Дата составления:

Получение архивной справки о периодах работы и размере заработной платы является обязательным этапом при оформлении пенсии, особенно если данные утеряны или работодатель ceased to exist․ Ниже представлен подробный алгоритм действий, а также готовый образец заявления, который можно адаптировать под свои нужды․

Когда требуется архивная справка

• При первом назначении страховой пенсии по старости;
• При перерасчёте пенсии (например, после выявления неучтённого стажа);
• При оформлении накопительной части пенсии;
• При подтверждении специальных условий труда (льготный стаж, работы во вредных условиях)․

Куда подавать запрос

1. Определите, в каком архиве хранятся дела вашего бывшего работодателя:
   • Если организация была ликвидирована – в государственный архив субъекта РФ (областной, краевой, республиканский);
   • Если организация существует – в её собственный архив или в архив Пенсионного фонда (СФР) по месту нахождения дела․
2. Подготовьте запрос в письменном виде (заявление) и направьте его:
   • Лично в приёмную архива;
   • По почте с описью вложения и уведомлением о вручении;
   • Через электронный документооборот, если архив предоставляет такую возможность (например, через портал «Госуслуги»)․

Что должно содержаться в заявлении

Заявление составляется в свободной форме, но должно включать обязательные реквизиты:

• Наименование архива (или его отделения) – получатель;
• ФИО заявителя, дата и место рождения;
• Контактные данные (адрес, телефон, e‑mail);
• Наименование организации, период работы (с … по …), должность;
• Перечень запрашиваемых сведений (трудовой стаж, размер заработной платы, периоды отпусков, больничных и т․д․);
• Цель запроса (например, «для подачи документов в Социальный фонд России на назначение страховой пенсии по старости»);
• Список прилагаемых документов (копия паспорта, трудовой книжки, справки из ПФР и т․п․);
• Дата и подпись заявителя․

Образец заявления

В Архивное управление [наименование субъекта РФ]
От: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Паспорт: 45 06 123456 выдан ОВД г․ Москвы 
Адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10, кв․ 5
Телефон: +7 (495) -23-45-67
E-mail: ivanov@example․com

Заявление

Прошу предоставить мне архивную справку о трудовой деятельности и заработной плате за период с по в организации «Завод «Электросила» (ИНН 7701001234, ОГРН 1027700012345), расположенной по адресу: г․ Москва, пр‑кт Ленина, д․ 5․
В справке необходимо отразить следующие сведения:

 
Периоды работы (с указанием точных дат приёма и увольнения);
 
Должности, которые я занимал;
 
Среднемесячную заработную плату за каждый календарный год;
 
Периоды отпусков и больничных листов;
 
Сведения о перерывах в работе (если имели место)․


Цель запроса – получение документов для подачи в Социальный фонд России (СФР) по месту жительства в целях назначения страховой пенсии по старости․

Прилагаю к заявлению копии следующих документов:

 
Паспорт (страница с данными и страница с регистрацией);
 
Трудовая книжка (страницы с записями о работе в «Заводе «Электросила»);
 
Справка из ПФР о наличии личного дела (если имеется);
 
Доверенность (если заявление подаёт представитель)․

Как оформить запрос правильно

1. Проверьте актуальные реквизиты архива на его официальном сайте или через портал «Госуслуги»․
2. Распечатайте заявление на листе формата А4, подпишите его собственноручно․
3. Сделайте копии всех прилагаемых документов (оригиналы оставьте у себя)․
4. Отправьте запрос одним из указанных выше способов и сохраните подтверждение отправки (квитанцию о почтовом отправлении, скриншот электронной подачи и т․д․)․
5. Срок исполнения запроса обычно составляет от 10 до 30 рабочих дней․ При необходимости уточните срок в самом архиве․
6. После получения справки проверьте её на соответствие требованиям СФР (наличие печати, подписи уполномоченного лица, реквизитов архива)․ При обнаружении ошибок сразу же направляйте запрос на исправление․

Что делать, если архив отказывает в выдаче справки

• Уточните причину отказа (часто – отсутствие документов в фонде или неправильно указанные реквизиты организации)․
• При необходимости подайте повторный запрос с уточнёнными данными (например, укажите полное наименование организации, её ОКВЭД, адрес)․
• Если архив действительно не хранит нужные дела, обратитесь в суд с исковым заявлением о compelled disclosure of documents (см․ практику Правовед Плюс)․ Суд может обязать архив предоставить справку или выдать альтернативное подтверждение (например, выписку из налоговой)․

Полезные ссылки и ресурсы

• Портал государственных услуг РФ – gosuslugi․ru (раздел «Запрос в архив»)․
• Справочно-информационный центр федеральных государственных архивов – archives․gov․ru․
• Образцы справок и заявлений от Национального архива Республики Беларусь – nationalarchives․by (полезно для сравнения формы)․
• Информация о порядке работы с архивами Пенсионного фонда (СФР) – sf․gov․ru․

Следуя данной инструкции и используя представленный выше образец заявления, вы сможете оперативно получить необходимую архивную справку и успешно оформить пенсионные выплаты․ Удачи в получении документов!