ФИО, году рождения, месту призыва.
• «Подвиг народа» (podvignaroda.ru) — база наградных документов (ордера, медали, наградные листы). Идеален для уточнения номера части и подвига, за который награждали.
• Обобщенный банк данных «Мемориал» (obd-memorial.ru) — данные о погибших, пропавших без вести, умерших от ран и болезней, захоронениях. Часто содержит сведения, которых нет в «Памяти народа».
• «Признанные» (priznannye.ru) — база данных о советских военнопленных и интернированных.
• Сайт «Солдат.ру» (soldat.ru) — справочники полевых почтовых станций, номера частей, списки пленников и больничные листы.
• РГАСПИ — Партизанское движение — отдельная база на сайте rgaspi.ru для поиска участников партизанского движения, представленных к наградам.

Совет: Сохраняйте скриншоты или распечатывайте найденные документы (наградные листы, карточки захоронения, ведомости потерь). Их копии обязательно прикладывайте к официальному запросу в архив — это ускорит поиск в разы.

Этап 2: Сбор исходных данных для идентификации

Архивисты не ищут «Ивана Иванова 1905 года рождения» — их слишком много. Для успешного запроса нужен «минимальный набор»:

1. ФИО полностью (как в документах: до войны, после войны, возможные опечатки).
2. Дата и место рождения (деревня/город, уезд/район, губерния/область).
3. Место призыва (военный комиссариат: город/район, область). Это критически важный параметр для ЦАМО.
4. Дата призыва/поступления в ряды РККА (хотя бы год).
5. Воинское звание на момент призыва/гибели.
6. Номер воинской части (в/ч) или название соединения (дивизия, полк, армия) — если известно из наградных листов или писем.
7. Судьба: погиб, пропал без вести, скончался после войны, вернулся домой.
8. Награды (медали, ордена) — по ним легко найти наряд в «Подвиге народа».

Где взять данные, если их нет в семье?

• Военкомат по месту призыва (архив призывников, личные дела).
• ЗАГС — свидетельства о смерти/браке (место жительства после войны).
• Книги Памяти регионов.
• Семейный архив: письма (номер ФПС, полевой почтовой станции = номер части), фото с наградными знаками, извещения о гибели/пропаже.

Этап 3: Определение адресата — в какой архив писать?

В России нет единого «военного архива». Документы распределены по ведомственному признаку. Выбор неправильного архива — самая частая причина отказа.

Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО) — г. Подольск, Московская обл.

Адрес: 142100, Московская обл., Подольск, ул. Кирова, д. 74. Сайт: archive.mil.ru

Что хранит: Главный фонд по сухопутным войскам Красной Армии (1941–1945 гг.).

• Боевые журналы частей, ведомости потерь (санарные, несанарные), наряды, приказы.
• Личные дела офицеров и генералов (фонд 4, 33 и др.).
• Деловодство штабов фронтов, армий, корпусов, дивизий, полков.
• Картотека захоронений (переданная из военкоматов).

Кому писать: Если ваш родственник служил в сухопутных войсках (пехота, артиллерия, танки, авиация ВВС Красной Армии, связисты, саперы и т.д.) и вы знаете номер части (в/ч) или место призыва.

Российский государственный военный архив (РГВА) — г. Москва

Адрес: 121069, г. Москва, ул. Большая Дмитровка, д. 17. Сайт: rgva.ru

Что хранит: Фонды до 1941 г. (предвоенное время), а также документы НКВД/НКГБ/МГБ/МВД (пограничники, внутренние войска, спецподразделения «Смерш», ГУЛАГ, фильтрационные лагеря).

Кому писать: Если родственник служил в НКВД, пограничных войсках, был репрессирован/реабилитирован, прошел фильтрационные лагеря после плена.

Центральный военно-морской архив (ЦВМА) — г. Санкт-Петербург

Адрес: 190000, г. Санкт-Петербург, ул. Ломоносова, д; 7. Сайт: cvma.ru (раздел на сайте РГВА/Минобороны).

Что хранит: Документы Военно-морского флота (Краснознаменный Балтийский, Черноморский, Северный, Тихоокеанский флоты, Амурская и Днепровская флотилии).

Кому писать: Если родственник был моряком, офицером ВМФ, служил на кораблях/базах флота.

Архив Военно-медицинского музея Минобороны РФ, г. Санкт-Петербург

Адрес: 191014, г. Санкт-Петербург, ул. Лазаретная, д. 2. Сайт: vmmuz.ru

Что хранит: Медицинские документы: больничные листы, ведомости эвакуации, карты раненых/больных, документы о санарных потерях.

Кому писать: Если нужно узнать подробности о ранениях, контузиях, болезнях, лечении в госпиталях, причине смерти в медпункте.

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) — г. Москва

Адрес: 119991, г. Москва, Б. Пироговский пер., д. 17. Сайт: garf.ru

Что хранит: Документы центральных органов госвласти (СНК, ГКО, Ставка ВГК), фонды эвакуационных органов, трудовой фронты, репатриации.

Региональные архивы (Областные/Краевые/Республиканские)

Хранят фонды районных/городских военкоматов (личные дела призывников, списки призывников, вызывные повестки), фонды партийных органов, исполкомов Советов (Книги Памяти, списки эвакуированных).

Кому писать: Если не знаете номер части, но знаете точное место призыва — пишите в архив этого региона (например, Объединенный госархив Челябинской обл., Госархив Пермского края и т.д.).

Этап 4: Оформление официального запроса

Запрос пишется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты. Можно отправить почтой (ценным письмом с вложением), через форму на сайте архива (если есть) или через Госуслуги (для некоторых архивов).

Образец структуры запроса:

Кому: Директору [Название архива, например: ФГБУ «Центральный архив Министерства обороны РФ»]
Адрес: [Юридический адрес архива]

От кого: [Ваши ФИО полностью]
Прописка/Регистрация: [Ваш полный почтовый адрес с индексом]
Телефон: [Номер для связи]
Email: [Электронная почта]

ЗАЯВЛЕНИЕ (ЗАПРОС)
на предоставление архивной информации

Прошу предоставить сведения о моем родственнике:
ФИО: [Иванов Иван Иванович]
Дата рождения: []
Место рождения: [Смоленская обл., Вяземский р-н, д. Петровское]
Место призыва: [Вяземский РВК Смоленской обл.]
Дата призыва: [Июль 1941 г.]
Воинское звание: [Рядовой]
Судьба: [Пропал без вести / Погиб / Скончался 1985 г.]
Известные части/номера в/ч: [в/ч 12345, 150-я СД] — если есть из баз «Память народа»/«Подвиг народа»
Награды: [Медаль «За отвагу» по наряду в/ч 12345 от ] — приложите копию наградного листа

Цель запроса: установление судьбы, получение копий документов (личного дела, боевого журнала части, ведомости потерь, наряда о награждении, медицинских документов) для perpetuating памяти / оформления социальных выплат / вступления в право наследования.

Прилагаю копии документов, подтверждающих родственные отношения:
- Копия моего паспорта (разворот с фото и пропиской).
- Копия свидетельства о рождении/браке (подтверждающее родство с искомым).
- Копии найденных архивных документов (наградные листы, карточки «Память народа»).

Важные нюансы оформления:

• Доказательство родства: Архивы имеют право отказать, если не подтверждены родственные связи (ст. 14 ФЗ «Об архивном деле в РФ»). Прикладывайте цепочку документов: ваш паспорт + ваше свидетельство о рождении (где указаны родители) + свидетельство о рождении родителя (где указан дед-участник ВОВ) + свидетельство о браке (если менялась фамилия).
• Цель запроса: Обязательно укажите цель. Для гос. выплат/пенсий архивы выдают справки на бланке строгой отчетности. Для личных целей — копии документов.
• Платность: Поиск информации по запросам физических лиц, связанным с установлением прав и законных интересов (пенсия, жилье, реабилитация), — бесплатен (ст. 22 ФЗ «Об архивном деле»). Поиск «для истории семьи» может быть платным (по тарифам архива). Уточняйте на сайте конкретного архива.
• Сроки: Закон устанавливает срок ответа — 30 календарных дней со дня регистрации запроса. Сложные поиски могут продлеваться до 3 месяцев с уведомлением вас.

Этап 5: Специфические ситуации и дополнительные источники

Участие в партизанском движении

Ищите в базе РГАСПИ (Фонд 1703 — Центральный штаб партизанского движения). Если найдете карточку/наградной лист — пишите запрос в РГАСПИ (Москва, ул. Тверская, 10) или в ЦАМО (фонды штабов партизанских движений фронтов).

Военнопленные и интернированные

База «Признанные» (priznannye.ru), архивы Красного Креста (ММКК), фонды НКВД (РГВА, фонд 100 — УПВИ ГУЛАГ, фильтрационные лагеря). Запрос в РГВА по форме «Сведения о прохождении фильтрации».

Пропавшие без вести / Поиск останков

Обратитесь в Военкомат по месту призыва (или текущему военкомату по месту жительства) с заявлением о внесении в Единый реестр захоронений. Параллельно пишите в ЦАМО за ведомостями несанарных потерь части. Свяжитесь с поисковыми отрядами региона предполагаемой гибели (через «Поисковое движение России» / «Долг»).

Сłużба после 1945 года (офицеры, долгосрочники)

Личные дела офицеров, служивших после войны, храняться в ЦАМО (фонд 4, 33, 388 и др.) и в Военно-медицинском архиве (СПб). Выдача сведений возможна только близким родственникам (супруг, дети, родители, братья/сестры) по решению суда или нотариальному запросу.

Наградные документы (оригиналы наградных листов)

Оригиналы наградных листов по орденам и медалям ВОВ хранятся в ЦАМО (фонд 33 — наградные дела) и в РГВА (фонд 33, наградные дела НКВД). В «Подвиге народа» часто есть только сканы; Для получения заверенной копии на бланке архива — пишите официальный запрос.

Этап 6: Пошаговый алгоритм действий (Чек-лист)

1. Соберите всё, что есть дома: фото, письма (ФПС), документы, устные воспоминания старших родственников.
2. Пройдитесь по базам: «Память народа» → «Подвиг народа» → «Мемориал» → «Признанные». Сохраните всё найденное (скриншоты, PDF, номера фондов/описаний/дел, если указаны).
3. Определите архив-адресата по роду войск (Сухопутные, ЦАМО Подольск; Флот, ЦВМА СПб; НКВД/Пограничники — РГВА Москва; Медицина — ВММ СПб; Призыв — Областной архив).
4. Соберите пакет документов о родстве (паспорт + цепочка свидетельств о рождении/браке).
5. Напишите запрос по образцу выше. Укажите цель (пенсия/память/наследство). Приложите копии найденных онлайн-документов.
6. Отправьте запрос:
   • Почта России: Ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении (самый надежный способ).
   • Электронно: через форму обратной связи на сайте архива (archive.mil.ru, rgva.ru, cvma.ru) или через портал Госуслуг (раздел «Обращения в госорганы»).
7. Зафиксируйте регистрационный номер входящего документа (придет по почте/email/Госуслугам).
8. Ждите ответа (до 30 дней). Если отказ, просите разъяснить причину и уточните, в какой фонд/описание/дело стоит посмотреть (архивисты часто дают устные консультации по телефону).
9. При отрицательном ответе: уточните данные, проверьте другие архивы, обратитесь к профессиональным гениалогам или поисковым отрядам.

Полезные контакты и ссылки (актуально на 2026 год)

• ЦАМО (Подольск): +7 (4967) -4-77-77, archive.mil.ru (раздел «Обращения граждан»)
• РГВА (Москва): +7 (495) -92-38-18, rgva.ru
• ЦВМА (СПб): +7 (812) -14-35-62, сайт Минобороны / РГВА
• Архив ВММ (СПб): +7 (812) -33-15-76, vmmuz.ru
• РГАСПИ (Партизаны): +7 (495) -92-08-15, rgaspi.ru
• Федеральное архивное агентство (Росархив): rosarchive.gov.ru — реестр архивов, нормативные акты, форма обращения.
• Портал «Память народа»: pamyat-naroda.ru
• Портал «Подвиг народа»: podvignaroda.ru
• ОБД «Мемориал»: obd-memorial.ru

Запрос в военный архив, это не мгновенное действие, а процесс, требующий терпения и системности. Главный секрет успеха — качественная предварительная работа в открытых базах данных. Чем точнее вы укажете номер части, дату призыва и воинское звание, опираясь на наградные листы из «Памяти народа» или «Подвига народа», тем выше вероятность, что архивист найдет личное дело, боевой журнал или ведомость потерь за 30 дней.

Не бойтесь писать повторно, уточнять детали по телефонам справок архивов и привлекать к поиску профессионалов, если собственные силы исчерпаны. Память о подвиге предка того стоит.

Статья подготовлена на основе актуальной на информации из открытых источников, сайтов Минобороны РФ, Росархива, ЦАМО, РГВА, ЦВМА и поисковых порталов. Адреса и телефоны могут меняться, проверяйте их на официальных сайтах перед отправкой.