Если вам необходимо получить сведения из Центрального государственного архива города Москвы (ГБУ ЦГА Москвы)‚ оформить запрос на выдачу документов или просто задать вопрос‚ важно правильно оформить письменное обращение․ В этой статье мы подробно разберём‚ какие шаги следует выполнить‚ какие сведения включить в письмо и куда его отправить․

Что представляет собой архив Москвы

Государственное бюджетное учреждение города Москвы Центральный государственный архив города Москвы (ГБУ ЦГА Москвы) было создано в апреле 2013 года․ Архив занимается:

• приёмом‚ сортировкой и хранением архивных документов;
• учётом и выдачей материалов исследователям‚ гражданам и организациям;
• реализацией государственной политики в сфере архивного дела․

Все поступающие документы фиксируются в базе данных‚ им присваивается штрих‑код‚ а запросы рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации․

Зачем писать в архив

Обращение в архив может потребоваться в следующих случаях:

1. Поиск сведений о предках‚ родственниках‚ участниках Великой Отечественной войны․
2. Запрос копий документов (свидетельства‚ списки‚ письма‚ фотографии)․
3. Получение справок о наличии или отсутствии документов в фондах․
4. Уточнение правил доступа к материалам‚ условий их использования․

Кому адресовать письмо

Письменное обращение направляется в Главное архивное управление города Москвы (ГАУ Москвы) или непосредственно в ГБУ ЦГА Москвы․ Ниже указаны основные реквизиты:

Как оформить письменное обращение

Для ускорения рассмотрения вашего запроса следует соблюдать установленный формат․ Ниже – пошаговый алгоритм․

Шаг 1․ Выберите способ отправки

• Почтой (обычное письмо с конвертом‚ рекомендуется отправлять заказным с уведомлением о вручении)․
• Электронно – прикрепите скан письма к письму на указанный e‑mail․
• Лично – можно подать заявление в приёмный отдел архива (по предварительной записи)․

Шаг 2․ Укажите реквизиты отправителя

В шапке письма обязательно укажите:

1. ФИО полностью;
2. Дата рождения;
3. Гражданство;
4. Контактный телефон и e‑mail;
5. Почтовый адрес (для отправки ответов)․

Шаг 3․ Оформите заголовок обращения

Пример заголовка:

ЗАПРОС О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Шаг 4․ Содержание обращения

В тексте письма необходимо включить следующие разделы:

• Цель обращения – что именно вы хотите получить (справка‚ копия‚ выписка)․
• Описание искомого документа – название‚ период‚ архивный фонд‚ номер дела (если известен)․
• Обоснование запроса – почему вам нужны эти материалы (исследование‚ генеалогия‚ публикация и т․д․)․
• Список прилагаемых документов (копия паспорта‚ доверенности‚ справки о родстве и т․п․)․
• Указание формы получения – в электронном виде (PDF)‚ в бумажном виде‚ копии или оригиналы․
• Согласие на оплату – если требуется оплата за копирование‚ укажите готовность произвести оплату и способ (наличный‚ банковский перевод)․

Шаг 5․ Подпись и дата

В конце письма ставьте подпись (ручную‚ если отправляете скан) и указывайте дату составления обращения․

Пример шаблона письма

Государственное бюджетное учреждение города Москвы
Центральный государственный архив города Москвы

Адрес: 125009‚ г․ Москва‚ ул․ Сретенка‚ д․ 4/2
Эл․ почта: info@cga․mos․ru


От: Иванов Иван Сергеевич

Дата рождения: 
Гражданство: РФ
Телефон: +7 (916) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example․com
Адрес для корреспонденции: 123456‚ г․ Москва‚ ул․ Пушкина‚ д․ 10‚ кв․ 5


ЗАПРОС О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Цель обращения: проведение генеалогического исследования семьи Петровых․

Описание искомого документа:

Фонд: 12 "Документы о населении Москвы"
Опись: № 45‑12‑03‚ листы 12‑34
Период: 1910‑1925 гг․
Содержание: метрические книги о рождении‚ браке и смерти жителей улицы Тверская․


Обоснование запроса: необходимы сведения о предке – Петрове Алексее Николаевиче (1885‑1942)‚ родившемся в Москве․
Прилагаемые документы:

Копия паспорта заявителя․
Справка о родстве (свидетельство о рождении)․
Доверенность (если запрос подаёт представитель)․

Форма получения: скан‑копии в формате PDF‚ отправить на e‑mail․


Согласие на оплату: готов оплатить услуги копирования по тарифам архива‚ реквизиты прошу предоставить․

Подпись: ______________________

Сроки рассмотрения и ответы

После регистрации обращения архив обязан рассмотреть его в течение 30 календарных дней․ В случае необходимости уточнения информации вам будет направлено уведомление‚ и срок может быть продлён‚ но не более чем на 15 дней․

Полезные ссылки и контакты

• Официальный сайт ГБУ ЦГА Москвы – справочная информация‚ формы заявлений․
• Обратная связь – онлайн‑форма подачи запроса․
• Телефон справочной службы: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли получить документы дистанционно?

Да․ При отправке запроса по электронной почте архив может выслать сканы документов в формате PDF․ При необходимости оригиналов – их можно получить только в личном присутствии или оформить доставку курьером (за дополнительную плату)․

Вопрос: Какие документы нужны для подтверждения личности?

Для физических лиц – копия паспорта․ Для юридических лиц – уставные документы и доверенность представителя․

Вопрос: Сколько стоит копирование?

Тарифы зависят от объёма и формата (цветное/чёрно‑белое‚ бумажный/электронный)․ Точную стоимость уточняйте в ответном письме архива․

Вопрос: Что делать‚ если ответ не пришёл в течение 30 дней?

Свяжитесь с архивом по телефону или через форму обратной связи и уточните статус вашего обращения‚ указав регистрационный номер (если он был присвоен)․