Цель статьи – подробно рассказать, как правильно оформить запрос в государственный архив РФ (или региональный архив) для получения справки о подтверждении трудового стажа, необходимой при оформлении пенсионных выплат.

Почему может потребоваться архивная справка о трудовом стаже?

• Отсутствие трудовой книжки или её неполные записи;
• Работа в учреждениях и ведомствах высших органов власти СССР, РСФСР, РФ, где документы хранятся в архивах;
• Необходимость подтверждения стажа в условиях вредных и опасных факторов труда, Крайнего Севера, в системе «пенсия за счёт государства»;
• Разногласия между данными Пенсионного фонда и фактическими сведениями, хранящимися в архиве.

Согласно Постановлению Правительства РФ об утверждении Правил подсчёта и подтверждения страхового стажа, недостающие сведения о периодах работы и начислениях можно получить только через запрос в архив.

Кому и где можно направлять запрос?

Правовые основы запроса

1. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 8, 9) – определяет порядок доступа к архивным документам.
2. Постановление Правительства РФ от № 2150 «Об утверждении Правил подсчёта и подтверждения страхового стажа».
3. Приказ Минтруда России от № 345н «Об образцах заявлений и запросов в архивы».

Что необходимо подготовить?

Персональные данные заявителя

• Фамилия, имя, отчество (полностью);
• Дата рождения;
• СНИЛС (при наличии);
• Паспорт (серия, номер, дата выдачи, кем выдан);
• Контактный телефон и e‑mail.

Сведения о месте работы

• Полное наименование организации (по старой и новой названиям, если менялась);
• Адрес (по месту нахождения в период работы);
• Даты начала и окончания работы (если известны);
• Должность, вид работы (в т.ч. условия труда: вредные, опасные, Крайний Север и т.п.).

Цель запроса

Например: «Для предоставления в Пенсионный фонд РФ справки о подтверждении трудового стажа, необходимой при расчёте страховой пенсии».

Документы, подтверждающие личность

• Копия паспорта (страница с фото и данными);
• Копия СНИЛС (если есть);
• При наличии – копия трудовой книжки, справки с места работы, выписка из ЕИС «Электронная трудовая книжка».

Как оформить запрос (образец письма)

Запрос оформляется в виде официального письма‑запроса. Ниже – готовый шаблон, который можно скопировать, распечатать и подписать.

В ________________________________
 (наименование архива)

От ________________________________
 ФИО полностью
 Дата рождения: __.__.____
 СНИЛС: _____________
 Паспорт: серия ___ № ________
 Адрес: ___________________________
 Тел.: ___________________________
 e‑mail: _________________________

Дата «__» ___________ 2026 г.

ЗАПРОС о предоставлении архивной справки
о подтверждении трудового стажа
На основании ФЗ № 125‑ФЗ «Об архивном деле в РФ»,
постановления Правительства РФ № 2150 от 
и приказа Минтруда России № 345н от ,
прошу предоставить (выдать) архивную справку о подтверждении
трудового стажа за период с «__» ___________ 19__ г. по
«__» ___________ 20__ г. в организации:

_______________________________
(полное название организации, ИНН, ОКПО)

Сведения о работе:
- Должность: _______________________
- Вид работы (вредные/опасные условия, Крайний Север и др.): ___________
- Адрес организации в указанный период: _______________________
Цель запроса: предоставление справки в Пенсионный фонд РФ
для расчёта страховой пенсии.

Приложения:
Копия паспорта.
Копия СНИЛС (при наличии).
Копия трудовой книжки (если имеется).
Справка с места работы (если есть).
Согласие на обработку персональных данных.
Подпись ______________________ (ФИО полностью)

М.П. (при наличии)

Важно: все поля обязательны. Если какой‑то информации нет – укажите «не имею».

Подача запроса

1. Лично – в отделе архивных документов (приёмная) с оригиналами документов.
2. По почте – заказным письмом с описью вложения.
3. Электронно – через портал государственных архивов (раздел «Запросы в архив»). Требуется авторизация через Госуслуги.
4. Через МФЦ – подача в электронном виде, МФЦ передаёт запрос в архив.

Сроки рассмотрения

• Стандартный срок – 30 календарных дней со дня получения полного пакета документов (ст. 8 ФЗ №125‑ФЗ).
• В случае необходимости уточнения сведений архив вправе продлить срок до 60 дней, уведомив заявителя.
• Если запрос отклонён, архив обязан предоставить мотивированный отказ в течение 10 дней.

Как получить справку

После положительного решения архив выдаёт один из следующих документов:

• Архивная справка – печатный документ с подписью архивного специалиста и печатью.
• Архивная выписка – копия оригинального документа (например, лист из кадровой книги).
• Электронная справка – PDF‑файл, подписанный электронной подписью архива (доступен в личном кабинете).

Справка выдаётся бесплатно (по закону о бесплатном доступе к архивным документам), однако за услуги по копированию или экспресс‑выдаче может взиматься плата согласно тарифам конкретного архива.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить справку, если я уже вышел на пенсию?

Да. Права на доступ к архивным документам не зависят от пенсионного статуса. Запрос оформляется так же, как и для действующего пенсионера.

Что делать, если в архиве нет сведений о моём месте работы?

Архив обязан выдать мотивированный отказ с указанием причины (например, документы не находятся в государственном хранении). В этом случае следует обратиться в Пенсионный фонд с заявлением о «отсутствии сведений» и предоставить альтернативные доказательства (выписки из банка, справки из налоговой).

Нужно ли платить за копии документов?

Само получение справки бесплатно, но за копирование, сканирование, экспресс‑доставку могут взиматься небольшие сборы (обычно от 200 до 500 рублей).

Можно ли запросить справку онлайн без посещения архива?

Да. Через портал archives.gov.ru можно загрузить сканы паспорта и СНИЛС, заполнить электронную форму и подписать запрос с помощью ЕСИА. После обработки документ будет доступен в личном кабинете.

Как ускорить процесс?

• Подготовьте полный пакет документов (не «не имею», а «отсутствует»).
• Укажите точные даты и полное название организации.
• Отправьте запрос в электронном виде – обычно сроки короче.

Полезные ссылки

• Портал государственных архивов РФ – электронные запросы, формы, контактные данные.
• Госуслуги – авторизация и подписание запросов.
• Пенсионный фонд России – перечень необходимых справок.
• КонсультантПлюс – нормативные акты (ФЗ №125‑ФЗ, постановления).
• МФЦ России – помощь в оформлении запросов.

Запрос в архив о подтверждении трудового стажа – важный и часто необходимый шаг для получения полной пенсии. Соблюдение формальностей, подготовка полного пакета документов и использование электронных сервисов позволяют сократить сроки получения справки и избежать лишних отказов. При правильном подходе процесс занимает не более месяца, а полученная архивная справка считается официальным документом, признаваемым Пенсионным фондом и другими государственными органами.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуется обратиться в службу поддержки архивов по телефону, указанному на их официальном сайте, или посетить ближайший МФЦ для получения персональной консультации.