Ответственный за электронный архив – это должностное лицо, которому возложены функции по организации хранения, комплектования, учёта и использования электронных архивных документов в соответствии с законодательством Российской Федерации и внутренними нормативными актами организации.

Правовая основа

Деятельность работников архива регулируется рядом нормативных актов:

• Федеральный закон № 402-ФЗ «Об архивном деле» (от ) – определяет общие требования к архивному хранению, в т.ч. электронных документов.
• Приказ Минтруда России № 266н от – утверждает профессиональный стандарт «Специалист по формированию электронного архива» (код 07.009).
• Требования к системе электронного документооборота (ЭДО) и к защите информации (ФЗ «О персональных данных», ФЗ «О защите информации»).
• Локальные нормативные акты организации (приказ о назначении ответственного, регламент работы с архивом, политика доступа и т.д.).

Согласно законодательству, обязанности по организации хранения и учёту архивных документов могут быть возложены на конкретного работника – работника архива (лицо, ответственное за архив).

Ключевые функции ответственного за электронный архив

1. Организация приёма и учёта электронных документов – обеспечение поступления документов в систему, их классификация и регистрация.
2. Комплектование архивных фондов – формирование и поддержание описи архивных фондов, включая указание года сдачи, номера фонда (если их несколько) и прочих реквизитов.
3. Обеспечение сохранности и доступности – контроль за резервным копированием, восстановлением после сбоев, соблюдением сроков хранения.
4. Контроль доступа и безопасности – назначение прав доступа, мониторинг попыток несанкционированного доступа, соответствие требованиям по защите персональных данных.
5. Проведение проверок и аудитов – проверка наличия и состояния электронных документов не реже одного раза в 5 лет, а также при перемещении архива, смене руководителя или перед передачей в государственный/муниципальный архив.
6. Подготовка и предоставление информации – поиск и предоставление архивных сведений по запросам уполномоченных пользователей, включая внешние органы контроля;
7. Участие в разработке внутренних регламентов – формирование политики архивного хранения, инструкций по работе с ЭДО, требований к технической инфраструктуре.
8. Ответственность за уничтожение и списание – контроль за соблюдением сроков уничтожения документов, оформление актов списания.

Требования к квалификации

Согласно профессиональному стандарту 07.009, специалист по формированию электронного архива должен обладать:

• Высшим образованием в области информационных технологий, библиотековедения, архивоведения или смежных специальностей.
• Знанием нормативных правовых актов в сфере архивного дела и защиты информации.
• Опыт работы с системами электронного документооборота (ЭДО), системами управления контентом (CMS) и системами резервного копирования.
• Навыками работы с базами данных, метаданными и стандартами описания (например, ISO 15489, ГОСТ Р 7.0.100‑2016).
• Умением проводить аудит, готовить отчётность и вести деловую переписку.

Порядок назначения ответственного за электронный архив

Приказ о назначении

Назначение ответственного оформляется приказом руководителя организации (или руководителя структурного подразделения). В приказе указываются:

1. ФИО и должность назначаемого сотрудника;
2. Дата вступления в силу приказа;
3. Перечень возлагаемых обязанностей (ссылка на регламент);
4. Права и полномочия (например, право подписи актов о списании документов);
5. Ответственность за нарушение требований (дисциплинарная, административная).

Образец приказа

ПРИКАЗ № ___
от "__" __________ 2026 г.

О назначении ответственного за электронный архив

В целях обеспечения сохранности и доступности электронных архивных документов
приказываю:

Назначить Иванова Ивана Ивановича, должность специалист отдела документооборота,
 ответственным за электронный архив организации с "__" __________ 2026 г.

Внести в штатное расписание строку "Ответственный за электронный архив" (разряд __).

Установить Иванову И.И. полномочия:
 ― принимать и регистрировать поступающие электронные документы;
 ⏤ формировать и поддерживать описи архивных фондов;
 ⏤ контролировать доступ к архиву и обеспечивать резервное копирование;
 ― проводить проверку состояния архива не реже одного раза в 5 лет;
 ⏤ готовить отчёты о работе архива для руководства и контролирующих органов.

Ответственность за невыполнение обязанностей возлагается в соответствии с Трудовым кодексом РФ,
 а также с Федеральным законом "Об архивном деле".
Приказ вступает в силу с момента его подписания.

Генеральный директор ___________________ (подпись) /Ф.И.О./

Технические и организационные требования к электронному архиву

• Совместимость с системой ЭДО – архив должен принимать документы из текущих бизнес‑процессов без потери метаданных;
• Защита информации – шифрование данных, контроль доступа по ролям, журналирование действий.
• Резервное копирование – ежедневные инкрементные бэкапы, ежемесячные полные копии, хранение копий в географически разнесённых дата‑центрах.
• Поддержка форматов – возможность хранения оригинальных файлов (PDF/A, DOCX, TIFF) и их конвертации в архивные форматы.
• Метаданные и опись – обязательное заполнение полей: номер фонда, наименование, год сдачи, классификатор, срок хранения.
• Контроль целостности – использование контрольных сумм (SHA‑256) и регулярных проверок.

Ответственность и риски

Нарушения в работе электронного архива могут привести к:

Лучшие практики организации работы ответственного

1. Регулярное обучение – участие в вебинарах, курсах по архивному делу и кибербезопасности.
2. Документирование процессов – наличие регламентов, инструкций, чек‑листов.
3. Автоматизация – использование специализированных систем (СХЭД, ECM) для автоматической регистрации и контроля.
4. Периодический аудит – внутренний и внешний аудит архивных процессов минимум раз в 3 года.
5. Взаимодействие с другими подразделениями – согласование требований с юридическим отделом, ИТ‑службой и отделом кадров.
6. Тестирование восстановления – проведение пробных восстановлений из резервных копий минимум раз в год.

Как оформить запрос на предоставление архивных сведений

Запросы могут исходить от:

• Сотрудников организации (внутренний запрос);
• Контролирующих органов (ФНС, Роскомнадзор, суд);
• Контрагентов (по договорным обязательствам).

Процедура:

1. Получить письменный запрос (электронный или бумажный).
2. Проверить полномочия запрашивающего (при необходимости – запросить подтверждающие документы).
3. Определить перечень требуемых документов в системе СХЭД.
4. Подготовить и предоставить документы в установленный срок (не более 30 дней, если иное не предусмотрено законом).
5. Зафиксировать факт передачи в журнале выдачи.

Ответственный за электронный архив – ключевая фигура, обеспечивающая юридическую и информационную безопасность организации. Его роль охватывает как стратегическое планирование (разработка регламентов, выбор технологий) так и оперативные задачи (приём, учёт, защита и предоставление документов). Правильное назначение, чётко прописанные обязанности и постоянный контроль позволяют организации соответствовать требованиям законодательства, минимизировать риски и сохранять ценную информацию на протяжении установленных сроков.

Дата актуализации статьи: 01:41:51