В статье подробно рассмотрены все этапы обращения в Иркутский государственный архив – от подготовки документов до получения копий материалов. Следуя рекомендациям, вы сможете быстро и без лишних проблем получить нужные сведения.

Что такое запрос в архив?

Запрос – это официальное обращение к архиву с просьбой предоставить определённые документы или сведения из фондов. В России такие обращения регулируются Федеральным законом № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и локальными нормативными актами Иркутского архива.

Когда нужен запрос?

• Исследовательская работа (история, генеалогия, социология).
• Судебные и нотариальные разбирательства.
• Подготовка публикаций, книг, статей.
• Личное интересное исследование (семейные архивы, биографии).

Где находится Иркутский архив?

Адрес: 664003, г. Иркутск, ул. Ленина, 42

Телефон: +7 (3952) -5‑22‑33

Электронная почта: info@irkarchive.rs

Сайт: https://irkarchive.ru

Как оформить запрос: пошаговая инструкция

1. Определите цель и объект исследования. Чётко сформулируйте, какие документы вам нужны (например, «акт о рождении Иванова И.И. от »).
2. Соберите исходные данные. Чем больше информации (ФИО, даты, место, номер дела), тем быстрее архив найдёт нужный материал.
3. Выберите способ подачи запроса.
   • Лично в архиве (приёмный пункт).
   • Электронно через форму на сайте.
   • По электронной почте.
   • Факс или обычная почта.
4. Подготовьте письменный запрос. Образец письма см. в пункте 5.
5. Оплатите услуги. Стоимость копий, сканирования и доставки указана в прайс‑листе архива.
6. Ожидайте ответ. По закону архив обязан ответить в течение 30 дней (может быть продлено до 60 дней в случае необходимости уточнения).
7. Получите материалы. Вы можете забрать их лично, получить по почте или в электронном виде.

Образец запроса в архив

Ниже – пример официального письма, которое можно отправить по почте, электронной почте или принести в приёмный пункт.

Иркутский государственный архив
ул. Ленина, 42,
664003, г. Иркутск
От: _______________________ (ФИО полностью)
Адрес: _____________________
Телефон: ___________________
Электронная почта: __________

«__» __________ 20__ г.

ЗАПРОС

Прошу предоставить копии (или оригиналы) следующих документов из фондов архива:

Акт о рождении Ивана Петровича Сидорова, , г. Иркутск.
Список военнослужащих Иркутской области, 1941‑1945 гг., № 12‑34.
Кадастровый план земельного участка, расположенного по адресу ул. Советская, 15, г. Иркутск, 1952 г.

Основание запроса: личный интерес (генеалогическое исследование) / подготовка научной статьи / судебное разбирательство (указать номер дела).

Способ получения: электронная копия (PDF) на e‑mail: example@mail.ru.
Оплата: готов(а) произвести оплату согласно актуальному прейскуранту архива. При необходимости прошу выслать счёт.
Контактное лицо для связи: ______________________ (ФИО, телефон).

С уважением,
_____________________
(Подпись)

Онлайн‑запрос через сайт архива

Для удобства архив предлагает форму «Электронный запрос»:

1. Перейдите на страницу https://irkarchive.ru/online-request.
2. Войдите в личный кабинет (регистрация обязательна).
3. Заполните поля:
   • Тема запроса.
   • Краткое описание нужных документов.
   • Контактные данные.
   • Выбор способа получения (PDF, бумажный вариант).
4. Прикрепите скан копий удостоверения личности (паспорт) – обязательный документ для подтверждения личности.
5. Отправьте запрос и дождитесь подтверждения по e‑mail.

Какие документы нужны для подачи запроса?

• Паспорт (копия первой страницы) – подтверждает личность.
• Свидетельство о праве (если запрос делается от имени организации).
• Документ, подтверждающий интерес (например, судебный приказ, научный проект).
• Оплата (квитанция, банковский перевод) – если запрашиваемые материалы не являются бесплатными.

Сроки и стоимость

Точные цены могут изменяться, рекомендуется уточнить актуальный прейскурант на странице цен.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить документы бесплатно?

Да, если запрос относится к публичному достоянию и не требует копирования (только просмотр в читальном зале). Для копий и сканов обычно взимается плата.

Сколько времени занимает поиск нужного документа?

В среднем – от 3 до 10 рабочих дней. Сложные запросы, требующие обращения к закрытым фондам, могут занять до 30 дней.

Можно ли получить документы за границей?

Да. Архив отправляет сканы по электронной почте или через международные курьерские службы (DHL, EMS). Стоимость доставки оплачивается заявителем.

Какие ограничения существуют на доступ к материалам?

Ограничения могут быть связаны с:

• Состоянием конфиденциальности (личные данные, государственная тайна).
• Состоянием охраны (документы в реставрации).
• Сроком хранения (некоторые документы могут быть уничтожены согласно срокам архивного хранения).

Полезные советы

• Тщательно формулируйте запрос. Чем точнее указаны даты, имена, номера дел, тем быстрее архив найдёт нужный материал.
• Сохраняйте копии всех отправленных писем и квитанций. Это поможет в случае необходимости уточнения статуса.
• Проверяйте статус онлайн. В личном кабинете сайта архива отображается текущий статус вашего запроса.
• Учитывайте сроки. Если материал нужен к определённой дате (например, к суду), подавайте запрос заранее.
• Обращайтесь к специалистам архива. При затруднениях в формулировке запроса можно позвонить в приёмный пункт и получить консультацию.

Сделать запрос в Иркутский архив – процесс достаточно прост, если следовать установленным правилам и подготовить все необходимые документы. Внимательно изучите требования, используйте онлайн‑форму для ускорения обработки и не забывайте о сроках оплаты. При правильном подходе вы получите нужные сведения в удобном виде и сможете успешно продолжить своё исследование.

Автор статьи: ChatGPT — ваш виртуальный помощник по работе с архивными запросами.