В любой момент жизни может возникнуть необходимость получить сведения из государственных или муниципальных архивов: подтверждение родства, справка о военной службе, выписка из судебных протоколов, копия земельного акта и т.п. Правильное оформление запроса экономит время, избавляет от лишних уточнений и ускоряет выдачу нужного документа.

Что такое запрос в архив?

Запрос – это официальное письменное (или электронное) обращение гражданина, юридического лица или их представителя к архиву с требованием предоставить:

• архивную справку;
• архивную выписку (частичный текст документа);
• копию (полный документ);
• информационное письмо с указанием места хранения и наличия нужных материалов.

Запросы делятся на социально‑правового характера (для личных нужд) и делового характера (для исследовательской или коммерческой деятельности).

Правовые основы

Основные нормативные акты, регулирующие порядок обращения в архивы РФ:

1. Федеральный закон № 211‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2002 г.).
2. Приказ Министерства культуры РФ от № 57 «Об утверждении Положения о порядке предоставления архивных справок, выписок и копий».
3. Регламенты государственных и региональных архивов (например, Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)).

Согласно закону, архив обязан рассмотреть запрос в течение 15 календарных дней (если документ находится в том же архиве) и в течение 5 дней – передать его в другой архив, если материал хранится в другом месте.

Кому и куда обращаться

Запрос можно направлять в:

• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) – ул. Профсоюзная, 82, г. Москва, 117993.
• Региональные (областные, краевые) архивы – адреса и контакты указаны на их официальных сайтах.
• Муниципальные архивы – в зависимости от места жительства или места хранения документов.

Для справочной информации о месте хранения документов можно обратиться в Справочно‑информационный центр федеральных архивов (e‑mail: sic_faamail.rgantd.ru).

Как подготовить запрос: обязательные реквизиты

В запросе необходимо указать:

1. Шапку обращения: ФИО (или название организации), адрес, телефон, e‑mail.
2. Тема запроса: «Запрос архивной справки/выписки/копии».
3. Наименование и реквизиты искомого документа (если известны): архивный фонд, дело, номер, год, период.
4. Цель обращения (например, подтверждение родства, подготовка к суду, исследовательская работа).
5. Форма получения ответа: информационное письмо, справка, выписка, копия; способ доставки – почтой, курьером, на электронную почту.
6. Приложения (копии паспортов, свидетельств о рождении, доверенности, если запрос подаёт представитель).
7. Подпись заявителя и дата.

Образец заявления (бумажный вариант)

В _________________________
(наименование архива)

От _________________________
(Ф.И.О., адрес, телефон, e‑mail)

Заявление (запрос архивной справки/выписки/копии)

Прошу выдать (предоставить) архивную справку/выписку/копию по следующему документу:


Фонд: Фонд № 12 «Документы о населении»
Дело: Дело № 3456 «Свидетельства о рождении»
Номер документа: № 78
Год создания: 1912


Цель обращения: подтверждение родства с предком Иваном Петровичем Сидоровым (дата рождения ).

Форма получения ответа:

Архивная выписка в бумажном виде, отправить почтовым отправлением на указанный выше адрес.


Приложения:

Копия паспорта заявителя.
Копия свидетельства о рождении предка.
Доверенность (если запрос подаёт представитель).


Подпись _____________________ Дата __________

Электронный запрос

Большинство архивов принимает запросы через официальные онлайн‑формы или по электронной почте. Преимущества электронного обращения:

• Сокращение времени на доставку документов.
• Возможность прикрепить сканы приложений сразу в письме.
• Автоматическое подтверждение получения (квитанция).

Для подачи электронного запроса выполните следующие шаги:

1. Перейдите на сайт нужного архива (например, garf.ru).
2. Найдите раздел «Обращения граждан» → «Электронный запрос».
3. Заполните форму, указав те же реквизиты, что и в бумажном заявлении.
4. Прикрепите сканы документов (паспорт, доверенность, подтверждающие материалы).
5. Отправьте запрос и сохраните полученный номер заявки.

Сроки рассмотрения и получение ответа

Если срок превышен, вы имеете право написать письмо‑претензию в архив с указанием номера заявки и требованием ускорить процесс.

Как получить документ

В зависимости от выбранной формы ответа, документ может быть получен:

• Почтовой отправкой (рекомендовано использовать заказное письмо с уведомлением о вручении).
• Курьерской доставкой – часто предлагается за дополнительную плату.
• Электронно – скан в формате PDF, отправленный на указанный e‑mail.
• Лично в архиве – при необходимости можно прийти в читальный зал и получить оригинал в присутствии архивного сотрудника.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за выдачу документов?

За предоставление архивных справок, выписок и копий обычно взимается плата за копирование (по тарифу ФСБ). Стоимость зависит от объёма страниц и формата (бумажный/электронный). Информацию о тарифах можно уточнить на сайте конкретного архива.

Можно ли получить документ без личного присутствия?

Да. При указании в запросе способа доставки «по почте» или «на электронную почту» архив обязан выполнить запрос дистанционно, если документ не требует личного ознакомления (например, конфиденциальные материалы).

Какие документы подтверждают право на запрос?

Для личных нужд достаточно копии паспорта заявителя. Если запрос подаёт представитель, требуется доверенность (нотариальная) и копия паспорта представителя.

Что делать, если архив отказал в выдаче?

Отказ может быть связан с:

• Отсутствием документа.
• Ограничениями доступа (секретность, персональные данные).
• Неполнотой или ошибками в запросе.

В таком случае архив обязан предоставить письменное объяснение причины отказа. При несогласии можно обжаловать решение в суд или в уполномоченный орган (Росархив).

Полезные ссылки и ресурсы

• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)
• Сайт Федерального архива России
• КонсультантПлюс – нормативные акты по архивному делу
• Московский государственный архив
• Образцы заявлений (PDF/ DOCX) – garf.ru/forms