Оформление пенсии — процесс, требующий подтверждения трудового стажа и заработной платы. Если работодатель ликвидирован, а документы переданы в архив, гражданину необходимо обратиться за архивной справкой. На 2026 год порядок взаимодействия с архивами и Социальным фондом России (СФР) имеет свои нюансы, о которых мы подробно расскажем в этой статье.

Нормативная правовая база

Основным документом, регулирующим порядок запроса сведений о заработной плате и стаже, по-прежнему остается Приказ Минтруда России от № 79н «Об утверждении формы заявления застрахованного о направлении запроса в территориальный орган Пенсионного фонда РФ о представлении сведений о заработной плате…».

Важно: Несмотря на реорганизацию ПФР в СФР (с ), Приказ № 79н продолжает действовать в части форм и процедур запроса архивных данных, так как новый единый регламент по архивным запросам в редакции СФР на данный момент не отменял данные формы.

Когда требуется обращение в архив?

Согласно текущей практике и информации от 2026 года, обращение в государственный архив необходимо в следующих случаях:

• Ликвидация работодателя: Организация прекратила деятельность, дела переданы в архивное учреждение.
• Период до 2020 года: Сотрудникам, трудовая деятельность которых началась до 1 января 2020 года, часто требуется подтвердить стаж именно архивными справками, так как сведения за этот период могут отсутствовать в индивидуальном личном счете (ИЛС) в СФР.
• Отсутствие данных в СФР: Если СФР не может подтвердить периоды работы или заработную плату по своим базам данных (например, работодатель не сдал отчетность).
• Подтверждение особых условий труда: Для назначения пенсии по выслуге лет или за вредные/опасные условия работы (списки № 1, № 2).

Два способа получения архивной справки

Способ 1: Через Социальный фонд России (Рекомендуемый)

Это самый надежный путь, так как СФР выступает официальным заказчиком справки.

1. Гражданин пишет Заявление застрахованного по форме Приказа № 79н (Приложение № 1 к Приказу).
2. Заявление подается в клиентскую службу СФР по месту жительства или через МФЦ / Госуслуги.
3. СФР в установленном порядке (в течение 3 рабочих дней после регистрации заявления) направляет архивный запрос в соответствующее архивное учреждение.
4. Архив готовит справку и направляет её в СФР.
5. СФР принимает решение о назначении пенсии на основании полученных данных;

Преимущество: Не нужно самостоятельно искать, в каком именно архиве лежат дела, платить за поиск и доставку. СФР делает это за вас.

Способ 2: Самостоятельное обращение в архив

Гражданин самостоятельно определяет архив-хранитель, пишет заявление по форме архива, оплачивает услуги (если они платные) и получает справку на руки для последующей передачи в СФР.

Нюанс 2026 года (пример Санкт-Петербурга): Некоторые государственные архивы (например, ГА СПб) исполняют справки о заработной плате только за 60 месяцев (5 лет) работы за одно обращение. При подаче заявления в архив обязательно укажите конкретные 60 месяцев, за которые нужна справка. Если стаж больше — придется подавать несколько заявлений.

Оформление заявления в СФР (по Приказу № 79н)

Для запуска механизма запроса через СФР необходимо заполнить Заявление застрахованного о направлении запроса в территориальный орган СФР… (Форма по Приложению № 1 к Приказу Минтруда № 79н).

Что должно быть в заявлении:

• Наименование территориального органа СФР.
• ФИО застрахованного, СНИЛС, адрес регистрации, контактный телефон.
• Сведения о работодателе(ях): наименование, ИНН/ОГРН (если известны), адрес, период работы.
• Указание, какие именно сведения нужны: о заработной плате, о стаже, об особых условиях труда.
• Подпись и дата.

К заявлению прикладываются копии паспорта, СНИЛС, трудовой книжки (развороты с записями об этом работодателе).

Сроки исполнения запроса

Совет: Если вы обращаетесь в архив самостоятельно, по закону (ст. 22 ФЗ-125) архив обязан выдать справку в течение 30 дней со дня регистрации обращения. Плановый срок часто меньше — 10-15 дней.

Как выглядит архивная справка (Образец заполнения)

Единого государственно утвержденного бланка архивной справки для СФР не существует. Каждое архивное учреждение использует свой бланк (формуляр), утвержденный в его учетной политике. Однако справка обязательно должна содержать следующие данные для принятия СФР:

• Реквизиты архива: Наименование, адрес, телефон, исх. номер и дата справки.
• Данные гражданина: ФИО, дата рождения, период работы.
• Данные работодателя: Полное наименование на момент работы, адрес, реквизиты ликвидации (кем и когда дела переданы в архив).
• Ссылки на первичные документы: Критически важно! В справке должны быть указаны номера и даты кадровых приказов (о приеме, переводе, увольнении), ведомостей начисления заработной платы (ф. Т-51, Т-53 или аналогов), лицевых счетов (ф. Т-54). Без ссылок на приказы справка может быть признана СФР недостаточной.
• Сведения о заработной плате: По месяцам/годам (до 2002 г. — в рублях, для пересчета в ИПК).
• Сведения об условиях труда: Класс условий труда (3, 4 степень), вредные факторы, ссылки на аттестации рабочих мест (если есть).
• Подпись руководителя/архивариуса, печать архива.

В интернете доступны образцы для скачивания (Word, Excel, PDF): «Образец справки о стаже работы и заработной плате в Пенсионный фонд», «Образец архивной справки по заработной плате», «Справка для назначения пенсии (заполненный образец)». Используйте их только как ориентир для понимания структуры, итоговый документ формирует архив.

Обязанности работодателя (если он еще существует)

Если организация не ликвидирована, а просто не выдает справку, помните: в соответствии с ТК РФ (ст. 62, 84.1) и ФЗ-212, работодатель обязан в срок не позднее 3 рабочих дней со дня подачи письменного заявления сотрудником предоставить:

• Копии приказов о приеме/увольнении.
• Справки о заработной плате, начисленных и уплаченных страховых взносах.
• Справку о периоде работы.

Отказ влечет административную ответственность (КоАП РФ ст. 5.27, 19.5).

Частые ошибки и советы на 2026 год

1. Неполные периоды в заявлении в архив. Если стаж 15 лет, а архив выдает справку только за 60 месяцев (как в СПб), укажите в заявлении самые «ценные» периоды (с высокой зарплатой, вредностью) или те, которых нет в СФР. Остальные периоды запросите отдельно.
2. Отсутствие ссылок на приказы. Справка вида «Работал с 2000 по 2005 г., зарплата 5000 руб.» без номера приказа о приеме и ведомости начисления — бесполезна для СФР. Требуйте от архивариуса простановку ссылок на фонд/опис/дело/список приказов.
3. Игнорирование СФР как посредника. Самостоятельный поход в архив оправдан только если СФР отказал в запросе (редко) или если нужно ускорить процесс при простом случае. Официальный запрос СФР имеет приоритет и бесплатен для гражданина.
4. Утеря СНИЛС в документах. Всегда указывайте СНИЛС в заявлении в СФР и просите архив указать его в справке (если известен) — это ускорит привязку данных к ИЛС.

Пошаговый алгоритм действий

1. Проверьте ИЛС в СФР (через Госуслуги, приложение СФР или в клиентской службе). Увидьте, какие периоды/зарплаты отсутствуют.
2. Определите архив-хранитель. По названию бывшего работодателя и его адресу найдите, в какой архив переданы дела (через сайт «Архивы России», РОСАРХИВ или справочники ликвидированных организаций).
3. Выберите способ:
   • Через СФР: Напишите заявление по форме Приказа № 79н, сдайте в СФР/МФЦ. Ждите ответа.
   • Самостоятельно: Напишите заявление в архив (по их форме), укажите конкретные 60 месяцев (если есть ограничение), оплатите поиск (если платно), получите справку, сдайте её в СФР.
4. Проверьте полученную справку на наличие ссылок на приказы, ведомости, печати и подписи.
5. Подайте документы на пенсию (если еще не подали) или дождитесь перерасчета/назначения.

Получение архивной справки о стаже и заработной плате — стандартная, но требующая внимательности процедура. Главное правило 2026 года: максимально используйте возможность направить запрос через СФР по форме Приказа Минтруда № 79н. Это бесплатно, официально и снимает с вас заботу о поиске архива и оплате архивных услуг. Если идете в архив сами — четко формулируйте периоды (учитывайте лимит в 60 месяцев в некоторых регионах) и требовательно относитесь к наличию в справке ссылок на кадровые приказы и ведомости зарплаты.

Помните: Своевременная проверка ИЛС на Госуслугах за 1-2 года до пенсии позволяет выявить пробелы в стаже и закрыть их архивными справками без спешки и стресса в день подачи заявления на пенсию.