Государственный архив Рязанской области (ГАРО) – одно из крупнейших региональных архивохранилищ России. В его фондах хранится почти 2 млн дел за период с XV века по настоящий день. Если вам нужны документы из этого фонда – будь то генеалогические сведения, исторические материалы или юридические выписки – необходимо оформить письменный запрос. В статье подробно описаны все этапы: от подготовки заявления до получения готовой справки.

Что такое запрос в архив?

Запрос – официальное письменное обращение заявителя к архиву с просьбой предоставить информацию из его фондов. Запросы могут быть:

• Личными (заявление подаётся в приемном зале).
• Почтовыми (заказным письмом через «Почту России»).
• Электронными (по e‑mail или через форму на сайте garo62.ru).

Вне зависимости от способа подачи, запрос должен быть оформлен в письменной форме и подписан заявителем. Без подписи архив запрос не исполняет.

Кому и в какие случаи можно обращаться?

Запросы могут подавать:

1. Граждане России (физические лица) – в т.ч. для генеалогических и исторических целей.
2. Юридические лица (организации, компании, учебные заведения).
3. Лица, имеющие законный интерес (например, наследники, исследователи).

Если запрашиваемый документ содержит персональные данные третьих лиц, архив вправе потребовать нотариально заверенные документы, подтверждающие степень родства или полномочия заявителя.

Как подготовить запрос?

Сбор исходных данных

Для ускорения поиска подготовьте как можно больше информации о нужном документе:

• Фонд, раздел, дело (если известны номера).
• Период (год, диапазон лет).
• Тип документа (метрическая книга, акт, справка, письмо и т.д.).
• ФИО лиц, упомянутых в документе, названия организаций, адреса.

Оформление заявления

Заявление должно включать следующие обязательные реквизиты:

1. Шапку с указанием названия архива.
2. ФИО заявителя, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан), адрес и контактный телефон.
3. Точное описание запрашиваемого документа (фонды, даты, номера).
4. Цель запроса (исследование, наследственные права, публичное издание и т.п.).
5. Список прилагаемых документов (копии паспорта, нотариальное подтверждение родства, доверенность).
6. Подпись заявителя и дату.

Пример заявления

Способы подачи запроса

Сроки рассмотрения и получения результата

• Стандартный срок – до 30 календарных дней с момента получения полного и корректного запроса.
• Если документ требует дополнительного исследования, архив уведомит заявителя о продлении срока.
• Готовый материал может быть выдан:
  • на руки в архиве (в течение 15 дней после готовности);
  • по почте (за дополнительную плату за пересылку);
  • в электронном виде (скан‑копии на указанный e‑mail).

Что нельзя запрашивать в читальном зале?

В архиве существуют ограничения на выдачу оригиналов некоторых фондов, которые уже оцифрованы. К таким документам относятся, например, метрические книги Рязанского уезда в бумажном виде – их можно только просматривать в читальном зале или получать электронные копии.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за запрос?

За выдачу справок и выписок архив взимает плату в соответствии с тарифами. Стоимость зависит от объёма и формата предоставляемых материалов (копия, скан, фотокопия).

Можно ли запросить документы, находящиеся в закрытом фонде?

Да, но только при наличии законного интереса (например, судебное решение, нотариальная доверенность). В таком случае архив может потребовать дополнительные подтверждающие документы.

Как узнать, что запрос принят?

После получения вашего письма (по почте, e‑mail или лично) архив высылает регистрационный номер запроса и ориентировочный срок выполнения.

Что делать, если запрос отклонён?

В письме будет указана причина отказа (недостаток документов, отсутствие прав доступа и т.п.). Вы можете дополнить заявление недостающими документами и отправить повторно.

Полезные контакты и ссылки

• Адрес: 390027, г. Рязань, ул. Лермонтова, 9а
• Телефон: +7 -912 45‑67‑23
• Электронная почта: info@garo62.ru
• Официальный сайт: https://garo62.ru
• График работы: пн‑пт 9:00‑17:00 (обед 13:00‑14:00), выходные – суббота, воскресенье.

Оформление запроса в Государственный архив Рязанской области – процесс, требующий внимательности к деталям. Следуйте рекомендациям:

1. Соберите полную информацию о нужных документах.
2. Подготовьте заявление согласно образцу.
3. Приложите необходимые подтверждающие документы (паспорт, доверенность, нотариальное подтверждение).
4. Выберите удобный способ подачи (лично, почтой, электронно).
5. Отслеживайте статус запроса по рег; номеру.

Только при соблюдении всех формальностей архив предоставит вам нужные сведения в установленный срок. Удачной работы с архивными материалами!