Центральный архив Российской Федерации (ЦАРФ) – один из крупнейших государственных архивов, где хранятся документы, относящиеся к истории страны, военной службе, государственной администрации и многим другим сферам. Если вам необходимо получить сведения из фондов архива, следует оформить запрос в соответствии с установленными правилами. В этой статье мы подробно разберём все этапы: от подготовки обращения до получения ответа и обжалования отказа.

Правовая основа запросов в архивы

Запросы граждан в государственные архивы регулируются следующими нормативными актами:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Постановление Правительства РФ от № 896 «Об утверждении Положения о порядке доступа к архивным документам»;
• Приказ Минкультуры РФ № 126 от «Об организации работы с запросами в федеральные архивы».

Согласно этим документам, каждый гражданин имеет право запросить:

• информационное письмо (сведений о наличии или отсутствии нужных документов);
• копию архивного документа (в электронном или бумажном виде);
• выдержку из документа.

Куда и как отправлять запрос

Адресные данные центрального архива

Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦАМО) – один из самых часто упоминаемых в запросах, однако в контексте «Центральный архив Российской Федерации» обычно имеется в виду:

Способы подачи

1. Электронный запрос через портал Госуслуг – самый быстрый способ. Необходимо зайти в раздел «Министерство обороны», выбрать пункт «Запросы в архив», заполнить форму и прикрепить сканированные копии подтверждающих документов;
2. Электронная почта – отправка письма в формате PDF/Word на указанный выше e‑mail. В теме письма укажите «Запрос в ЦАРФ – ФИО, № обращения».
3. Почтовое отправление – традиционный способ. Письмо отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении на указанный физический адрес.
4. Личный кабинет на сайте архива – некоторые архивы (например, Архивы Санкт‑Петербурга) предоставляют личный кабинет, где запрос формируется онлайн и отслеживается статус.

Что должно быть в запросе

Запрос считается корректным, если в нём указаны все обязательные реквизиты. Ниже – перечень обязательных пунктов:

• Шапка обращения: «В Министерство культуры РФ / В Центральный архив Российской Федерации»;
• ФИО заявителя, дата рождения, место жительства (полный почтовый адрес);
• Контактные данные: телефон, e‑mail;
• Основание запроса (например, «в соответствии со ст. 28 ФЗ‑125‑ФЗ»);
• Точное описание запрашиваемого документа (фонд, опись, номер дела, период, тема);
• Цель получения (исследовательская работа, подтверждение родства, юридические нужды и т.д.);
• Перечень прилагаемых документов (паспорт, свидетельство о рождении, доверенность, если запрос подаёт представитель).

Пример шаблона запроса

В
Центральный архив Российской Федерации
ул. Кирова, 74, г. Подольск, Московская область, 142100

От: Иванов Иван Иванович
проживающего по адресу: 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, кв. 5
тел.: +7 (495) -23‑45‑67
e‑mail: ivanov@example.com

«__» __________ 2026 г.

ЗАПРОС
в соответствии со ст. 28 Федерального закона № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Прошу предоставить информацию (информационное письмо, копию, выдержку) из
фондов: Фонд 12 «Документы Министерства обороны РФ за 1941‑1945 гг.»,
дело № 12345, листы 12‑15, касающиеся службы моего деда, Петрова Петра Петровича (дата рождения , участник Великой Отечественной войны).

Цель запроса: подтверждение статуса ветерана для получения государственной пенсии;

К заявлению прилагаю:
Копию паспорта заявителя;
Копию свидетельства о рождении Петрова Петра Петровича;
Копию военного билета (если имеется);
Доверенность (в случае подачи представителем).

С уважением,
____________________
(подпись)

Какой документ нужен для подтверждения права

В зависимости от цели запроса, архив может потребовать разные подтверждающие документы:

• Для поиска сведений о предках – копия свидетельства о рождении, паспорт заявителя, документы, подтверждающие родство (свидетельство о браке, свидетельство о смерти).
• Для получения копий военных документов – военный билет, удостоверение участника ВОВ, справка о статусе ветерана.
• Для деловых запросов – доверенность, если запрос подаёт представитель.

Сроки рассмотрения и получение ответа

Согласно постановлению № 896, архив обязан рассмотреть запрос в течение 15 рабочих дней с момента его получения. Возможные варианты ответа:

• Информационное письмо – подтверждает наличие/отсутствие нужных документов и указывает, где их можно найти.
• Копия документа – предоставляется в электронном виде (PDF) или в бумажном виде (по почте).
• Отказ – мотивированный отказ, который обязаны выслать в течение 15 дней.

Если архив сообщает, что нужный документ находится в другом учреждении, в письме указываются реквизиты того архива и рекомендации по дальнейшим действиям.

Что делать в случае отказа

Отказ может быть выдан по нескольким причинам: отсутствие документа, отказ в раскрытии информации по соображениям государственной тайны, неполнота предоставленных заявителем данных.

В случае получения отказа у вас есть право:

1. Получить мотивированный отказ (в письме обязательно указаны причины).
2. Подать апелляцию в течение 30 дней с даты получения отказа. Апелляцию направляют:
   • Руководителю Центрального архива;
   • Министерству культуры РФ;
   • Суду (в случае несогласия с решением).
3. В апелляции необходимо указать, почему вы считаете отказ необоснованным, приложить дополнительные документы и, при необходимости, юридическое заключение.

Полезные онлайн‑ресурсы

• Портал государственных услуг (Госуслуги) – раздел «Министерство обороны», форма «Запрос в архив».
• Официальный сайт Министерства обороны РФ – справочная информация и контакты ЦАМО.
• База данных «Память народа» – предварительный поиск сведений о военных.
• Единый портал архивов России – каталоги фондов, формы запросов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить документы бесплатно?

Информационное письмо предоставляется бесплатно. За копии документов, их сканирование и пересылку может взиматься плата согласно прейскуранту архива.

Какие документы нельзя запросить?

Документы, отнесённые к государственной тайне, персональным данным, а также те, которые находятся в закрытом доступе (например, материалы, касающиеся текущей обороны), подлежат ограничению доступа.

Как ускорить процесс?

Убедитесь, что запрос полностью заполнен, приложены все необходимые подтверждающие документы, и указана корректная контактная информация. При возможности используйте электронный способ подачи через Госуслуги – он обрабатывается быстрее, чем почтовый.

Можно ли получить доступ к документам в читальном зале?

В большинстве центральных архивов доступ к оригиналам ограничен. Для просмотра в читальном зале необходимо оформить отдельное запрос‑на‑доступ и получить разрешение от архивного специалиста.

Что делать, если архив не отвечает?

Если в течение 15 рабочих дней вы не получили ответа, рекомендуется написать письмо‑напоминание на тот же адрес, указав номер вашего первоначального запроса и требуя статус рассмотрения.

Сделать запрос в Центральный архив Российской Федерации – процесс, требующий внимательного подхода к оформлению документа, соблюдения формальностей и понимания правовых рамок. Следуя пошаговой инструкции, вы сможете получить нужную информацию в оптимальные сроки, а в случае отказа – грамотно обжаловать решение.

Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалистам архива по указанным контактам или воспользуйтесь онлайн‑формами на официальных порталах.