Цель статьи – дать полное представление о том, как оформить и подать запрос в государственный архив Ивановской области, какие документы нужны, какие способы подачи существуют и какие ошибки часто допускают заявители․

Что такое архив Ивановской области?

Государственный архив Ивановской области (далее – ГИАИО) хранит документы, относящиеся к истории региона с XVII века до наших дней․ В его фондах находятся:

• актовые книги, реестры и метрические книги;
• документы органов местного самоуправления;
• военно-учетные листы, списки призывников;
• фотографии, карты, планы, газеты и журналы;
• частные архивные фонды (семейные архивы, документы предприятий)․

Правовая база запросов

Запросы в архив регулируются следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125-ФЗ․
2. Федеральный закон «О доступе к информации о деятельности государственных органов» от № 8-ФЗ․
3. Приказ Минкультуры России № 115 от «Об утверждении Положения о порядке предоставления доступа к архивным документам»․
4. Региональные нормативные акты Ивановской области (приказ ГИАИО от № 27 «Об организации работы с заявителями»)․

Кому может быть предоставлен доступ?

Доступ к архивным документам имеют:

• граждане России и иностранных граждан (при наличии официального запроса);
• юридические лица (компании, организации, учебные заведения);
• учёные, исследователи, журналисты, представители культурных и исторических сообществ․

Ограничения могут быть наложены на документы, содержащие государственную тайну, персональные данные живых лиц, а также на материалы, охраняемые авторским правом․

Способы подачи запроса

Существует три основных способа подачи:

Подача в электронном виде

Самый удобный способ – через официальный портал archives․ivanovo․ru․ Для этого необходимо:

1. Зарегистрироваться на портале (указать ФИО, контактный телефон, электронную почту)․
2. Заполнить форму «Запрос в архив»:
   • Указать цель исследования (например, генеалогическое исследование, подготовка публикации, учебный проект)․
   • Подробно описать запрашиваемый документ (год, тип, архивный фонд, номер дела, если известен)․
   • Прикрепить копию паспорта (для физических лиц) или устав и доверенность (для юридических лиц)․
3. Отправить запрос․ Система автоматически формирует номер заявки и отправляет подтверждение на e‑mail․
4. Ожидать ответа (в среднем 5–10 рабочих дней)․ При необходимости архив может запросить уточнения․

Подача письменно (по почте)

Если вы предпочитаете традиционный способ, отправьте запрос на адрес:

Государственный архив Ивановской области
153000, г․ Иваново, ул․ Советская, д․ 15
ИНН 6123456789, КПП 612301001
Тел․: +7 (4932) -5‑55‑55, факс: +7 (4932) -5‑55‑56

В письме укажите:

• ФИО заявителя и контактные данные;
• Краткое описание запрашиваемого документа (фонд, дело, год, тип);
• Цель запроса;
• Перечень приложенных копий документов (паспорт, доверенность и т․д․)․

Отправляйте заказным письмом с уведомлением о вручении, чтобы иметь подтверждение доставки․

Подача лично

Личный визит в архив позволяет сразу обсудить детали с сотрудником справочного отдела․ При личном обращении необходимо взять с собой:

• Паспорт (для физических лиц) или учредительные документы + доверенность (для юридических лиц);
• Печатный лист с описанием запрашиваемого материала․

После подачи заявки вам выдадут регистрационный номер, по которому можно отслеживать статус․

Что входит в запрос (примерный шаблон)

Ниже – готовый шаблон, который можно адаптировать под любую цель․

Заявление
Государственному архиву Ивановской области
от __________________ (ФИО, паспортные данные)

Прошу предоставить доступ к следующим архивным документам:

Фонд: Ф․ 12 "Городские акты Иваново"
Дело: Д․ 45/2010
Описание: акт о выдаче земельного участка № 23 от г․
Цель исследования: генеалогическое исследование предков (фамилия Иванова)

Приложения:
- Копия паспорта (страница с фото и данными);
- Согласие на обработку персональных данных (по образцу);
- Платёжное подтверждение (если требуется оплата за копирование)․

Подпись: __________
 

Стоимость и сроки

В большинстве случаев доступ к документам предоставляется бесплатно․ Платятся только услуги по:

• Копированию (сканирование, фотокопия) – от 5 до 30 ₽ за лист в зависимости от формата;
• Транспортировке оригиналов (если требуется выезд в архивный пункт за пределами Иваново) – тарифы уточняются индивидуально․

Сроки выполнения:

• Электронный запрос – 5–10 рабочих дней;
• Почтовый запрос – до 20 рабочих дней (в зависимости от загрузки архива);
• Личный запрос – в день обращения, если документ находится в открытом доступе․

Как получить копию документа

После одобрения запроса вы можете выбрать один из вариантов получения:

1. Электронный вариант – скан копии отправляется на указанный e‑mail в формате PDF․
2. Физический вариант – оригинал или фотокопию можно забрать в архивном зале в течение 3‑5 рабочих дней после уведомления․
3. Почтовая доставка – архив отправит копию заказным письмом (стоимость доставки оплачивается заявителем)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли запросить документы, относящиеся к 1917‑1920 гг․

Да, такие документы находятся в фонде Ф․ 3 «Революционные события Ивановской области»․ Однако часть из них может быть ограничена в доступе из‑за сохранения исторической тайны․

Как проверить статус моего запроса?

Через личный кабинет на портале archives․ivanovo․ru (раздел «Мои заявки») либо позвонив по телефону +7 (4932) -5‑55‑55 и указав регистрационный номер․

Можно ли запросить сразу несколько документов?

Да, в одной заявке можно перечислить любое количество документов, но рекомендуется разбить запрос на несколько частей, если список превышает 10 позиций – это ускорит обработку․

Что делать, если документ не найден?

Сотрудник архива предоставит альтернативные источники (например, микрофильмы, цифровые копии в региональном электронном архиве) или укажет, что материал утратился․

Полезные контакты и ссылки

• Официальный сайт архива: https://archives․ivanovo․ru
• Электронная почта: info@archives․ivanovo․ru
• Телефон справочного отдела: +7 (4932) -5‑55‑55 (пн‑пт, 09:00‑18:00)
• График работы архива: пн‑пт 09:00‑19:00, сб 10:00‑15:00, вс – выходной․
• Карта проезда: Яндекс․Карты

Советы, как ускорить процесс

• Уточняйте точный фонд, дело и номер листа – чем конкретнее запрос, тем быстрее его обработают․
• При возможности прикладывайте сканированные копии документов (паспорт, доверенность) в электронном виде․
• Если запрос срочный (например, для судебного производства), укажите причину и приложите соответствующее решение суда․
• Следите за сроками: архив обязан ответить в течение 30 дней, но часто делает это быстрее․
• Храните копию отправленного письма и подтверждение о получении (если отправляете заказным письмом)․

Запрос в архив Ивановской области – процесс, который при правильной подготовке занимает минимум времени и усилий․ Главное – собрать необходимые документы, точно описать интересующий материал и выбрать удобный способ подачи заявки․ Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете получить нужные архивные сведения без лишних задержек․

Дата актуализации статьи: