Если вам необходимо получить сведения из государственных или муниципальных архивов (генеалогические данные‚ справки о рождении‚ сведения о службе‚ награждениях‚ трудовом стаже и т.п.)‚ вы обязаны оформить заявление‑запрос. В статье рассмотрены:
- Что такое заявление‑запрос в архив;
- Где взять официальные бланки;
- Как правильно заполнить документ;
- Примеры готовых образцов;
- Куда и как отправлять запрос;
- Типичные ошибки и рекомендации.
Что такое заявление‑запрос в архив?
Заявление‑запрос — это официальное письменное обращение гражданина (или юридического лица) к архивному учреждению с просьбой предоставить определённые архивные документы или сведения из них. По закону Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» такие обращения рассматриваются в порядке‚ установленном архивом‚ и могут быть платными‚ если требуется копирование или подготовка справки.
Где взять бланк заявления?
Большинство региональных архивов размещают готовые бланки на своих официальных сайтах; Ниже перечислены основные источники:
- Государственный архив Новосибирской области – раздел «Бланки заявлений учреждения» (обновлён ). Здесь указаны правила печатного заполнения и требования к документам.
- Государственная архивная служба Республики Татарстан – набор форм «Заявление‑анкета на поиск генеалогических сведений»‚ «Заявление на выдачу архивной справки о рождении» и др.
- Официальный сайт Октябрьского района ХМАО‑Югра – формы заявлений‑запросов с рекомендациями по заполнению.
- Государственный архив Тюменской области – бланки запросов о заработной плате‚ стаже‚ награждениях.
- Государственный архив Республики Крым – образцы заявлений‑запросов разных тем.
Основные требования к заполнению бланка
Согласно рекомендациям архивов (см. пункт 1 на сайте Новосибирского архива)‚ следует соблюдать следующие правила:
- Печатные буквы. Заполняйте бланк крупным шрифтом‚ без рукописных исправлений.
- Корректировка ошибок. Если необходимо исправить данные‚ зачёркивайте ошибочный текст и рядом пишите правильный вариант.
- Приложения. При запросах‚ касающихся профессиональной деятельности‚ рекомендуется приложить копию трудовой книжки‚ справку о пенсии‚ выписку из домовой книги и т.п.
- Согласие на обработку персональных данных. В конце заявления обязательно укажите фразу «Даю согласие на обработку персональных данных».
- Подпись и дата. Не забудьте подписать документ и указать дату подачи.
Структура типового заявления‑запроса
Ниже приведён универсальный шаблон‚ который можно адаптировать под любую тематику.
<h4>Директору (название архива)</h4> <p>Адрес: _______________________________</p> <p><b>Заявление‑запрос</b></p> <p>Я‚ _______________________________ (ФИО полностью)‚<br> проживающий(ая) по адресу: _______________________________‚<br> телефон: _______________________________‚ e‑mail: _______________________________‚<br> паспорт: серия ___ номер ___‚ выдан ________________‚<br> прошу предоставить (выдать) следующие архивные сведения:</p> <ul> <li>Тип документа (например‚ акт гражданского состояния‚ домовая книга‚ служебный лист‚ наградной лист и т.д.).</li> <li>Период‚ за который требуется информация: с ___ по ___ год.</li> <li>Конкретные данные‚ которые нужны (имена‚ даты‚ места‚ номера дел и пр.).</li> </ul> <p>Обоснование запроса (кратко): _______________________________ (например‚ генеалогическое исследование‚ подтверждение права на наследство‚ подготовка к суду).</p> <p>Приложения:</p> <ol> <li>Копия паспорта (страница с фотографией).</li> <li>Согласие на обработку персональных данных.</li> <li>Копия трудовой книжки (если запрос связан с трудовой деятельностью).</li> </ol> <p>Готов(а) оплатить услуги архива (копирование‚ подготовка справки) в размере __________ рублей.</p> <p>Дата: «___» ___________ 20__ г.<br> Подпись: _______________________</p>
Как отправить запрос
Существует несколько способов доставки заявления в архив:
- Лично. Принесите заполненный бланк в приёмный отдел архива. При личном обращении можно сразу уточнить сроки и стоимость услуг.
- Почтой. Отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес архива (указан в официальных контактах).
- Электронно. На сайтах некоторых архивов (например‚ Мультимедийный архив Новосибирской области) предусмотрена форма «Отправить запрос онлайн». При этом прикрепляете скан бланка и необходимые документы.
Сроки рассмотрения и получение справки
Согласно Федеральному закону № 125‑ФЗ‚ архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента его получения. Если запрос требует более длительного исследования (например‚ поиск в старых фондах)‚ архив обязан уведомить заявителя о продлении срока.
После подготовки справки вы получаете один из вариантов:
- Копию в бумажном виде (можно забрать лично или получить почтой);
- Электронный документ в формате PDF (при запросе через портал).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли использовать любой шрифт?
Рекомендуется использовать печатные (не курсивные) буквы‚ предпочтительно шрифт Arial или Times New Roman‚ размером 12 пт.
Нужна ли оплата?
Да‚ если архиву требуется копировать документы‚ делать выписки или подготовить официальную справку. В заявлении укажите готовность оплатить услуги и уточните стоимость у сотрудника.
Что делать‚ если архив отказал в выдаче?
В случае отказа (например‚ документ находится в закрытом фонде) архив обязан предоставить письменный мотивированный отказ. Вы можете обжаловать его в суде в течение 30 дней.
Можно ли запросить документы из нескольких архивов одновременно?
Да‚ но каждый архив рассматривает запрос отдельно. В заявлении укажите точный адрес и название учреждения‚ в которое направляете запрос.
Пример готового заявления‑запроса (генеалогический запрос)
<h4>Директору Государственного архива Новосибирской области</h4> <p>630007‚ г. Новосибирск‚ ул. Свердлова‚ 16</p> <p><b>Заявление‑запрос</b></p> <p>Я‚ Иванова Мария Петровна‚ г.р.‚ проживающая по адресу: 630099‚ г. Новосибирск‚ ул. Ленина‚ д. 45‚ кв. 12‚<br> телефон: +7 -13 123‑45‑67‚ e‑mail: marii@mail.ru‚<br> паспорт: серия 45 № 123456‚ выдан ОУФМС России по Новосибирской области г.‚<br> прошу предоставить копию актов гражданского состояния (рождения‚ брака‚ смерти) предков:</p> <ul> <li>Иванов Петр Алексеевич‚ род. 1902 г.‚ Новосибирск.</li> <li>Иванова Анна Степановна‚ род. 1905 г.‚ Новосибирск.</li> </ul> <p>Запрос делаю в целях составления семейного генеалогического древа.</p> <p>Приложения:</p> <ol> <li>Копия паспорта заявителя.</li> <li>Согласие на обработку персональных данных.</li> </ol> <p>Готова оплатить услуги архива в размере‚ установленном тарифом.</p> <p>Дата: «09» июля 2026 г.<br> Подпись: _______________________</p>
Полезные ссылки
- Бланки заявлений учреждения – ГА Новосибирской области
- Бланки заявлений – ГА Татарстан
- Мультимедийный архив Новосибирской области
- Электронная библиотека архива
- Образцы заявлений – ГА Республики Крым
Оформление заявления‑запроса в архив — это простой‚ но ответственный процесс. Соблюдая правила заполнения‚ используя официальные бланки и предоставляя необходимые документы‚ вы ускоряете получение нужных сведений и минимизируете риск отказа. Помните о праве на получение информации‚ но также о необходимости оплаты услуг архива‚ если они предусмотрены.
Удачной работы с архивными материалами!