Государственный архив Смоленской области (ГАСО) хранит огромный объём документов, полезных для генеалогических исследований, научной работы и оформления юридических вопросов. В этой статье подробно описано, как правильно оформить запрос, какие способы подачи существуют, какой образец заявления можно использовать и какие сроки и стоимость следует учитывать.

Основные способы подачи запроса

• Электронная почта – наиболее удобный способ. Адрес для приёма заявлений: ganico67@yandex.ru (проверьте актуальность на официальном сайте).
• Интернет‑приёмная – форма на сайте архива: https://archive-n.admin-smolensk.ru/internet-priemnaya/.
• Почтовое отправление – бумажное заявление направляется по адресу:
  
  214000, г. Смоленск, ул. Нахимова, д. 29б
  
  (альтернативный адрес для корреспонденции: ул. Ленина, д. 28).
• Личное посещение – приём граждан осуществляется в часы работы архива (см. раздел 3).

Запросы по телефону не принимаются.

Что можно запросить?

• Архивные справки и выписки из дел (метрические книги, ревизские сказки, приказы, протоколы и т.д.).
• Копии документов (сканы, фотокопии).
• Информационные письма о наличии интересующих материалов.
• Промежуточные ответы (запрос дополнительной информации, калькуляция стоимости работ).

В случае, если запрос требует уточнения, архив может прислать запрос дополнительной информации или счёт за выполнение работ.

Режим работы и контактные данные

На территории архива обеспечен доступ для маломобильных групп населения (пандус, лифт, вызовы персонала).

Образец заявления (запрос) в государственный архив

Ниже представлен универсальный шаблон, который можно адаптировать под свои нужды. Заполняйте поля жирным шрифтом (…) или просто заменяйте их своей информацией.

Государственный архив Смоленской области
ул. Нахимова, д. 29б, г. Смоленск, 214000
От: [ФИО полностью]
Адрес: [почтовый индекс, город, улица, дом, квартира]
Телефон: [контактный телефон]
E‑mail: [электронная почта]

Тема: Запрос о предоставлении архивной справки/копии документа

Текст заявления:
Уважаемые сотрудники Государственного архива Смоленской области!

Прошу вас предоставить мне следующую информацию/документы:

Наименование документа (или тип справки): [например, метрическая книга рождений за 1890‑1895 гг., приходо‑расходная книга церкви Св. Николая, дело о землепользовании участка № 12 в д. Красный за 1905‑1910 гг.].
Период интересует: [указать годы или конкретные даты].
Цель запроса: [генеалогическое исследование, подготовка научной работы, оформление наследства и т.д.].
Форма предоставления: [электронная копия (PDF/JPEG), бумажная выписка, заверенная справка].
Готовность оплатить услуги: [да/нет; если да – укажите готовность оплатить согласно прейскуранту архива].

Прошу также сообщить о возможных сроках выполнения запроса и необходимой предоплате (если требуется).

С уважением,
[Подпись]
[ФИО]

При отправке через интернет‑приёмную достаточно скопировать текст в соответствующее поле формы и приложить скан паспорта (если требуется подтверждение личности).

Сроки исполнения и стоимость

• Стандартный срок – от 5 до 15 рабочих дней для простых справок и выписок.
• Сложные запросы (поиск в большом объёме дел, необходимость реставрации) – могут увеличиться до 30 рабочих дней.
• Стоимость формируется индивидуально и зависит от:
  • объёма работы (количество страниц, количество запрошенных справок);
  • типа носителя (электронная копия дешевле бумажной);
  • необходимости заверения документа (нотариальное заверение увеличивает цену).
• Примерные ориентиры (по данным 2024‑2025 гг.):
  • Электронная копия одной страницы – от 30 руб.
  • Бумажная выписка (формат А4) – от 50 руб. за страницу.
  • Заверенная справка – от 200 руб. за документ.
• Оплата возможна банковским переводом, онлайн‑оплатой на сайте архива или наличными в кассе при личном визите.

Перед отправкой заявления рекомендуется уточнить актуальный прейскурант, позвонив в справочную службу или проверив раздел «Платные услуги» на официальном сайте.

Полезные советы

1. Формулируйте запрос максимально конкретно. Указание точных названий дел, номеров фондов, дат значительно ускоряет поиск.
2. Приложите копию документа, подтверждающего вашу личность (паспорт, водительское удостоверение), если архив требует её для предоставления сведений о личных данных.
3. Сохраняйте копию отправленного заявления (скриншот формы или scanned copy письма) – это пригодится при последующих уточнениях.
4. Если ответ задерживается, не стесняйтесь написать вежливое напоминание, указав номер входящего документа (если он был присвоен).
5. Для генеалогических исследований полезно заранее подготовить список интересующих вас фамилий, имён и отчеств, а также известные места проживания (села, деревни, уезды).

Оформление запроса в Государственный архив Смоленской области – процедура, которая при правильной подготовке занимает минимум времени и даёт доступ к ценным историческим документам. Следуя представленной инструкции, используя образец заявления и выбирая удобный способ подачи, вы сможете получить нужные справки, выписки или копии документов в установленные сроки и с понятной стоимостью.

Удачной работы в архивах и интересных открытий в истории вашей семьи!