Объединённый архив СПбГУ хранит более 30 млн документов: личные дела студентов и преподавателей, официальные акты, газеты, фотографии, рукописи и многое другое. Если вам необходимо получить сведения о конкретном человеке, документе или событии, следует оформить официальный запрос. В этой статье мы подробно разберём все этапы: от подготовки письма до получения оригиналов или заверенных копий.

Что такое запрос в архив?

Запрос – это официальное обращение к архиву с указанием конкретных материалов, которые вы хотите изучить или получить. По законодательству РФ запросы к государственным архивам (в т.ч. к архиву СПбГУ) являются бесплатными, если они связаны с родом деятельности архива. Платные услуги (например, копирование, подготовка заверенных копий) регулируются Приказом 1890/1 от .

Кому и когда можно обращаться?

• Физическим лицам – выпускникам, исследователям, родственникам.
• Юридическим лицам – организациям, учебным заведениям, НКО.
• Рабочие часы архива: пн‑пт 09:00‑13:00 и 13:45‑17:45.

Как оформить запрос?

Формат письма

Запрос может быть отправлен в виде электронного письма, факса или бумажного документа. Обязательные элементы:

1. Шапка письма: ФИО заявителя, контактные данные (телефон, e‑mail), адрес.
2. Дата и номер (если отправляете по почте).
3. Тема: «Запрос в архив СПбГУ».
4. Текст запроса (см. пример ниже).
5. Подпись заявителя.

Пример запроса

Пример письма
От: Иванова Мария Петровна, г. Санкт‑Петербург, ул. Ленина, д. 12, кв. 34

Тел.: +7 (921) -23‑45‑67

E‑mail: ivanova@mail.ru

Тема: Запрос в архив СПбГУ

Уважаемый(ая) заведующий(ая) Объединённым архивом СПбГУ,

Прошу предоставить информацию о наличии в архиве личного дела или иных материалов, относящихся к Шостаку Михаилу Григорьевичу, 1920 г. р., обучавшемуся в СПбГУ в 1940‑1946 гг., защитившему диссертацию в 1949 г.

Конкретно интересуют:

 
вступительные документы (заявления, аттестаты);
 
учебные карточки и оценки;
 
документы о защите диссертации (рецензии, копии диссертации);
 
корреспонденция с факультетом.


Готов(а) оплатить услуги копирования и заверения копий в соответствии с Приказом 1890/1 от .

Прошу сообщить о возможности получения материалов лично в часы работы архива или выслать их в электронном виде на указанный выше e‑mail.

С уважением,

Иванова Мария Петровна

(подпись)

Где отправлять запрос?

• Электронная почта: archives@spbu.ru
• Факс: +7 (812) -28‑97‑88
• Почтовый адрес: Университетская наб., 7‑9, Санкт‑Петербург, 199034
• Через Портал «Архивы Санкт‑Петербурга» → Услуги → Подача запроса

Какие документы необходимо приложить?

Для ускорения обработки вашего обращения подготовьте:

• Копию паспорта (для физических лиц) или учредительные документы (для организаций).
• Справку о цели запроса (например, научное исследование, генеалогическое исследование).
• Если запрос связан с оплатой услуг – реквизиты для перечисления (по согласованию с архивом).

Платные услуги

Согласно Приказу 1890/1 от , за архивные услуги взимается плата:

Оплата производится банковским переводом или наличными в кассе архива (при личном обращении).

Как получить документы?

Личный визит

Для получения оригиналов или заверенных копий необходимо записаться заранее:

• Телефон для записи: 8 (812) -72‑12‑57
• Либо онлайн‑запись через Портал Архивы Санкт‑Петербурга.

Адрес приёма: Санкт‑Петербург, Университетская наб., 7‑9, здание бывшего Научно‑исследовательского института земной коры (НИИЗК), 2‑й этаж.

Доставка по почте

Если вы не можете приехать лично, можете оформить доставку:

1. Указать в запросе желаемый способ получения (почтовая отправка).
2. Оплатить расходы на пересылку (стоимость пересылки уточняется в ответе архива).
3. Получить документы в течение 5‑10 рабочих дней.

Сроки исполнения запроса

Согласно внутренним регламентам, срок выполнения запроса составляет до 30 календарных дней с момента получения полного пакета документов. При необходимости более детального поиска (например, в архивных подшивках 1940‑х годов) срок может быть продлён, о чём вас предупредят заранее.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить доступ к архиву без предварительного запроса?

Нет. Доступ к закрытым фондам (личные дела, академические документы) предоставляется только после официального запроса и согласования целей исследования.

Какие документы считаются «личными» и требуют особого разрешения?

Личные дела, медицинские карты, сведения о семейном положении, а также документы, содержащие персональные данные, подпадают под действие закона «О персональных данных». Для их получения необходимо предоставить согласие субъекта или законные основания (например, судебное решение).

Можно ли получить копии в электронном виде?

Да. При запросе укажите желаемый формат (PDF, TIFF). Электронные копии предоставляются бесплатно, но за их заверение (подтверждение подлинности) взимается плата согласно тарифу.

Что делать, если архив сообщает об отсутствии интересующего документа?

В таком случае архив может предложить альтернативные источники (например, микрофильмы, каталоги, справочные издания). Вы также можете подать запрос в другие архивные учреждения Санкт‑Петербурга.

Полезные контакты

• Главный архив СПбГУ – телефон: +7 (812) -72‑12‑57
• Э‑mail: archives@spbu.ru
• Факс: +7 (812) -28‑97‑88
• Сайт: https://spbarchives.ru
• Портал «Архивы Санкт‑Петербурга»: https://spbarchives.ru/requests

Запрос в архив СПбГУ – это формальный процесс, который требует точного указания интересующих материалов, предоставления подтверждающих документов и, при необходимости, оплаты архивных услуг. Следуя описанным шагам, вы сможете быстро получить нужные сведения, будь то академическая биография Шостака Михаила Григорьевича, копии выпускных листов или редкие газеты «Ленинградский университет».

Если у вас возникли дополнительные вопросы, смело обращайтесь в отдел делопроизводства архива – они помогут уточнить детали и подобрать оптимальный способ получения материалов.