В любой организации документы, связанные с архивированием, играют ключевую роль: они фиксируют важные события, обеспечивают юридическую чистоту и позволяют быстро находить нужную информацию в будущем.
Неправильно оформленный архивный документ может привести к потерям данных, штрафам и недоверию со стороны контролирующих органов.
В этой статье мы подробно разберём, как подготовить качественный архивный документ, который будет соответствовать требованиям законодательства и внутренним стандартам компании.

Понимание цели и типа архивного документа

Прежде чем приступить к написанию, необходимо определить, какой именно документ вы создаёте:

• Отчёт о проведённом архивировании – фиксирует процесс и результаты переноса материалов в архив.
• Акт приёма‑передачи документов – подтверждает передачу конкретных бумаг от одного подразделения к архиву.
• План архивирования – описывает порядок и сроки переноса документов в архив.
• Сводный реестр архивных материалов – перечень всех документов, находящихся в архиве, с указанием их классификации.

От выбора типа зависит структура документа и набор обязательных реквизитов.

Основные требования к оформлению

Согласно ГОСТ 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу», а также внутренним регламентам большинства компаний, архивный документ должен включать:

1. Шапку документа (шапка организации, название документа, номер, дата).
2. Содержание (при необходимости) – список разделов с указанием страниц.
3. Текст основной части – чётко структурированный, с подзаголовками.
4. Подписи ответственных лиц (инициатор, контролёр, руководитель).
5. Приложения (копии оригиналов, листы реестра, схемы).

Все поля должны быть заполнены без пропусков, а шрифт – Times New Roman, 12 пунктов, межстрочный интервал – 1,5.

Структура типового «Акта приёма‑передачи документов»

Шапка документа

• Наименование организации (полностью, с юридическим адресом).
• Наименование документа: Акт приёма‑передачи документов в архив.
• Номер акта (например, АП‑2024/07/15).
• Дата составления.

Вводная часть

Кратко указывается цель акта, основание (приказ, распоряжение) и стороны, участвующие в передаче.

Перечень передаваемых документов

Оформляется в виде таблицы:

Условия передачи

• Состояние документов (полные, без повреждений, оригиналы/копии).
• Место хранения в архиве (корпус, ящик, полка).
• Сроки доступа (например, «доступ только по заявке»).

Подписи и печати

Таблица с полями для подписей:

Пошаговый алгоритм написания архивного документа

1. Сбор исходных данных – запросите у подразделения список всех документов, которые планируется передать.
2. Определите тип документа (акт, реестр, план) и возьмите шаблон, утверждённый в вашей организации.
3. Заполните шапку – проверьте правильность реквизитов (название организации, номер, дата).
4. Сформируйте перечень – используйте таблицу, проверяя каждый пункт на соответствие оригиналам.
5. Опишите условия – укажите, в каком виде передаются документы (оригиналы, копии), их состояние и место хранения.
6. Проверьте орфографию и форматирование – используйте единый шрифт, отступы, нумерацию.
7. Согласуйте документ – отправьте черновик на проверку ответственному за архив и руководителю.
8. Подпишите и заверьте печатью – только после подписей документ считаеться действительным.
9. Сохраните копию в электронном виде – разместите её в системе документооборота (например, 1С:Документооборот).
10. Передайте оригиналы – при передаче убедитесь, что получатель подписал акт приёма‑передачи.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие номера документа – каждый архивный акт должен иметь уникальный номер; заведите журнал нумерации.
• Неполный перечень – проверяйте каждый пункт дважды, привлекая ответственного за исходные документы.
• Неуказанные условия доступа – без чётких правил доступа архив может стать недоступным в нужный момент.
• Отсутствие подписей – документ считается недействительным без подписи всех сторон.
• Нарушение формата – используйте только утверждённые шаблоны, иначе документ может быть отклонён контролирующими органами.

Пример готового «Акта приёма‑передачи документов»

Ниже – полностью оформленный пример, который можно адаптировать под нужды вашей компании.

ООО "ТехноСервис"
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
АКТ ПРИЁМА‑ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ
№ АП‑2024/07/15 от 

Основание: Приказ № 45/2024 от «О передаче бухгалтерской документации в архив»;
Стороны:
 – Отправитель: бухгалтерия ООО "ТехноСервис";
 – Получатель: архивный отдел ООО "ТехноСервис".
Перечень передаваемых документов:

| № | Наименование документа | Дата | Номер | Листов | Содержание |
|---|---------------------------------------|--------|-------|--------|------------------------------|
| 1 | Бухгалтерская отчетность за 2023 г. | | Б-2023/12 | 150 | Финансовый результат, балансы |
| 2 | Договор аренды офиса № 7/2022 | | Д-2022/03 | 8 | Условия аренды, сроки |
| 3 | Акт инвентаризации основных средств | | АИ-2024/06 | 12 | Перечень ОС, их состояние |

Условия передачи:
 – Документы переданы в оригинальном виде, без повреждений;
 – Хранятся в архиве, ящик 3, полка B;
 – Доступ к документам только по заявке руководителя отдела.

Подписи сторон:

Отправитель: ______________________ / Иванов И.И., главный бухгалтер
Получатель: ______________________ / Петров П.П., заведующий архивом
Утверждающий: ______________________ / Сидоров С.С., генеральный директор

Печать организации

Создание архивного документа – это не просто формальность, а важный элемент системы управления информацией в любой организации.
Следуя изложенным рекомендациям, вы сможете подготовить документ, который будет соответствовать законодательным требованиям, упростит поиск информации и защитит компанию от возможных юридических рисков.

Помните: чёткая структура, полные реквизиты и подписи всех участников – залог надёжного и эффективного архивирования.