Получение архивной справки – обычная процедура, но без знания нормативных актов и правильного оформления запроса документ может быть отклонён или задержан․ В статье подробно описан порядок обращения в архив, какие документы нужны, где и как подавать запрос, а также приведён образец заявления․

Правовая база

Деятельность архивов регулируется рядом нормативных актов:

• Федеральный закон № 59‑ФЗ от «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (с изменениями от )․
• Административный регламент Федерального архивного агентства (утверждён приказом от  № 24) – определяет порядок предоставления государственных услуг, в т․ч․ выдачу архивных справок, выписок и копий․
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ․

Эти документы фиксируют обязательные требования к заявлению, к подтверждающим документам и к срокам исполнения․

Кому именно обращаться

Запросы могут быть направлены в:

1. Федеральные государственные архивы (например, Российский государственный архив экономики, ГАРФ)․
2. Региональные и муниципальные архивы (Государственный архив административных органов Свердловской области, Архивное управление Ленинградской области и др․)․
3. Специализированные архивы (архивы министерств, ведомств, научных учреждений)․

Выбор архива зависит от того, где хранятся интересующие вас документы․ О наличии материалов можно уточнить на официальных сайтах архивов или позвонив в справочный отдел․

Какие справки могут быть выданы

В зависимости от цели обращения архив может оформить:

• Архивную справку – подтверждение наличия (или отсутствия) документов, их содержания и даты создания․
• Архивную выписку – выдержка из документа (текстовая часть) с указанием оригинала․
• Копию (реплику) документа – точную копию оригинала, заверенную печатью архива․
• Информационное письмо – разъяснение по вопросу, не требующее выдачи оригинального документа․

Что должно быть в запросе

Согласно п․ 8․2․2 Правил, запрос должен содержать обязательные сведения․ Если какие‑то данные отсутствуют, их следует указать как «не имею»․ Ниже – перечень обязательных полей:

1. ФИО (или наименование организации) заявителя․
2. Контактные данные: адрес, телефон, e‑mail․
3. Наименование архива (если известно)․
4. Точная формулировка запроса (что именно требуется: справка, выписка, копия)․
5. Основание обращения (например, пенсионное обеспечение, получение льгот, наследственное право)․
6. Перечень документов, подтверждающих право на получение (паспорт, свидетельство о рождении, доверенность и т․п․)․
7. Подпись заявителя (или печать организации) и дата․

Как подать запрос

5․1 Лично в архив

При личном обращении необходимо взять с собой:

• Удостоверяющий личность документ (паспорт, СНИЛС)․
• Документы, подтверждающие интерес к запрашиваемой информации (например, пенсионное удостоверение, свидетельство о браке, доверенность)․
• Заполненную форму заявления (обычно её можно взять в зале приёма)․

5․2 По почте

Отправляете:

1. Заполненную форму заявления (в оригинале)․
2. Копию паспорта (страница с фотографией) и другие подтверждающие документы․
3. Конверт, покрытый обратной маркой, с указанием адреса архива․

В письме укажите «СРОК ОТВЕТА – 30 дней», как предусмотрено регламентом․

5․3 Через электронные сервисы (Госуслуги, портал ФГА)

Большинство архивов принимает запросы онлайн:

• Регистрация на портале Госуслуги или на официальном сайте архива․
• Заполнение электронного заявления (поле «Цель обращения», «Требуемый документ», «Контактные данные»)․
• Загрузка сканов удостоверяющих документов․
• Подтверждение заявки электронной подписью (если требуется)․

Ответ приходит в виде электронного письма или в личном кабинете․ При необходимости архив может выслать оригинал справки по почте․

Сопровождающие документы

В зависимости от цели обращения перечень может варьироваться, но обычно требуется:

Сроки и стоимость

• Согласно регламенту, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента получения полного пакета документов․
• Если запрос требует дополнительного поиска, срок может быть продлён до 60 дней (об этом заявитель уведомляется)․
• Услуги по выдаче копий, реплик и заверенных справок являются платными․ Тарифы устанавливаются каждым архивом отдельно (обычно от 200 ₽ за справку до 1500 ₽ за реплику)․

Образец заявления (форма)

Ниже – типовой шаблон, который можно распечатать и заполнить вручную или адаптировать для электронного ввода․

Заявление
о выдаче архивной справки (выписки, копии)

Заявитель:
 ФИО: _______________________________________
 Дата рождения: _____________________________
 Паспорт: серия ____ номер __________, выдан ________________
 СНИЛС: ______________________________________
 Адрес: ______________________________________
 Телефон: ___________________________________
 E‑mail: _____________________________________

Архив, в который направляется запрос:
 Наименование: _______________________________
 Адрес: ______________________________________

Цель обращения (укажите нормативный акт, если есть):
 ______________________________________________________________________

Содержание запроса:
 Прошу выдать (выбрать нужное):
 □ архивную справку о наличии (отсутствии) документов ____________;
 □ архивную выписку из документа № _____ от ____ г․;
 □ копию (реплику) документа № _____;
 □ информационное письмо по вопросу ____________․

Перечень прилагаемых документов:
 □ Копия паспорта;
 □ СНИЛС;
 □ Доверенность (если действует представитель);
 □ Документы, подтверждающие родство (при необходимости);
 □ Иные документы: _______________________________․

Подпись заявителя: ______________________ Дата: "__" _______ 2026 г․

(Если заявление подаёт представитель, укажите его ФИО и приложите доверенность․)

Часто задаваемые вопросы

9․1 Можно ли запросить справку о предках?

Да, но архивы не обязаны рассматривать запросы «генеалогического характера», если они не относятся к социально‑правовым интересам (пенсия, льготы)․ В таком случае запрос может быть отклонён, о чём архив обязан уведомить заявителя․

9․2 Что делать, если архив не отвечает в установленный срок?

Согласно 59‑ФЗ, в случае превышения срока вы имеете право подать жалобу в уполномоченный орган (например, в Прокуратуру РФ) или в суд․

9․3 Нужно ли платить за справку, если она нужна для получения льгот?

В большинстве регионов справка, выдаваемая в рамках социального обеспечения, предоставляется бесплатно․ Однако копии и реплики могут быть платными․

Полезные ссылки

• Госуслуги – портал государственных услуг
• Федеральное архивное агентство
• Российский государственный архив экономики (РГАЭ)
• КонсультантПлюс – нормативные акты