Киев хранит в своих архивах более века документальных свидетельств: от актов гражданского состояния до государственных решений, от семейных записей до материалов о еврейском населении. Правильный запрос позволяет быстро получить нужные сведения, избежать лишних расходов и сэкономить время. В статье мы подробно разберём, как оформить запрос в киевские архивы, какие документы нужны, какие сроки и цены, а также дадим практические советы.

Основные архивные учреждения Киева

• Центральный государственный исторический архив Украины (ЦГИАК) – ул. Соломенская, 24, Киев.
  Сайт: cdiak.archives.gov.ua
  E‑mail: mailcdiak.archives.gov.ua
  Телефон: (044) -75‑30‑02
• Государственный архив города Киева (ГАК/ДАК) – занимается актами гражданского состояния, судебными и административными документами. Приём запросов как в электронном, так и в бумажном виде.
• Государственный архив Киевской области – хранит материалы, относящиеся к региону в более широком масштабе (земельные реестры, налоговые книги, военные списки).

Все перечисленные учреждения работают в рамках закона Украины «Об архивном деле» и обязаны отвечать на запросы в течение 30 дней, если запрос сформулирован корректно.

Кому и зачем может понадобиться запрос?

• Генеалогические исследования (поиск актов рождения, брака, смерти).
• Оформление наследства (справка о праве собственности, выписка из реестра).
• Подтверждение гражданства или получения визы (архивные справки о месте рождения, национальности).
• Научные и исторические проекты (доступ к оригиналам документов, копиям, выпискам).
• Судебные разбирательства (доказательная база, справки о правовом статусе).

Шаг 1. Подготовка к запросу

1. Определите точный объект поиска. Чем конкретнее указаны данные (ФИО, дата, место, номер реестра), тем быстрее архив сможет найти документ.
2. Соберите исходные сведения. Это могут быть семейные предания, старые фотографии, уже известные номера актов, ссылки на фонд и дело.
3. Уточните архивный фонд. Например, для актов рождения 1920‑х годов в Киеве часто используют фонд Р‑1654 (ГАК/ДАК).
4. Определите форму запроса. Вы можете отправить запрос:
   • по электронной почте (рекомендовано – быстрый ответ);
   • через единый портал государственных услуг (если ваш запрос относится к справкам, выдаваемым в рамках госуслуг);
   • по обычной почте; либо
   • лично в архиве (по доверенности для третьих лиц).

Шаг 2. Составление официального письма‑запроса

Запрос должен быть оформлен в виде официального письма. Ниже – шаблон, который можно адаптировать под любой архив.

Кому: [Наименование архива, ФИО руководителя отдела запросов] 
От кого: [Ваши ФИО, адрес, телефон, e‑mail] 
Тема: Запрос архивных документов

Уважаемый(ая) [Фамилия получателя]!

Прошу предоставить копию (выписку, справку) из архивного фонда [указать фонд, дело, лист] в отношении [ФИО, дата рождения, место рождения, другие идентифицирующие данные]. Запрос делается в целях [указать цель: генеалогическое исследование, оформление наследства, получение визы и т.д.].

Для идентификации документа прилагаю:

 
скан(ы) имеющихся копий (если есть);
 
подтверждение личности (копия паспорта);
 
доверенность (если запрос подаёт представитель).

Готов оплатить услуги архива в размере, установленном нормативами:

 
50 грн – для физических лиц;
 
350 грн – для юридических лиц.


Прошу сообщить о возможности выполнения запроса, ориентировочные сроки и реквизиты для оплаты. При необходимости готов предоставить дополнительные сведения.

С уважением, 
[Подпись] 
[ФИО] 
[Контактный телефон] 
[Электронная почта]

Важно: в письме необходимо указать цель получения справки, иначе архив может отказать в выдаче апостилированного документа.

Шаг 3. Отправка запроса

Шаг 4. Оплата услуг архива

Стоимость зависит от типа запроса и статуса заявителя:

• Физические лица – 50 грн за один запрос (копия, выписка, справка).
• Юридические лица – 350 грн за один запрос.
• Дополнительные услуги (ускоренный поиск, перевод, заверение апостилем) оплачиваются отдельно.

Оплата производится:

• Наличным в кассе архива (при личном обращении);
• Банковской картой онлайн (при запросе через портал госуслуг);
• Переводом на расчётный счёт архива (реквизиты указываются в ответном письме).

Типичные причины отказа и как их избежать

1. Недостаточная конкретика. Укажите как можно больше параметров (полные ФИО, даты, номера реестров).
2. Отсутствие подтверждения личности. При запросе от третьих лиц обязательно приложите нотариально заверенную доверенность.
3. Запрос к закрытому фонду. Некоторые фонды (например, советские спецслужбы) находятся в закрытом доступе. В таком случае необходимо получить специальное разрешение от Минкультуры.
4. Неправильный адресат. Убедитесь, что запрос отправлен в тот архив, где хранится нужный фонд.

Если получили отказ, архив обязан выслать письменное объяснение. На его основании можно подать апелляцию в Министерство культуры и информации Украины или в суд.

Практический пример: запрос справки о рождении 1928 г. в Киеве

Допустим, вам нужна справка о рождении вашей бабушки, Марии Ивановны Петровой, родившейся 12 марта 1928 г. в Киеве.

Поиск фонда

Для этого периода в ГАК/ДАК используется фонд Р‑1654 (акт гражданского состояния).

Составление письма

Кому: Государственный архив города Киева (ГАК/ДАК) 
От кого: Иванов Сергей Петрович, ул. Пушкинская, 15, кв. 7, г. Киев, 01001, тел. +380 67 123 4567, e‑mail: sergivanov@example.com 
Тема: Запрос архивной справки о рождении

Уважаемый руководитель отдела запросов!

Прошу предоставить копию акта рождения Марии Ивановны Петровой, , место рождения – г. Киев, улица [неизвестно]. Запрос делается в целях оформления наследства.

К письму прилагаю:
- копию паспорта заявителя;
- нотариально заверенную доверенность (если запрос подаёт представитель);
- скан уже известного фрагмента записи (если имеется).

Готов оплатить услугу в размере 50 грн. Пожалуйста, сообщите реквизиты для оплаты и ориентировочный срок выполнения запроса.

С уважением,
Иванов С. П.

Отправка

Отправляем письмо на info@gak.kiev.ua. Через 2‑3 дня получаем подтверждение о получении и уточнение, что требуется уточнить улицу рождения.

Получение результата

Через 7 дней получаем электронную копию акта в формате PDF, а оригинал можно забрать лично в архиве (по предварительной записи).

Полезные ссылки и контакты

• Центральный государственный исторический архив Украины (ЦГИАК) – cdiak.archives.gov.ua
• Государственный архив города Киева (ГАК/ДАК) – gak.kiev.ua
• Единый портал государственных услуг – my.gov.ua
• Министерство культуры и информации Украины – mkip.gov.ua

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько времени занимает поиск документа?

При полном и точном запросе – от 5 до 10 рабочих дней. При необходимости уточнения – до 30 дней.

Можно ли получить документ в оригинале?

Обычно выдаются копии (фотокопии) с заверением. Оригиналы остаются в архиве, за исключением редких случаев, когда оригинал может быть выдан в порядке временного пользования.

Как оформить запрос, если я нахожусь за границей?

Отправьте запрос по электронной почте, приложив скан паспорта и, при необходимости, доверенность, заверенную в консульстве Украины.

Нужно ли платить за апостиль?

Апостиль оформляется отдельно в Министерстве юстиции Украины. Стоимость апостиля – 100 грн за один документ.

Можно ли объединить несколько запросов в один?

Да, если они относятся к одному фонду и одной теме. В письме укажите перечень нужных документов, но помните, что стоимость будет рассчитываться за каждый отдельный запрос.

Запрос в киевский архив – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения формальностей. Следуя описанным шагам, вы сможете получить нужные справки и копии без лишних задержек. Помните, что чем точнее и полнее ваш запрос, тем быстрее архив сможет его выполнить. При возникновении вопросов всегда можно позвонить в архив (044 275‑30‑02) или написать на официальный e‑mail.

Удачных исследований и успешного получения архивных документов!