Цель статьи – помочь гражданам и исследователям правильно оформить запрос в Государственный архив Гродненской области (далее – Архив Гродно), получить копии документов генеалогического характера, а также узнать о сроках, стоимости и особенностях работы архива.

Что такое Архив Гродно?

Государственный архив Гродненской области – одно из крупнейших архивных учреждений Беларуси. В его фондах хранятся документы, относящиеся к периоду с конца XIX века до начала 1990‑х годов, в т.ч.:

• Документы генеалогического характера (переписи, метрические книги, списки населения).
• Фонды уездных и поветных архивов: Волковысский уезд (1919‑1920 гг.), Лидский уезд (1914‑1921 гг.), Несвижский уезд (1920‑1921 гг.), Гродненский повет (1921‑1940 гг.) и др.
• Документы по истории Великой Отечественной войны из фондов Зонального государственного архива в Жлобине.
• Материалы, связанные с туризмом, культурой и социально‑экономическим развитием региона.

Все эти материалы находятся по адресу: ул. Гаспадарчая, 21, 230005, г. Гродно, Республика Беларусь.

Какие запросы можно подавать?

В Архиве Гродно принимаются следующие виды запросов:

1. Запросы о выдаче архивных справок и выписок (например, подтверждение факта рождения, брака, смерти).
2. Запросы на изготовление цифровых копий или ксерокопий документов (включая сканирование формата А4 и более крупных листов).
3. Запросы на получение информации о наличии документов (проверка, есть ли нужный материал в фондах).
4. Запросы на исследовательскую справку (для учёных, генеалогов, журналистов).

Важно: запросы, связанные с истребованием сведений из архивных документов, не подпадают под действие Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. и регулируются отдельными нормативными актами архива.

Как оформить запрос?

Подготовка заявления

Для подачи запроса необходимо подготовить письменное заявление. Образец заявления доступен по ссылке (скачать образец заявления на выполнение копирования архивных документов: рус. / бел.).

В заявлении указываются:

• ФИО заявителя (полностью, как в официальных документах).
• Контактные данные: адрес, телефон, e‑mail.
• Точная формулировка запроса (какой документ нужен, период, уезд/повет, тип записи).
• Цель использования (личные нужды, научные исследования, генеалогия и т.п.).
• Согласие на оплату услуг (если требуется).

Способы подачи

Необходимые приложения

• Копия паспорта (или другого удостоверяющего личность документа).
• Если запрос делается от имени родственника – нотариальная доверенность.
• Оплата (если требуется) – банковский перевод или наличные (при личном визите).

Стоимость и сроки выполнения

• Копирование формата А4 – 5 BYN за лист.
• Документы, превышающие формат А4, оплачиваются пропорционально их фактическому размеру.
• Срок исполнения биографического запроса (создание цифровой копии) – до 10 рабочих дней со дня поступления оплаты.
• Если требуется поиск в больших фондах (например, в Гродненском повете 1921‑1940 гг.), срок может быть продлён до 30 рабочих дней.

Как получить готовый материал?

После завершения работы архив отправит вам:

1. Электронные копии (PDF) на указанный e‑mail.
2. Ксерокопии – в конверте, отправленные почтой, либо готовые к выдаче при личном визите.
3. Справку‑отчет о найденных документах (если запрос был информационный).

Полезные советы при работе с архивом

• Точно формулируйте запрос. Чем подробнее указаны уезд, год, тип документа, тем быстрее сотрудники найдут нужный материал.
• Если вы не уверены в точных датах, укажите диапазон (например, 1918‑1922 гг.).
• При поиске генеалогических данных полезно знать прежние названия населённых пунктов (например, «Новогрудка» – сейчас Новогрудок).
• Для ускорения процесса можно предварительно позвонить в архив (тел.: +375 (15) -23‑45‑67) и уточнить наличие интересующего фонда.
• Сохраняйте копию отправленного заявления и подтверждение оплаты – они могут понадобиться при получении копий.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить документы онлайн без посещения архива?

Да. При отправке заявления по электронной почте вы получаете цифровые копии в формате PDF. При необходимости оригиналы можно заказать доставкой почтой.

Какие документы считаются «генеалогическими»?

Это любые записи, позволяющие установить родственные связи: метрические книги, списки населения, налоговые реестры, судебные протоколы, военные списки, документы о собственности.

Как узнать, есть ли нужный документ в фонде?

В заявлении укажите запрос «о проверке наличия» и приложите максимально возможные сведения (фамилия, имя, дата, место). Архив пришлёт ответ в течение 5‑7 рабочих дней.

Что делать, если документ повреждён?

Архив может предложить восстановленную копию (если есть микрофильм) или предоставить справку о состоянии оригинала.

Можно ли получить бесплатные копии?

Для граждан Республики Беларусь копии до 5 листов (формат А4) выдаются бесплатно в случае подтверждения необходимости (например, для оформления гражданства). Для остальных случаев применяется тариф.

Контактная информация

Государственный архив Гродненской области

• Адрес: ул. Гаспадарчая, 21, 230005, г. Гродно, Республика Беларусь
• Телефон: +375 (15) -23‑45‑67
• E‑mail: niabniab-grodno.by
• Сайт: niabniab-grodno.by
• Часы работы: Пн‑Пт — 09:00‑18:00 (без обеда)

Запрос в архив Гродно – это доступный способ получить уникальные исторические сведения о своих предках, а также исследовать историю региона. При правильном оформлении заявления, соблюдении требований к документам и своевременной оплате вы получите нужные материалы в кратчайшие сроки.

Помните: чем точнее и полнее информация, указанная в запросе, тем быстрее архив сможет выполнить ваше обращение.

Статья подготовлена на основе официальных данных архивов Беларуси, актуальных на .