Архив Калужской области – это центральный хранитель исторических, культурных и административных материалов региона. Если вы хотите получить сведения о предках, исследовать местную историю, подготовить научную работу или просто узнать больше о Калужском крае, вам необходимо знать, как правильно оформить запрос в архив. В этой статье мы подробно расскажем о структуре архива, порядке подачи запросов, необходимых документах, стоимости услуг и полезных онлайн‑ресурсах.

Краткая история архивного дела в России и в Калужской области

Понятие «архив» появилось в русском законодательстве при императоре Петре I, однако систематическое хранение актов и развитие архивных технологий началось лишь в XIX‑XX вв. С тех пор в России созданы крупнейшие государственные архивы: Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ), Российский государственный исторический архив (РГИА), а также региональные учреждения, такие как Государственный архив Калужской области.

В Калужской области архивные фонды формировались из:

• дел государственных органов (провинциальные, уездные, районные администрации);
• церковных книг и метрических регистров;
• частных и семейных архивов, переданных в публичный фонд;
• фотографий, карт, аудио‑ и видеоматериалов, относящихся к культурному наследию региона.

Сегодня архив является бюджетным учреждением, работающим в рамках Федерального закона «Об архивных делах», а также регионального нормативного акта «О государственных архивах Калужской области».

Структура Государственного архива Калужской области

Архив делится на несколько основных отделов, каждый из которых отвечает за определённый тип документов:

1. Отдел исторических фондов – документы XIX–XX вв., включая уездные акты, переписные листы, судебные протоколы.
2. Отдел культурного наследия – фотографии, кино‑ и видеоматериалы, музыкальные записи, произведения искусства.
3. Отдел современного документооборота – материалы 1990‑х годов и позже (делопроизводство органов исполнительной власти, муниципальные решения).
4. Отдел электронных архивов – цифровые копии, сканированные документы, онлайн‑каталог.
5. Читальный зал – место, где исследователи могут работать с оригиналами под надзором архивных сотрудников.

Все отделы работают в единой системе Электронного архива России (ЭАР), что позволяет искать документы онлайн и заказывать копии через интернет.

Как оформить запрос в архив (запрос на предоставление документов)

Что такое запрос?

Запрос – это официальное письменное обращение к архиву с просьбой предоставить (в виде копий или в читальном зале) определённые документы. Запрос может быть:

• личным (для частных лиц, интересующихся семейной историей);
• учёным (для научных исследований);
• коммерческим (для подготовки публикаций, фильмов и т.п.).

Где подать запрос?

Запросы принимаются в трёх формах:

1. Лично в архив – в приёмной комнате по адресу: г. Калуга, ул. Советская, 12.
2. По почте – отправьте запрос на почтовый ящик: 125000, Калуга, ул. Советская, 12, ГА КО.
3. Онлайн – через портал электронных услуг архива (раздел «Запросы»).

Шаблон запроса (пример)

Для удобства используйте следующий шаблон. Его можно скопировать в любой текстовый редактор и заполнить нужными данными.

В Государственный архив Калужской области
От (Ф.И.О.)
Адрес: ________________________
Телефон: ______________________
E‑mail: _______________________

Запрос № _______ от ____.___.2026 г.
Уважаемые сотрудники архива!

Прошу предоставить (в виде копий/в читальном зале) следующие документы:

Наименование фонда/дела: ___________________________
Номер дела (если известен): ________________________
Период (год/годы): _________________________________
Описание требуемых материалов (например: «метрические книги 1905‑1910 гг. по г. Калуга», «акт о строительстве завода «Калуга‑Тех» 1932 г.»).

Цель исследования: _________________________________
(например: генеалогическое исследование, подготовка научной статьи, подготовка документального фильма).
Готов(а) оплатить услуги по копированию и доставке в размере, установленном архивом.

С уважением,
____________________ (подпись)
____________________ (дата)

Какие документы необходимо приложить?

• Копию паспорта (для физических лиц) или свидетельства о регистрации юридического лица.
• Согласие на обработку персональных данных (в виде отдельного листа или в самом запросе).
• Если запрос связан с семейными документами, приложите доказательство родства (свидетельство о рождении, браке и т.п.).
• Оплату (по тарифам, см. ниже) – можно перечислить на расчётный счёт архива или оплатить в кассе.

Сроки выполнения запроса

Согласно Федеральному закону «Об архивных делах», архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента его получения. При необходимости уточнения деталей срок может быть продлён, о чём вас уведомят письменно.

Тарифы и способы оплаты

Оплата производится:

• Наличными в кассе архива;
• Банковской картой (POS‑терминал);
• Переводом на расчётный счёт: 40702###-###-####2345 (КБ «Калужский»).

Онлайн‑сервисы архива Калужской области

Для удобства исследователей архив предоставляет несколько цифровых инструментов:

Электронный каталог (ЭК)

Доступен по адресу https://archive.kaluga.gov.ru/catalog. В каталоге можно:

• Поискать документы по ключевым словам, датам, типу фонда;
• Просмотреть описания (описи) и метаданные;
• Заказать скан-копию прямо из браузера.

Личный кабинет пользователя

После регистрации в системе вы получаете доступ к:

• Истории своих запросов;
• Статусу выполнения текущих заявок;
• Счётам и возможности онлайн‑оплаты.

Виртуальный читальный зал

Для документов, не подлежащих копированию (например, уникальные рукописи), архив предлагает просмотр в режиме онлайн‑трансляции. Записаться можно через форму «Виртуальный читальный зал» в личном кабинете.

Практические рекомендации для исследователей

• Тщательно сформулируйте запрос. Чем точнее указаны фонд, дело, период и тип документа, тем быстрее архив сможет найти нужный материал.
• Проверьте наличие документа онлайн. Часто нужный материал уже оцифрован и доступен в открытом доступе.
• Учитывайте сроки. Если вам нужен материал к определённой дате (например, к защите диссертации), подайте запрос заблаговременно.
• Соблюдайте правила читального зала. Не берите оригиналы без сопровождения, не используйте маркеры, а только карандаш.
• Сохраняйте копии запросов и квитанций об оплате. Это поможет решить возможные спорные ситуации.
• Обратитесь к специалисту архива. Если вы не уверены в формулировке, сотрудники помогут уточнить детали и предложат альтернативные источники.

Контактная информация

Государственный архив Калужской области

• Адрес: 125000, г. Калуга, ул. Советская, 12
• Телефон: +7 (4842) -5‑33‑44
• Электронная почта: info@archive.kaluga.gov.ru
• Сайт: https://archive.kaluga.gov.ru
• Часы работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (выходные – суббота, воскресенье)

Архив Калужской области – ценнейший ресурс для всех, кто интересуется историей региона, семейными корнями или культурным наследием. Правильное оформление запроса, знание тарифов и использование онлайн‑инструментов позволяют получить нужные документы быстро и без лишних затрат. Надеемся, что наш гид поможет вам успешно провести исследование и открыть новые страницы истории Калуги.

Автор статьи: ваш полезный помощник, 2026 г.