Если вам необходимо получить сведения из государственных, муниципальных или фондов новейшей истории Калужской области, самым удобным способом будет обращение через официальный сайт Управления по делам архивов Калужской области. В этой статье мы подробно расскажем, как найти нужный раздел сайта, какие типы запросов можно оформить, какие документы потребуются и как отследить статус вашего обращения.

Что представляет собой Управление по делам архивов Калужской области

Управление по делам архивов Калужской области – уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела региона. В его структуру входят:

• Три государственных архива Калужской области;
• 26 муниципальных архивов;
• Электронная библиотека исторических документов (ЭБИД);
• Тематические указатели к виртуальным выставкам, посвящённым Великой Отечественной войне и другим важным событиям.

На официальном сайте вы найдёте:

• Историю архивного дела в регионе;
• Новости и актуальные события архивов;
• Нормативно‑правовые акты, регламентирующие работу с архивными материалами;
• Состав и содержание фондов, включая электронные копии дел, метрические книги и ревизские сказки.

Как попасть на официальный сайт

Адрес официального сайта: http://archive.admoblkaluga.ru/gako/

После перехода вы увидите главную страницу с навигационным меню, где расположены основные разделы:

1. О архиве – информация о структуре, руководстве и контактных данных;
2. Фонды и каталоги – поисковые системы по архивным материалам;
3. Электронные копии – доступ к отсканированным документам;
4. Запросы и услуги – форма подачи заявок, порядок оплаты и сроки выполнения;
5. Новости – актуальные события, выставки и публикации.

Типы запросов, которые можно оформить онлайн

Пошаговая инструкция по подаче запроса

Шаг 1. Регистрация на портале

Для подачи онлайн‑запроса необходимо создать личный кабинет:

1. Нажмите кнопку «Регистрация» в правом верхнем углу главной страницы;
2. Заполните форму: ФИО, электронную почту, телефон, ИНН (при необходимости);
3. Подтвердите регистрацию по ссылке, отправленной на ваш e‑mail.

Шаг 2. Выбор услуги «Запрос документов»

После входа в личный кабинет перейдите в раздел «Запросы и услуги» → «Подать запрос». Откроется форма, состоящая из нескольких блоков.

Шаг 3. Заполнение формы запроса

• Тип запроса – выберите из выпадающего списка (копия, выписка, консультация и т.д.);
• Фонд/архив – укажите, в каком архиве (Государственный архив Калужской области, муниципальный архив, архив новейшей истории и т.п.) находится интересующий материал;
• Описание документа – максимально подробно укажите название, дату, номер, автора, а также цель исследования;
• Прикрепление файлов – если у вас есть скан или фото подтверждающего документа (например, справка о праве доступа), загрузите его;
• Контактные данные – укажите телефон и e‑mail, по которым архив может связаться с вами;
• Способ получения – выберите: электронная копия (PDF), почтовая отправка, личный визит.

Шаг 4. Оплата услуги (при необходимости)

Большинство запросов в государственных архивах бесплатны, однако за копирование, сканирование или доставку может взиматься плата. После отправки формы система автоматически сформирует счёт, который можно оплатить:

• Банковской картой онлайн;
• Через банковский перевод (реквизиты указаны в счёте);
• Наличными в кассе архива (при личном визите).

Шаг 5. Отслеживание статуса

В личном кабинете появится раздел «Мои запросы», где отображаеться:

• Дата подачи;
• Текущий статус («В обработке», «Готово к выдаче», «Отказано»);
• Ссылка для скачивания готовой копии (если выбран электронный вариант).

Шаг 6. Получение результата

В зависимости от выбранного способа получения вы получите:

• Электронную копию на указанный e‑mail (обычно в течение 5‑10 рабочих дней);
• Уведомление о готовности к выдаче в архиве (для личного получения);
• Отправку документов почтой (с учётом сроков доставки).

Полезные контакты и часы работы

• Государственный архив Калужской области (ГКУ ГАКО)
  Адрес: г. Калуга, ул. Баррикад, 172
  Телефон: +7 (4842) -6‑22‑30
  E‑mail: arhivekaluga@yandex.ru
  Часы работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (без обеда)
• Архив новейшей истории Калужской области
  Адрес: г. Калуга, ул. Кирова, д. 72 (въезд с ул. Дзержинского)
  E‑mail: novist40adm.kaluga.ru
• Telegram‑канал архива – для оперативных новостей и объявлений: @archive_kaluga

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли получить копию документа бесплатно?

Да, в большинстве случаев копирование и предоставление информации в рамках публичного доступа бесплатны. Плата взимается только за услуги по сканированию, фотокопированию, подготовке печатных материалов или доставке.

Вопрос 2: Какой срок выполнения запроса?

Стандартный срок – до 10 рабочих дней. При сложных запросах (необходимость поиска в больших фондах, реставрация документов) срок может быть продлён до 30 дней. О всех изменениях вам будет сообщено по e‑mail.

Вопрос 3: Какие документы нужны для получения доступа к закрытым материалам?

Для доступа к документам, ограниченным в публичном доступе, требуется:

• Заявление с указанием цели исследования;
• Копия паспорта (для физических лиц) или учредительных документов (для юридических лиц);
• Согласие руководителя организации (если запрос делается от имени компании).

Вопрос 4: Можно ли получить оригинал документа?

Оригиналы архивных документов, как правило, находятся в постоянном хранении и не выдаются. Вы можете получить только копию (скан, фотокопию) или выписку из реестра.

Вопрос 5: Как оформить запрос на несколько архивов одновременно?

В форме запроса есть поле «Фонд/архив». Если материал распределён между несколькими архивами, укажите каждый из них в отдельном пункте формы, либо создайте несколько запросов – система автоматически объединит их в один пакет для ускорения обработки.

Советы по эффективному запросу

• Точная формулировка – указывайте все известные реквизиты (дата, номер, название, автор). Чем точнее запрос, тем быстрее архив сможет найти документ.
• Проверка каталога – перед подачей запроса воспользуйтесь онлайн‑каталогом (поиск по фондам) – иногда нужный документ уже доступен в электронном виде.
• Указание способа получения – если вам нужен документ срочно, выбирайте электронную копию; для оригиналов (если допускается) планируйте визит в архив.
• Сохраните подтверждение – после отправки запроса система выдаёт номер заявки. Сохраните его, он понадобится при уточнении статуса.
• Контакт с архивариусом – при сложных запросах рекомендуется связаться напрямую с архивариусом (по телефону или e‑mail) для уточнения деталей.

Официальный сайт Управления по делам архивов Калужской области предоставляет удобный и прозрачный механизм получения архивных материалов. Следуя описанным шагам, вы сможете быстро оформить запрос, отслеживать его статус и получить нужные документы в удобном для вас виде.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы, не стесняйтесь обращаться по указанным контактам или писать в личный кабинет сайта – сотрудники архива всегда готовы помочь.

Дата актуализации информации: