Дата актуализации: .

Почему нужен запрос в архив?

Для назначения трудовой пенсии по возрасту Пенсионный фонд требует документально подтвердить:

• периоды работы (трудовой стаж);
• размер заработной платы;
• периоды отпусков, больничных и иных перерывов в работе;
• сведения о ликвидированных или реорганизованных организациях.

Если работодатель уже не существует или его документы находятся в государственном (муниципальном) архиве, гражданин имеет право подать запрос в архив и получить архивную справку, выписку или копию необходимых документов.

Кто может подать запрос?

Согласно законодательству, запрос может подать любой совершеннолетний гражданин РФ. Запрос можно оформить:

1. самостоятельно дома или в офисе;
2. через Многофункциональный центр (МФЦ);
3. непосредственно в архив при личном визите.

Общие требования к оформлению запроса

При заполнении бланка запроса необходимо соблюдать следующие правила:

• Заполнять ручкой синего цвета;
• В последней строке поставить подпись и дату заполнения;
• Текст должен быть разборчивым, без исправлений и зачёркиваний;
• Указывать полные реквизиты заявителя (ФИО, дата рождения, адрес, контактный телефон);
• Чётко формулировать запрос: какие именно документы нужны (трудовая книжка, ведомости зарплаты, приказы о приёме/увольнении и т.д.);
• При необходимости отметить, что требуются копии документов, содержащие личные сведения о пенсионере и членах его семьи.

Образец бланка запроса в архив

Ниже представлен универсальный шаблон, который можно скачать по ссылке http://yadi.sk/d/7gXNGPJv3SxhLh (бланк в формате Word).

Наименование архива (например, Государственный архив Санкт‑Петербурга)
От: ___________________________ 
 (ФИО полностью) 
Дата рождения: _______________ 
Адрес проживания: ___________________________ 
Контактный телефон: _________________ 

Кому: Директору архива 

Заявление 
Прошу предоставить мне архивную справку (выписку, копию) по следующим вопросам: 

Подтверждение периодов работы в организации «_____________________» 
 с «__.__.____» по «__.__.____» (должность: _____________________). 

Сведения о размере заработной платы за указанный период (с указанием начислений, удержаний и итоговой суммы). 

Информация о периодах отпусков, больничных листов и иных перерывов в работе. 

При наличии – копии приказов о приёме, переводе и увольнении, а также трудовых книжек (или их фрагментов). 

Цель запроса: подтверждение трудового стажа и заработка для назначения трудовой пенсии по возрасту в Пенсионном фонде РФ. 

Перечень прилагаемых документов: 
- копия паспорта (страницы с ФИО и пропиской); 
- копия СНИЛС; 
- иные документы, подтверждающие личность (по требованию архива). 
Подпись: _____________________ 

При личном визите в архив сотрудник может предоставить свой шаблон – в этом случае достаточно заполнить предложенные поля, соблюдая те же требования к подписи и дате.

Пошаговая инструкция подачи запроса

1. Определите нужный архив.
   Если организация ликвидирована, её документы обычно хранятся в государственном архиве региона, где она была зарегистрирована. Для уточнения можно воспользоваться базой данных «Места хранения документов по личному составу» или Центральным фондовым каталогом.
2. Скачайте бланк запроса (см. ссылку выше) или получите его в архиве.
3. Заполните бланк синей ручкой, указав все обязательные реквизиты и чётко сформулировав запрос.
4. Подготовьте приложения: копия паспорта, СНИЛС, при необходимости – доверенность (если запрос подаёт представитель).
5. Подайте запрос:
   • лично в приёмную архива;
   • через МФЦ (они переправляют запрос в архив);
   • по почте с описью вложения и уведомлением о вручении;
   • в электронном виде через официальный сайт архива (если такая услуга предоставляется).
6. Ожидайте ответа.
   Срок исполнения запроса регулируется внутренними регламентами архива, обычно составляет от 10 до 30 рабочих дней. При задержке можно сделать письменный запрос о статусе.
7. Получите архивную справку.
   Если информация оказалась неполной, в конце справки будет фраза «Других сведений не обнаружено». В таком случае уточните у архивариуса, какие дополнительные фонды или описи можно проверить.
8. Предоставьте справку в Пенсионный фонд.
   Приложите её к заявлению о назначении пенсии вместе с другими необходимыми документами (паспорт, СНИЛС, трудовая книжка и т.д.).

Возможные причины отказа и способы их преодоления

Полезные ссылки и ресурсы

• Образец бланка запроса в архив (Word)
• База данных мест хранения документов по личному составу – archives.ru
• Центральный фондовый каталог – cfk.ru
• Портал госуслуг Санкт‑Петербурга – подача электронного запроса в архив СПб
• Информационный лист Пенсионного фонда РФ о необходимых документах для назначения пенсии

Правильно оформленный запрос в архив – ключевой этап подтверждения трудового стажа при назначении пенсии. Следуя представленному образцу и пошаговой инструкции, вы minimизируете риски отказа и получите необходимые справки в кратчайшие сроки. Помните: главное – чётко указать, какие именно документы нужны, соблюсти требования к оформлению (синяя ручка, подпись, дата) и сохранить копии всех поданных материалов для возможного последующего обращения.

Удачной работы с архивами и благополучного оформления пенсии!