Обращение в архивы — это часто единственный способ восстановить утраченные сведения, подтвердить трудовой стаж для назначения пенсии, оформить социальные выплаты или решить правовые вопросы, связанные с недвижимостью и наследством. На 07 ноября 2026 года процедура обращения к архивным фондам Республики Казахстан максимально автоматизирована и доступна в электронном виде через портал «эГов» (egov.kz), однако сохраняется и традиционный очный порядок.

Самое главное помнить: архивы выдают не просто «копии бумаг», а официальные документы строгой отчетности — архивную справку, копию архивного документа или архивную выписку. Эти документы имеют полную юридическую силу и являются основанием для принятия решений пенсионными фондами, судами и иными государственными органами.

Нормативная правовая база

Деятельность архивов и порядок предоставления информации регулируются ключевыми законодательными актами:

• Закон РК от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» — основной закон, определяющий статус документов, сроки хранения и права граждан на доступ к информации.
• Закон РК от 7 января 2003 года… (и иные нормативные правовые акты).
• Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда — регламентируют внутренние процессы работы архивов.
• Правила оказания государственных услуг в области архивного дела, важно: актуализированы Приказом Министра культуры и информации РК от 15 октября 2025 года (согласно данным prosud.kz). Именно этот документ определяет регламенты, формы заявлений и порядок обжалования.

Виды архивных документов, которые можно получить

В зависимости от цели обращения, архивист готовит один из трех основных видов официальных ответов:

1. Архивная справка, документ, подтверждающий конкретные факты (стаж, зарплата, должность, период работы/обучения). Наиболее востребована для Пенсионного фонда (ЕНПФ) и Центра онлайн (ЦОН).
2. Копия архивного документа — заверенная копия конкретного листа дела (приказа о приеме, трудовой книжки, личной карточки, диплома и т.д.).
3. Архивная выписка — извлечение из содержания дела, подтверждающее сведения социально-правового характера.

Также возможен мотивированный ответ об отказе (если документы не найдены, не подлежат выдаче по закону или запрос некомпетентен) или уведомление о направлении запроса в другой архив (принцип «единого окна» — архив сам перенаправляет запрос по принадлежности).

Основные основания для обращения (Зачем это нужно?)

• Подтверждение трудового стажа и заработка для назначения пенсии по возрасту, инвалидности или по случаю потери кормильца.
• Восстановление утраченных трудовых книжек (или страниц в них).
• Подтверждение факта обучения (дубликаты дипломов, аттестатов, справок об обучении), если учебное заведение ликвидировано.
• Юридические споры (наследство, жилье, реабилитация жертв политических репрессий).
• Генеалогические исследования (поиск предков, метрические книги, ревизские сказки).

Способы подачи запроса

Онлайн через портал «эГов» (egov.kz) — Рекомендуемый способ

На 2026 год это самый быстрый и удобный канал. Услуга называется «Получение архивной справки, копии архивного документа или архивной выписки».

Пошаговая инструкция:

1. Авторизация: Войдите на портал egov.kz с использованием ЭЦП (электронной цифровой подписи) или через СМС-пароль (требуется предварительная регистрация в «Базе мобильных граждан» — обычно делается в ЦОН или через приложение eGov Mobile).
2. Поиск услуги: В строке поиска введите «Архивная справка» или перейдите по пути: Каталог услуг → Культура, спорт, туризм → Архивное дело.
3. Заполнение заявки: Нажмите «Заказать услугу онлайн». Заполните обязательные поля:
   • Тип запрашиваемого документа (справка, копия, выписка).
   • Цель обращения (пенсия, суд, личные нужды и т.д.).
   • Сведения об искомом лице (ФИО, дата рождения, ИИН).
   • Сведения об организации-хранителе (название предприятия, учебного заведения, архива), период работы/обучения.
4. Прикрепление документов: Сканируйте и прикрепите:
   • Копию удостоверения личности (при подаче от своего имени).
   • Доверенность (нотариальную или простую, заверенную организацией) — если подает представитель.
   • Документы, подтверждающие запрашиваемые сведения (копии трудовых книжек, дипломов, справок из личного дела — это значительно ускоряет поиск).
5. Подписание и отправка: Подпишите заявку ЭЦП или СМС-паролем. После отправки вам присвоится регистрационный номер для отслеживания статуса.

Очно через ЦОН (Центр обслуживания населения)

Если нет ЭЦП/доступа к СМС-паролю или нужна консультация архивиста.

• Подойдите заявление по установленной форме (бланк выдается в ЦОН или скачивается с egov.kz).
• Предъявите оригинал удостоверения личности.
• Предоставьте копии подтверждающих документов (при наличии).
• Оператор ЦОН сканирует документы и направляет электронный запрос в архив.

Почтой (Казакстан Поштасы / EMS)

• Напишите заявление в свободной форме с указанием всех известных реквизитов (ФИО, ИИН, даты, название организации, цель).
• Приложите нотариально заверенную копию удостоверения личности.
• Приложите конверт с обратным адресом и оплаченными марками для ответа.
• Отправьте на юридический адрес соответствующего архива (областного, городского или ведомственного);

Необходимые документы для запроса (Чек-лист)

Согласно Правилам оказания госуслуг, к заявлению необходимо прилагать документы (или их копии), подтверждающие запрашиваемые сведения. Их отсутствие не является основанием для отказа в приеме, но критически увеличивает сроки поиска и риск получения отрицательного ответа.

Сроки оказания услуги

Сроки установлены Правилами оказания госуслуг в области архивного дела:

• Стандартный срок: до 30 календарных дней с момента регистрации запроса в архиве.
• Продление: в сложных случаях (объемный поиск, запрос в другой архив) срок может быть продлен архивом до 30 дополнительных дней с уведомлением заявителя.
• Электронный ответ: готовый документ (справка/копия/выписка) направляется в личный кабинет на egov.kz или на email. Оригинал можно получить в ЦОН или по почте (по выбору при подаче).

Особенности поиска: Куда обращаться? (Компетенция архивов)

Ошибка в выборе архива — частая причина задержек. Документы Национального архивного фонда (НАФ) распределены по типам архивов:

• Областные/городские архивы (ГА): хранят документы ликвидированных предприятий, колхозов/совхозов, учебных заведений, ЗАГСов (метрические книги старше 100 лет), судов, нотариатов конкретного региона.
• Ведомственные архивы: министерств, ведомств (МВД, КНБ, Минобороны, Министерства здравоохранения и т.д.), хранят документы действующих и ликвидированных подведомственных организаций.
• Центральный государственный архив (ЦГА РК) / Областные ГА: документы дореволюционного и советского периода, фонды партийных органов, советов депутатов.
• Архивы действующих организаций: если предприятие не ликвидировано, его архив находится у него. Запрос нужно адресовать директору организации, а не в госархив.

Важно: Если вы ошиблись с адресатом, архив обязан в установленный срок направить запрос по принадлежности в правильный архив и уведомить вас об этом (пункт 1 предоставленного интернет-текста).

Оплата услуги

Получение архивной справки/копии/выписки — платная государственная услуга (за исключением категорий граждан, освобожденных от платы по закону, например, участники ВОВ, инвалиды I/II группы по определенным основаниям — уточняйте в ЦОН).

• Тарифы устанавливаются Порядком определения размеров платы за платные государственные услуги.
• Оплата производится через портал egov.kz (банковской картой, Kaspi Pay, Halyk Pay и др.) или в банке/Казпоште по квитанции (при очном обращении).
• Без подтверждения оплаты архив не начнет выполнение работы.

Отказ в оказании услуги и порядок обжалования

Основания для отказа:

• Документы не найдены (не поступили на хранение, утеряны до передачи в архив, сгорели).
• Запрашиваемые сведения содержат государственные тайны или иную охраняемую законом тайну (без соответствующего допуска).
• Запрос касается документов со сроком хранения, не истекшим (для персональных дел — 75 лет).
• Неуплата госпошлины.

Куда жаловаться?

Здесь есть нюанс, указанный в предоставленной информации: «Не всегда порядок обжалования регламентируется АППК (Административным процессуально-процессуальным кодексом), в отраслевых законах могут быть нормы, указывающие на обжалование решения сразу в судебном порядке, без досудебного обжалования».

1. Досудебный (административный) порядок: Жалоба вышестоящему архиву (например, в Департамент архивов и документации МКИ РК) или в прокуратуру. Обычно рассмотрение — 30 дней.
2. Судебный порядок: Иск в административный суд по месту нахождения архива. Срок — 2 месяца с момента получения отказа (или истечения срока исполнения).
3. Рекомендация: Начните с письменной претензии в архив/МКИ РК. Если ответ не устраивает — в суд. Для пенсионных споров суды часто взыскивают с архива неустойку за просрочку.

Частые ошибки и советы (Best Practices)

• Неполные ФИО/даты: Если в документах есть расхождения (Иванов/Иваноф, 1950/1951), укажите все варианты в поле «Дополнительная информация».
• Неизвестное название предприятия: Укажите род деятельности, район/город, примерные годы работы. Архивисты могут найти по фондам-путеводителям.
• Ликвидированные организации: Обязательно ищите правопреемника или проверяйте реестр ликвидированных юрлиц (на сайте Минюста/еГов) — там часто указан архив-хранитель.
• СМС-пароль vs ЭЦП: Для получения готовой справки на руки (в ЦОН) часто удобнее ЭЦП. СМС-пароль подходит для получения результата в личном кабинете.
• Сохраняйте квитанции: Номер регистрации запроса (из эГов или ЦОН) — ваш главный идентификатор для проверки статуса и обжалования.

Полезные ссылки и контакты (актуально на )

• Портал госуслуг: egov.kz (раздел «Архивное дело»)
• Сайт Министерства культуры и информации РК: mki.gov.kz (раздел «Архивное дело», реестр архивов, нормативная база).
• Национальный архивный фонд (путеводители): naf.kz (поиск по фондам).
• Контакт-центр «эГов»: 1414 (бесплатно по РК).
• Prosud.kz: мониторинг изменений в законодательстве (источник информации о Приказе МКИ от ).

Резюме: Процедура запроса в архивы Казахстана в 2026 году прозрачна и оцифрована. Ключ к успеху — максимально полное заполнение заявки с прикреплением всех имеющихся копий документов и правильный выбор адресата-архива. Используйте портал egov.kz для экономии времени, а при сложных случаях (реабилитация, дореволюционные документы, споры о стаже) — проконсультируйтесь с архивистом очно в ЦОН или напрямую в профильном архиве перед подачей официального запроса.