Что такое архивный запрос?
Это официальное обращение гражданина, юридического лица или организации к государственному архиву с целью получения:

• архивной справки;
• копии архивного документа;
• архивной выписки;
• информации об отсутствии запрашиваемого документа в государственном хранении;
• мотивированного отказа в предоставлении услуги.

В большинстве стран (в т.ч. в Республике Казахстан) такие запросы оформляются через портал электронного правительства (eGov) – egov.kz. Ниже – пошаговое описание процесса, требования к документам и полезные рекомендации.

Где можно подать запрос?

1. Через портал электронного правительства (eGov) – полностью онлайн, с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП).
2. Лично в архивной службе или в отделении Центра обслуживания населения (ЦОН).
3. По почте (рекомендовано только в исключительных случаях).

Для большинства архивов Республики Казахстан (Комитет по правовой статистике и специальным учётам Генеральной прокуратуры, Министерство внутренних дел, Министерство обороны и др.) предпочтительным считается первый способ.

Какие документы нужны для подачи запроса?

Все файлы должны быть подписаны ЭЦП и загружены в систему в течение одного сеанса.

Пошаговая инструкция по оформлению электронного запроса

Шаг 1. Регистрация и вход в личный кабинет eGov

• Перейдите на egov.kz.
• Нажмите «Войти» → «Регистрация». Для физических лиц – через ИИН/ИИН+ЭЦП; для юридических лиц – через ИИН организации.
• Подтвердите регистрацию через SMS‑код или электронную почту.

Шаг 2. Выбор услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок»

• В каталоге услуг найдите раздел «Государственные услуги» → «Архивные услуги» → «Выдача архивных справок и копий документов».
• Нажмите «Оформить заявку».

Шаг 3. Заполнение формы запроса

1. Укажите наименование архива (например, «Комитет по правовой статистике и специальным учётам Генеральной прокуратуры РК»).
2. Определите тип документа: справка, копия, выписка.
3. Укажите период и номер (если известен) интересующего документа.
4. Опишите цель получения (например, «для судебного разбирательства», «для подтверждения права собственности»).
5. Прикрепите сканы обязательных документов (паспорт, доверенность, устав).
6. Установите способ получения: электронная копия на e‑почту, личный кабинет или почтовая доставка.

Шаг 4. Подписание запроса ЭЦП

Подключите ваш токен/смарт‑карту, введите PIN‑код и нажмите «Подписать». После подписи запрос считается юридически действительным.

Шаг 5. Отправка и отслеживание статуса

• Нажмите «Отправить». Система сгенерирует номер заявки (пример: ARH‑2026‑07‑00123).
• В личном кабинете вы сможете видеть статус: «Принято», «На рассмотрении», «Готово к выдаче», «Отказ».
• При необходимости архив может запросить уточнения – вы получите уведомление в личный кабинет и на e‑mail.

Сроки рассмотрения

Если срок превышен, заявитель имеет право подать жалобу через сервис «Обращения граждан» на портале eGov.

Пример заявления (шаблон)

Заявление (запрос) № _______

Я, _______________ (ФИО), ИИН ____________, действующий(ая) на основании __________ (паспорт/доверенность), прошу выдать:

Архивную справку/копию/выписку о документе ________________________
 (указать название, номер, дату, архивный фонд, серию).

Цель получения: ________________________________________________

Способ получения: _______________________________________________

Приложения:
Копия паспорта (для физических лиц) / Устав и доверенность (для юр; лиц);
Электронная цифровая подпись (ЭЦП).

Подпись: ______________________ (подписано ЭЦП)

Данный шаблон автоматически заполняется в онлайн‑форме портала, но полезен для понимания структуры запроса.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли получить архивный документ без ЭЦП?

Для физических лиц, подавших запрос лично в архив, подпись ЭЦП не обязательна, однако потребуется оригинал паспорта и копия заявления. Онлайн‑запрос без ЭЦП невозможен.

Вопрос 2: Какой способ получения документов наиболее удобен?

Электронная копия, отправленная в ваш личный кабинет eGov, – самый быстрый и безопасный способ. При необходимости оригинала его можно заказать в отделении архива (дополнительная плата).

Вопрос 3: Что делать, если архив отказал в выдаче?

Отказ должен быть мотивированным (письмо с указанием причин). Вы можете обжаловать решение в течение 30 дней в Комиссию по рассмотрению жалоб через портал eGov или в суде.

Вопрос 4: Можно ли запросить документы из архивов других стран (например, Молдова)?

Да. Для международных запросов используется система межгосударственного обмена архивными данными. В примере из текста упоминаются сайты arhiva.gov.md и servicii.gov.md. Процедура аналогична, но требует согласования через дипломатические каналы.

Вопрос 5: Сколько стоит получение архивных справок?

Тарифы зависят от типа услуги и объёма документов. Примерные цены (по состоянию на 2026 год):

• Справка о наличии/отсутствии – бесплатно.
• Копия до 10 листов – 1500 тенге.
• Копия более 10 листов – 1500 тенге + 100 тенге за каждый дополнительный лист.
• Экспресс‑обслуживание – +500 тенге.

Оплата производится онлайн через банковскую карту или электронный кошелёк, привязанный к вашему аккаунту eGov.

Полезные ссылки

• Официальная страница услуги на egov.kz
• Видео‑инструкция по заполнению запроса
• Архивный портал Молдовы
• Сервис государственных услуг Молдовы

Архивный запрос через систему eGov – это удобный, быстрый и полностью легальный способ получить необходимые архивные документы. Главное помнить о правильном оформлении заявления, наличии ЭЦП и соблюдении сроков. При возникновении вопросов всегда можно обратиться в службу поддержки портала или в отделение архива;

Если вы следуете приведённому руководству, процесс получения архивных справок, копий или выписок будет проходить без лишних задержек, а полученные документы будут иметь юридическую силу, признанную в судах и государственных органах.