Государственный архив Орловской области (ГАОО) хранит уникальные документы‚ которые могут понадобиться исследователям‚ журналистам‚ юристам и всем‚ кто интересуется историей региона. Ниже – пошаговое руководство‚ как правильно оформить запрос‚ какие документы нужны и куда их отправлять.

Что такое запрос в архив?

Запрос – это официальное письменное обращение к архиву с просьбой предоставить (в виде копий или в читальном зале) определённые документы из архивного фонда. Запросы могут быть:

• Тематическими (исторические‚ генеалогические‚ правовые и т.д.)
• Социально‑правовыми (для органов государственной власти и местного самоуправления)
• Индивидуальными (для личных целей‚ например‚ поиск предков)

Важно: с 2024 года прием тематических запросов‚ в т.ч. генеалогических‚ исполняющихся на платной основе‚ временно прекращён из‑за большого количества обращений. Архив может выполнить ограниченное количество запросов‚ учитывая небольшой штат сотрудников отдела использования и публикации документов.

Куда отправлять запрос?

Основные контактные данные архива:

• Адрес: 303950‚ г. Орёл‚ ул. Лескова‚ 24 (офис главного архивного отдела)
• Также указывается: ул. Октябрьская‚ 32‚ Орёл – это второй корпус архива‚ где находится читальный зал и электронный каталог.
• Телефон: +7 (4862) -5‑xx‑xx (уточняйте актуальный номер на официальном сайте)
• E‑mail: info@gaoo-orlov.ru (для отправки электронных запросов)
• Сайт: http://gaoo-orlov.ru – здесь можно ознакомиться с электронным каталогом и формой онлайн‑запроса.

Какие сведения необходимо указать в запросе?

1. Полные ФИО заявителя (для физических лиц) или полное наименование организации.
2. Контактные данные: почтовый адрес‚ телефон‚ e‑mail.
3. Точное описание запрашиваемых документов:
   • Наименование фонда‚ серии‚ дела‚ листов (если известны).
   • Период охвата (например‚ 1797‑1818 гг.).
   • Тематический ориентир (генеалогия‚ уголовные дела‚ административные акты и т.д.).
4. Цель запроса (исследовательская работа‚ подготовка публикации‚ личные интересы и т.п.).
5. Форма получения:
   • Копии (сканированные или печатные) – оплачивается согласно тарифам.
   • Просмотр в читальном зале – требуется предварительная запись.
6. Согласие на оплату (если запрос платный) и указание способа оплаты (наличный‚ банковский перевод).

Как оформить запрос письменно?

Запрос можно отправить в виде письма (PDF‚ DOC) или через онлайн‑форму на сайте. Пример шаблона письма:

Государственному архиву Орловской области

Адрес: 303950‚ г. Орёл‚ ул. Лескова‚ 24


От: Иванов Иван Сергеевич

Адрес: 303000‚ г. Орёл‚ ул. Пушкина‚ д. 10‚ кв. 5

Телефон: +7 (4862) -23‑45‑67

E‑mail: ivanov@example.com



Тема: Запрос о предоставлении копий документов из фондов 1‑4



Уважаемые сотрудники архива!

Прошу предоставить копии следующих документов:

Фонд №1‚ серия «Орловское губернское правление»‚ дело 5‚ листы 12‑20‚ 1797‑1818 гг.

Фонд №3‚ серия «Орловская палата уголовного суда»‚ дело 21‚ лист 1‑15‚ 1779‑1864 гг.


Цель запроса: подготовка научной статьи о судебной системе Орловской губернии.

Форма получения: скан‑копии на электронную почту.

Оплата: согласен(на) оплатить услуги согласно тарифам. Прилагаю реквизиты для перевода.


Подпись: ______________________

Подача запроса онлайн

На официальном сайте архива есть раздел «Тематические запросы». Для подачи онлайн‑запроса:

1. Перейдите по ссылке http://gaoo-orlov.ru/requests.
2. Заполните форму: ФИО‚ контактные данные‚ описание документов‚ цель и форму получения.
3. Прикрепите скан подписи (если требуется) и документы‚ подтверждающие право на получение (например‚ доверенность).
4. Нажмите «Отправить». Система сгенерирует номер заявки‚ который следует сохранить.

Что происходит после подачи запроса?

• Регистрация заявки. Сотрудники проверяют корректность указанных данных.
• Поиск и оценка документов. Если запрашиваемый материал найден‚ определяется способ предоставления и стоимость (если запрос платный).
• Уведомление заявителя. Вам придёт письмо (на e‑mail или по телефону) с результатом: «Документы найдены – готовятся копии»‚ «Документы не найдены»‚ «Запрос отклонён» (например‚ из‑за превышения лимита).
• Оплата. При необходимости вы получаете счёт‑фактуру. После оплаты архив приступает к копированию;
• Получение материалов. Копии отправляются по почте‚ в электронном виде или вы можете забрать их в читальном зале по предварительной записи.

Ограничения и нюансы

Обратите внимание на следующие ограничения:

• Тематические запросы (в т.ч. генеалогические) временно не принимаются на платной основе. Архив может выполнить лишь ограниченное количество таких запросов.
• Для доступа к редким или конфиденциальным документам может потребоваться специальное разрешение (например‚ от органов государственной власти).
• Сроки выполнения – от 5 до 30 рабочих дней‚ в зависимости от объёма и сложности поиска.
• Оплата производится в рублях‚ согласно тарифам архива. Стоимость копий зависит от количества листов‚ формата (скан‚ печать) и срочности.

Как работать в читальном зале?

Если вы планируете просмотреть документы лично‚ выполните следующие шаги:

1. Позвоните в архив (тел.: +7 (4862) -5‑xx‑xx) и уточните часы работы читального зала (обычно: понедельник‑пятница‚ 9:00‑18:00).
2. Запишитесь на приём‚ указав ФИО‚ документ(ы)‚ которые хотите изучить.
3. Приходите с удостоверением личности и‚ если требуется‚ с доверенностью.
4. Сотрудники выдадут вам доступ к нужным материалам и помогут с их поиском.

Полезные ресурсы

• Электронный каталог ГАОО Орловской области – поиск по фондам‚ сериям и делам.
• Методическое пособие «Источники и поиск генеалогической информации по документам ГАОО Орловской области» (2‑е издание) – доступно в читальном зале.
• Справочник «Административно‑территориальное деление Орловской области (1928‑2011)»‚ изданный архивом – полезен для исторических исследований.

Примеры реальных запросов

В 2024 году гражданин Д. Н. Ерёмин обратился к архиву с генеалогическим запросом. В благодарственном письме он отметил профессионализм сотрудницы Татьяны Александровны Седовой‚ которая исполнила запросы «кропотливой работой». Это демонстрирует‚ что при правильном оформлении и уважительном общении запросы могут быть выполнены даже в условиях ограниченного штата.

Сделать запрос в Архив Орловской области – процесс‚ требующий чёткого описания нужных документов‚ соблюдения формальностей и готовности к оплате (если запрос платный). Следуйте приведённым рекомендациям‚ используйте официальные контакты и электронный каталог‚ и вы получите нужные материалы в максимально короткие сроки.

Если у вас возникли дополнительные вопросы‚ звоните по телефону +7 (4862) -5‑xx‑xx или пишите на info@gaoo-orlov.ru. Сотрудники архива всегда готовы помочь.