В жизни могут возникнуть ситуации, когда требуется получить повторное (дубликат) свидетельство о рождении, браке, смерти или архивную справку из ЗАГСа. Правильное оформление запроса экономит время, позволяет избежать отказов и ускоряет процесс получения документа.

Правовая база

Основным нормативным актом, регулирующим работу органов ЗАГС, является Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» № 143‑ФЗ от  г. В нем прописаны:

• порядок регистрации актов гражданского состояния;
• сроки хранения актовых книг;
• правила выдачи повторных свидетельств и архивных справок.

Дополнительные требования к документам, подтверждающим право на получение сведений, содержатся в приказе Минюста России № 194 от  г. (рег. № 43386).

Когда нужен запрос в ЗАГС

Запрос может потребоваться в следующих случаях:

1. Утеря оригинального свидетельства (о рождении, браке, смерти).
2. Повреждение документа (ветхость, обрезание, заляпанные страницы).
3. Необходимость получения архивной справки о событии, зарегистрированном более 75 лет назад.
4. Получение дубликата для оформления документов (паспорт, загранпаспорт, оформление наследства и т.п.).

Кто имеет право получить документ

Согласно статье 9 ФЗ 143‑ФЗ, документ может быть выдан:

• Лицу, в отношении которого была составлена запись акта (самому гражданину).
• Близким родственникам (по прямой восходящей и нисходящей линии: родители, дети, бабушки, дедушки, внуки) в случае смерти лица.
• Супругу (в т.ч. бывшему) и другим лицам, представившим документы, подтверждающие интерес и право (например, нотариальная доверенность, решение суда).

Какие формы используют

Для подачи заявления в ЗАГС применяются стандартные формы, утверждённые Министерством юстиции:

• Форма № 25 – заявление на выдачу повторного свидетельства о рождении, браке, смерти.
• Форма № 26 – заявление на выдачу архивной справки о событии, зарегистрированном более 75 лет назад.

Образцы форм можно скачать на официальных сайтах ЗАГСов, например, здесь.

Перечень обязательных документов

В зависимости от типа запроса набор документов может немного различаться, но в большинстве случаев потребуются:

Пошаговая инструкция по составлению запроса

Шаг 1. Сбор информации

• Точная дата и место регистрации акта (если известны).
• ФИО лица, к которому относится акт.
• Номер записи в актовой книге (если известен).

Шаг 2. Выбор формы

Для большинства запросов используется форма № 25. Если нужен архивный документ – форма № 26.

Шаг 3. Заполнение формы

Заполняйте форму разборчиво, без исправлений. Обязательно укажите:

1. Полные ФИО заявителя.
2. Контактные данные (телефон, e‑mail).
3. Сведения об оригинальном документе (номер, дата выдачи, орган, выдавший его).
4. Причину обращения (утеря, повреждение, необходимость в архиве).

Шаг 4. Подготовка сопроводительных документов

Сделайте копии всех документов (паспорт, доверенность, решение суда). Оригиналы предъявляются только в ЗАГС.

Шаг 5. Оплата госпошлины

Размер госпошлины зависит от типа документа (обычно от 200 руб до 500 руб). Оплатить можно в банке, через онлайн‑сервис «Госуслуги» (пример) или в кассе ЗАГСа.

Шаг 6. Подача заявления

Заявление можно подать:

• Лично в отделении ЗАГСа (самый надёжный способ).
• По почте с заказным письмом (не забудьте приложить обратный конверт).
• Через портал «Госуслуги» (если ваш регион поддерживает электронную подачу).

Шаг 7. Ожидание и получение документа

Сроки выдачи зависят от загруженности органа, но обычно составляют от 5 до 30 рабочих дней. При необходимости ускорить процесс можно оплатить ускоренную выдачу (дополнительная плата).

Пример заявления (форма № 25) – шаблон

Заявление № 25
«О выдаче повторного свидетельства о рождении (браке, смерти)»
Я, Иванов Иван Иванович, г. рождения,
проживающий по адресу: г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, кв. 5,
паспорт: серия 45 12 № 345678, выдан ОУФМС России по г. Москве
 г., код подразделения 770-001.

Прошу выдать мне повторное (дубликат) свидетельства о рождении (указать тип документа)
в связи с утратой оригинала (или «повреждением», «необходимостью в архивной справке»).

Сведения о документе:
- Серия и номер оригинального свидетельства: 12 3456789;
- Дата выдачи: г.;
- Выдавший орган: ЗАГС г. Москвы, отдел № 3.

Прилагаемые документы:
Копия паспорта.
Квитанция об оплате госпошлины № 123456 от г.
(при необходимости) Нотариальная доверенность/решение суда.

«____» __________ 2026 г. ______________________
(подпись заявителя)

Часто задаваемые вопросы

Можно ли получить дубликат без оплаты?

В большинстве регионов госпошлина обязательна. Исключения – случаи, когда документ выдается бесплатно в рамках социальной помощи (например, для пенсионеров по льготной ставке).

Сколько стоит ускоренная выдача?

Тарифы различаются в регионах, но обычно это удвоенная ставка (пример: 400 руб вместо 200 руб).

Какие документы нужны родственнику умершего?

Для получения дубликата родственнику умершего необходимо предоставить:

• Свидетельство о смерти умершего.
• Документ, подтверждающий родство (свидетельство о рождении, браке, решение суда).
• Собственный паспорт.

Можно ли получить архивную справку онлайн?

Да, если ваш регион подключён к сервису «Госуслуги». Нужно заполнить форму № 26 в личном кабинете и приложить скан копий документов.

Полезные ссылки

• Форма № 25 и № 26 (старый сайт ЗАГС)
• Госуслуги – порядок получения повторных свидетельств
• Выдача (высылка) повторных свидетельств и справок о рождении
• Пример обращения в ЗАГС

Составление запроса в ЗАГС – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения нормативных требований. Следуя приведённой выше инструкции, вы сможете подготовить корректное заявление, собрать все необходимые документы и получить дубликат или архивную справку в минимальные сроки.

Помните: без полного пакета документов и без оплаты госпошлины ваш запрос будет отклонён. При возникновении сомнений лучше уточнить детали в отделе ЗАГСа по телефону или на официальном сайте вашего региона.