Архивные справки – официальные документы, подтверждающие сведения о событиях, трудовом стаже, семейных отношениях и других фактах, зафиксированных в государственных архивах. В Казахстане получить такие справки можно как лично, так и онлайн через портал Электронное правительство (eGov). В статье подробно рассмотрены все этапы заказа, необходимые документы, сроки и нюансы апостилирования.
Что такое архивная справка?
Архивная справка (или выписка из архива) – это документ, выдаваемый государственными архивными учреждениями, который подтверждает наличие или отсутствие определённой информации в архивных источниках. Справка может быть:
- О трудовом стаже – используется при оформлении пенсии.
- О семейном положении – требуется для миграционных и нотариальных процедур.
- О правовом статусе – например, справка о судимости.
- Копия архивного документа – оригинал или заверенная копия нужного акта.
Где можно получить архивную справку?
В Казахстане справки выдаются в нескольких государственных архивах:
- Архивы Комитета по правовой статистике и специальным учётам Генеральной прокуратуры РК (далее – архив КПСИСУ ГП).
- Архивы Министерства внутренних дел (МВД).
- Региональные государственные архивы (например, Северо‑Казахстанский государственный архив).
- Центры обслуживания населения (ЦОН) и портал eGov – возможность оформить запрос онлайн без посещения архива.
Какие документы нужны для заказа?
Точный перечень зависит от типа справки, но в большинстве случаев требуются:
- Паспорт гражданина (серия, номер, дата выдачи).
- Идентификационный номер (ИИН) – если он уже присвоен.
- Согласие на обработку персональных данных (можно оформить в электронном виде).
- Подтверждение цели получения справки (например, справка для пенсионного фонда, для миграционной службы и т.п.).
- Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – обязательна при онлайн‑запросе через eGov.
Как оформить запрос онлайн через портал eGov?
Шаг 1. Регистрация и получение ЭЦП
Если у вас ещё нет электронной подписи, её необходимо получить в одном из аккредитованных центров (например, в банке или в Центре сертификации). После получения ЭЦП:
- Установите специальное программное обеспечение (Крипто‑PRO, SafeSign и др.).
- Привяжите ЭЦП к личному кабинету на egov.kz.
Шаг 2. Авторизация в личном кабинете
Перейдите на страницу Электронные услуги → Архивные справки. Если вы не авторизованы, система предложит войти через ЕЦП или ввести логин/пароль, полученные при регистрации.
Шаг 3. Выбор типа справки
В меню доступны следующие услуги:
- «Выдача архивной справки» (общий запрос).
- «Копия архивного документа».
- «Апостилирование справки» (для использования за рубежом).
- «Перевод справки с нотариальным заверением».
Шаг 4. Заполнение формы запроса
В форме указываются:
- ФИО заявителя (как в паспорте).
- ИИН (если известен).
- Тип справки и цель её получения.
- Краткое описание искомого документа (например, «Трудовая книжка за 1995‑2005 гг.»).
- Контактные данные (телефон, e‑mail).
- Прикрепление сканов паспорта и согласия на обработку данных.
Шаг 5. Подписание запроса ЭЦП
После заполнения нажмите кнопку «Подписать запрос». Система автоматически сформирует электронный документ, подписанный вашей ЭЦП.
Шаг 6. Оплата услуги (если требуется)
Большинство архивных справок в Казахстане выдаются бесплатно, однако за апостиль, нотариальное заверение и ускоренную обработку может взиматься плата. Оплатить можно онлайн через банковскую карту или электронный кошелёк.
Шаг 7. Ожидание результата
Сроки обработки зависят от типа справки и загруженности архива:
- Стандартный запрос – от 5 до 15 рабочих дней.
- Ускоренный запрос (при оплате) – 3‑5 рабочих дней.
- Апостиль и перевод – дополнительно 2‑4 дня.
Шаг 8. Получение справки
По завершении обработки вы получите:
- Электронный документ в личном кабинете (PDF с подписью).
- При необходимости – возможность скачать печатную версию и/или оформить доставку в ваш адрес (почтой, курьером).
Как оформить запрос в ЦОН (лично)
Если вы предпочитаете личный визит, следуйте инструкции:
- Подготовьте оригиналы и копии паспорта, ИИН, согласие на обработку данных.
- Заполните бумажный бланк «Заявление о выдаче архивной справки», который можно взять в любом ЦОН.
- Оплатите государственную пошлину (если применимо) в кассе.
- Сдайте документы сотруднику ЦОН. Он направит ваш запрос в соответствующий архив.
- Получите готовую справку в тот же день (если архив имеет быстрый поиск) или в указанные сроки.
Апостилирование и перевод справки
Если справка нужна за пределами Республики Казахстан, её необходимо апостилировать и, при необходимости, перевести:
- Закажите услугу «Апостиль» через тот же портал eGov – в разделе «Апостилирование документов».
- Для перевода обратитесь к аккредитованным переводчикам, указав, что требуется нотариальное удостоверение перевода.
- После получения апостиля и заверенного перевода, документ считается готовым к использованию за границей.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Нужно ли лично присутствовать в архиве?
Нет. Благодаря системе Электронное правительство большинство запросов можно оформить полностью онлайн.
Вопрос: Сколько стоит апостиль?
Стоимость определяется государственным тарифом и составляет около 1500–2000 тенге за один документ (по состоянию на 2026 год).
Вопрос: Как узнать, есть ли нужный документ в архиве?
Если в архиве нет сведений, вы получите письменный ответ (в электронном виде) с указанием «отсутствие сведений».
Вопрос: Можно ли получить справку за границей?
Да. Заказ делается онлайн, а готовый документ можно отправить по почте в любую страну; При этом обязательно требуется апостиль.
Вопрос: Как ускорить процесс?
Оплатив ускоренную обработку (плюс к обычной пошлине) и предоставив все необходимые документы в полном комплекте, вы сократите срок до 3‑5 дней.
Заказ архивной справки в Казахстане – процесс, который стал максимально удобным благодаря цифровизации государственных услуг. Чтобы избежать задержек, рекомендуется:
- Заранее оформить ЭЦП и привязать её к eGov.
- Точно сформулировать запрос и указать все известные реквизиты искомого документа.
- Подготовить сканы всех требуемых документов (паспорт, согласие, ИИН).
- При необходимости сразу заказать апостиль и перевод.
Следуя приведённой пошаговой инструкции, вы сможете получить нужную архивную справку быстро, без лишних походов в архив и без бюрократических проволочек.