Запрос в государственный архив – это официальное обращение, цель которого получить сведения о конкретном человеке‑участнике Великой Отечественной войны (ВОВ). Ниже представлена пошаговая инструкция, образец письма‑запроса и полезные рекомендации, которые помогут оформить запрос правильно и ускорить получение нужных документов.

Кому и куда направлять запрос

• Федеральный архив – например, Российский государственный архив военно‑мемориального наследия (РГАВМН).
• Региональные архивы – архивы субъектов РФ (областные, краевые, городские), где проходила служба или проживал участник.
• Военно‑исторические музеи – иногда хранят личные дела военнослужащих.

Контактные данные (почтовый адрес, электронная почта, телефон) обычно указаны на официальных сайтах архивов в разделе «Обращения граждан».

Правовая основа запроса

Запросы о предоставлении архивных документов регулируются:

1. Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ.
2. Приказом Минкультуры России № 115 от «Об утверждении Положения о порядке доступа к архивным документам».
3. Законодательством о защите персональных данных (ФЗ № 152‑ФЗ).

Эти нормативные акты дают право гражданина (и их законных представителей) запрашивать сведения о ветеранах, если они не подпадают под ограничения доступа.

Какие сведения можно запросить

• Воинскую часть, в которой служил участник.
• Воинскую должность, звание, награды.
• Военно‑служебные листы, приказы о приёме/увольнении, списки потерь.
• Личные письма, фотографии, дневники (если они находятся в архиве).

Необходимый пакет документов

Пошаговая инструкция

Шаг 1. Сбор исходных данных о ветеране

Перед тем как писать запрос, постарайтесь собрать максимум информации:

• ФИО (полностью, включая возможные варианты написания).
• Дата и место рождения.
• Воинская часть, годы службы.
• Номера наград, орденов, медалей.
• Дата и место смерти (если применимо).

Шаг 2. Выбор архива

Определите, где скорее всего находятся нужные документы. Если известна воинская часть – ищите её в списке архивов (например, архивы ДВФУ, архивы ОВД, региональные архивы).

Шаг 3. Составление письма‑запроса

Письмо должно быть официальным, лаконичным и содержать все необходимые реквизиты. Ниже – образец (см. раздел 6).

Шаг 4. Подготовка пакета документов

Сканируйте все документы в формате PDF (разрешение не менее 300 dpi). При отправке по почте – приложите оригиналы.

Шаг 5. Отправка запроса

• Электронная почта – прикрепите PDF‑файлы, в теме письма укажите «Запрос в архив об участнике ВОВ».
• Почтовая отправка – отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении.
• Лично в архив – можно подать запрос в приемном отделе, получив расписку.

Шаг 6. Ожидание ответа

Сроки рассмотрения зависят от загруженности архива, но по закону ответ обязателен в течение 30 дней. При необходимости архив может запросить уточнения – отвечайте в течение 10 дней.

Шаг 7. Получение и использование документов

После получения копий документов проверьте их на соответствие запросу. Если нужны оригиналы, уточните порядок их выдачи (чаще всего выдаются только копии).

Образец письма‑запроса

От: Иванов Иван Иванович, 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д.10, кв.5
Телефон: +7 (999) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example.com

Кому: Руководителю Российского государственного архива военно‑мемориального наследия
Адрес: 119021, г. Москва, ул. Тверская, д. 7

Тема: Запрос в архив об участнике Великой Отечественной войны

Уважаемый(ая) Ф.И.О. руководителя!

В соответствии с Федеральным законом № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» прошу предоставить копии архивных документов, относящихся к следующему участнику Великой Отечественной войны:


 
ФИО: Петров Пётр Петрович
 
Дата и место рождения: , г. Смоленск
 
Воинская часть: 2‑й танковый полк, 1‑й гвардейский танковый корпус
 
Годы службы: 1941‑1945
 
Награды: Орден Красного Знамени, 2 медали «За Победу»
 
Дата и место смерти: , г. Москва


Запрашиваемые сведения:

 
Военно‑служебный лист (ВЛ) и приказы о приёме, переводе и увольнении.
 
Списки потерь и наградные листы;
 
Копии личных писем, дневников, фотографий (если таковые имеются в фонде).


К запросу прилагаю:

 
Копию моего паспорта.
 
Свидетельство о рождении Петрова Петра Петровича (для подтверждения родства).
 
Согласие на обработку персональных данных (по образцу, размещённому на сайте архива).


Прошу сообщить о возможности предоставления указанных документов, а также о предполагаемых сроках их подготовки. При необходимости готов предоставить дополнительные сведения.

С уважением,


Иванов Иван Иванович

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли запросить документы онлайн?

Да. Большинство крупных архивов (РГАВМН, региональные архивы) имеют электронные формы запросов на своих сайтах. После заполнения формы вы получаете подтверждение и номер заявки.

Вопрос: Какие ограничения могут быть?

Документы могут быть закрыты по причинам:

• Сохранение тайны личной жизни (ст. 2 ФЗ «О персональных данных»).
• Отсутствие оригиналов (утеря, уничтожение).
• Секретность военной тайны (если сведения относятся к спецоперациям).

Вопрос: Сколько стоит копия документа?

В большинстве архивов копирование платное (от 5 до 30 рублей за лист). При запросе через электронную форму часто можно указать, что копии нужны в электронном виде – это обычно бесплатно.

Вопрос: Как ускорить процесс?

Убедитесь, что запрос полностью заполнен, приложены все необходимые документы и указаны точные данные о ветеране. При наличии номера дела (если он известен) обязательно укажите его.

Полезные ссылки

• Российский государственный архив военно‑мемориального наследия
• Портал государственных архивов РФ
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле»
• ФЗ № 152‑ФЗ «О персональных данных»