Дата составления рекомендации: 03:44:44 ().

Зачем нужен запрос в архив

При назначении (перерасчёте) пенсии часто требуется подтвердить:

• трудовой стаж на предприятиях, которые уже ликвидированы;
• размер заработной платы за определённые периоды;
• периоды отпусков, больничных, переобучения и т.д.

Если сведения отсутствуют в трудовой книжке или в электронном лицевом счёте ПФР, их можно получить из государственных архивов, направив официальное заявление‑запрос.

Правовая основа

Основные нормативные акты, регулирующие порядок работы с архивными справками:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Постановление Правительства РФ от № 1406 «Об утверждении Правил предоставления архивных справок и выписок»;
3. Инструкция Пенсионного фонда РФ о взаимодействии с архивными учреждениями (утв. приказом ПФР № 123‑н от ).

Согласно этим документам, ПФР вправе направлять запросы в архивы, а граждане – подавать заявления непосредственно в архивные учреждения или через ПФР.

Кто может подать заявление

Заявление‑запрос может подать:

• сам гражданин (пенсионер или будущий пенсионер);
• его законный представитель (по доверенности);
• организация‑работодатель (в случае запроса о стаже бывшего сотрудника).

Пошаговая инструкция по оформлению заявления

Подготовка необходимых данных

Перед написанием заявления соберите следующую информацию:

• ФИО полностью (как в паспорте);
• дата и место рождения;
• номер СНИЛС;
• периоды работы, которые требуется подтвердить (наименование организации, адрес, даты приёма и увольнения);
• цель запроса (назначение пенсии, перерасчёт, подтверждение стажа для визы и т.д.);
• контактные данные для получения ответа (адрес, телефон, e‑mail).

Выбор способа подачи

Заявление можно подать:

• лично в читальный зал архива;
• по почте (заказным письмом с уведомлением о вручении);
• через электронный портал госуслуг (если архив предоставляет такую возможность);
• через территориальный орган ПФР (отдел) ПФР, который направит запрос в архив от вашего имени.

Составление текста заявления

Текст должен быть официальным, лаконичным и содержать все requisites. Ниже представлен образец.

Образец заявления‑запроса в архив пенсионного фонда

[Наименование архива]
[Адрес архива]
[Индекс]

От: ___________________________
 ФИО полностью
 Дата рождения: __.__.____
 СНИЛС: ___‑___‑___ ___
 Адрес проживания: _______________________
 Телефон: ___________________
 E‑mail: ___________________

«___» __________ 2026 г.

Заявление
о предоставлении архивной справки о трудовом стаже и заработной плате

Я, ___________________________ (ФИО), являюсь гражданином Российской Федерации,
проживающим по адресу: ______________________________________________,
прошу предоставить мне архивную справку, подтверждающую следующие сведения:

Периоды работы:
 а) Наименование организации: ______________________________;
 Адрес: ________________________________________________;
 Период работы: с __.__.____ по __.__.____;
 б) Наименование организации: ______________________________;
 Адрес: ________________________________________________;
 Период работы: с __.__.____ по __.__.____;
 (при необходимости продолжить список)

Размер среднемесячной заработной платы за указанные периоды (если возможно).

Сведения о периодах отпусков, больничных листов, переобучения (по запросу).

Цель получения справки: назначение страховой пенсии по старости в Пенсионном фонде
Российской Федерации (территориальный орган: ______________________).

Приложение:
- копия паспорта (страница с данными и пропиской);
- копия СНИЛС;
- копия трудовой книжки (страницы с записями о работе, если имеються);
- доверенность (если заявление подаёт представитель).

Прошу рассмотреть данное заявление в течение 30 календарных дней и направить ответ
по указанному выше адресу или на электронную почту.

Подпись: ______________________
Расшифровка подписи: ______________________

Примечание: если архив принимает заявления только в электронном виде, замените
распечатанный вариант на заполненную форму на их сайте или портале госуслуг,
прикрепив скан‑копии приложенных документов.

Подача заявления и ожидание ответа

После подачи:

• Сохраните копию заявления и квитанцию о приёме (если подавали лично или почтой).
• Уточните сроки рассмотрения – обычно от 10 до 30 рабочих дней, но могут быть
  продлены в случае необходимости дополнительного поиска документов.
• При отсутствии ответа в установленный срок направьте письменное напоминание
  или позвоните в архив по указанным телефонам (например, отдел использования
  документов и информации: (017) -72‑29‑52).

Получение архивной справки

После положительного решения архив выдаст:

• справку о трудовом стаже (с указанием организаций, периодов и должностей);
• справку о заработной плате (среднемесячная, суммарная за период);
• при необходимости – выписки из приказов о наградах, переводах, отпусках.

Эти документы принимаются ПФР как основание для начисления или перерасчёта пенсии.
Если в справке обнаружены несоответствия, вы имеете право запросить уточнение
или подать жалобу на действия архивного учреждения.

Полезные советы и часто задаваемые вопросы

Сколько стоит запрос?

В большинстве государственных архивов выдача справок о трудовом стаже и заработной
плате для целей пенсионного обеспечения осуществляется бесплатно. Однако могут
взиматься платы за срочное исполнение, заверение копий или за выдачу большого
объёма материалов.

Можно ли получить справку через ПФР без обращения в архив?

Да. Территориальные органы ПФР имеют право направлять запросы в архивы от имени
гражданина. Для этого достаточно подать в ПФР заявление о предоставлении
сведений из архива (образец такого заявления обычно размещён на сайте ПФР).

Что делать, если архив не находит документы?

Архив обязан предоставить мотивированный отказ с указанием причин
(например, документы уничтожены в соответствии с нормативными сроками хранения).
В таком случае вы можете:

• обратится в преемственную организацию (если предприятие было реорганизовано);
• попросить у бывшего работодателя внутренние приказы, ведомости или
  трудовые договоры;
• воспользоваться альтернативными источниками: трудовые книжки родственников,
  справки из ПФР о ранее начисленных страховых взносах, выписки из
  налоговой инспекции.

Оформление заявления‑запроса в архив пенсионного фонда – это прозрачный и
регламентированный процесс, который позволяет восстановить недостающие сведения
о трудовой деятельности и заработной плате. Следуя представленной инструкции,
подготавливая полный пакет документов и выбирая удобный способ подачи,
вы значительно повышаете шансы на своевременное получение необходимой справки
и, как следствие, на успешное назначение или перерасчёт пенсии.

Удачи в получении архивных сведений!