Архивные документы – важный источник информации для генеалогов, юристов, историков и обычных граждан. В Украине процесс получения архивных справок и копий документов регулируется законом «Об обращениях граждан» и внутренними регламентами государственных архивов. В статье подробно описаны все этапы подачи запроса, необходимые документы, способы обращения и ответы на часто задаваемые вопросы.

Что можно запросить в украинских архивах?

• метрические книги (рождения, браки, смерти);
• военные листы, личные дела, списки призывников;
• судебные и нотариальные акты;
• документы о собственности, земельных реформах;
• справки о гражданстве, перемещении населения;
• любые другие документы, находящиеся в государственных, региональных и муниципальных архивах.

Важно помнить, что не все актовые записи сохранились: часть документов могла быть утрачена или уничтожена в результате войны, стихийных бедствий или просто не была передана в архив. Поэтому при оформлении запроса следует указать как можно больше уточняющих данных (фИО, даты, место, тип документа).

Кому можно обращаться?

Запрос может подать любой физический или юридический лицо, в т.ч. иностранный гражданин. Обращения принимаются в:

1. Государственный архив Украины (ГАУ) – центральный орган в Киеве;
2. Региональные архивы (областные, районные);
3. Муниципальные архивы (городские, поселковые);
4. Специализированные архивы (военные, судовые, архивы министерств).

Для иностранных заявителей дополнительно требуется подтверждение личности (паспорт) и, при необходимости, нотариально заверенный перевод на украинский язык.

Способы подачи запроса

Согласно практике 2023‑2025 годов, запрос в архив можно отправить тремя наиболее распространёнными способами:

3.1 Обычной почтой

• Подготовьте письменное обращение (в свободной форме или по образцу, который можно скачать на сайте архива).
• Приложите копию паспорта (для граждан Украины – внутренний паспорт, для иностранцев – заграничный).
• Укажите точный перечень требуемых документов, даты, места и любые известные номера дел.
• Оплатите почтовый сбор и, если требуется, государственную пошлину (см. пункт 4).
• Отправьте письмо на адрес выбранного архива.

3.2 Электронной почтой (e‑mail)

• Отправьте запрос на официальный e‑mail архивного учреждения (например, archivedigital-docs@ua;gov.ua).
• В письме укажите тему «Запрос архивных документов», приложите скан паспорта и, при необходимости, перевод.
• Прикрепите детальное описание требуемых материалов (см. пункт 5).
• Оплатите пошлину онлайн (через банковскую карту или систему Приват24) – ссылка обычно указывается в автоматическом ответе.

3.3 Лично или по доверенности

• Посетите архивный отдел в рабочие часы (обычно 9:00‑18:00, без выходных, за исключением государственных праздников).
• Заполните бланк «Заявление о выдаче архивных справок» в присутствии архивного сотрудника.
• Если вы не можете приехать лично, оформите доверенность (нотариально заверенную) и отправьте её в архив по почте или e‑mail.

Пошлины и оплата

Согласно Закону Украины «Об обращениях граждан», выдача копий архивных документов платная. Размер пошлины зависит от:

• Типа документа (метрическая книга – от 30 до 80 грн за лист; военный лист – от 50 до 120 грн);
• Объёма (количество страниц, копий, формат сканирования);
• Срочности (обычная обработка – 10‑15 рабочих дней, ускоренная – за отдельную плату от 200 до 500 грн).

Оплату можно произвести:

1. Наложенным платежом при получении (для почтовых запросов);
2. Банковской картой онлайн (через сайт архива или платёжный шлюз Приват24);
3. Наличным в кассе архива (только при личном обращении).

Как правильно оформить запрос (пример шаблона)

Образец письма‑запроса
Кому: Государственный архив Украины, отдел выдачи справок
От: Иванов Иван Иванович, паспорт № АА1234567, г. Киев
Тема: Запрос архивных документов

Уважаемые господа!

Прошу выдать (или предоставить копию) следующих архивных материалов:


 
Метрика актов рождения, брака и смерти из Гродненского уезда за период 1910‑1915 гг.
 
Военный лист (воинская приписка) моего прадеда Петрова Николая Ивановича, родившегося , место рождения – село Ковалёвка, Харьковская область.



Дополнительные сведения, которые могут облегчить поиск:

 
ФИО полностью: Петров Николай Иванович
 
Дата рождения: 
 
Место проживания в 1910‑1915 гг.: село Ковалёвка, Гродненский уезд
 
Номер семейного листа (если известен): 45/12


Прилагаю копию паспорта и перевод на украинский язык (для иностранного гражданина – перевод заверен нотариусом).

Готов оплатить установленные пошлины. Прошу сообщить о возможности ускоренного выполнения запроса и уточнить окончательную стоимость.

С уважением,
Иванов И.И.
Контактный телефон: +38 (050) -23‑45‑67
Электронная почта: ivanov@example.com

Обязательно указывайте:

• Полные ФИО, даты и места;
• Тип документа и период;
• Контактные данные для обратной связи;
• Приложения (копия паспорта, перевод, доверенность).

Сроки выполнения запроса

Если архив не может найти документ, он обязан уведомить заявителя в течение 5‑7 дней с указанием причин (утрата, отсутствие в фонде и т.п.).

Что делать, если документ не найден?

1. Проверить правильность данных. Возможно, в запросе допущена ошибка в дате, фамилии или месте.
2. Обратиться к специалисту. Юридические компании (например, Koval Legal Group или Legalab) предлагают услуги по уточнению запросов и повторному поиску.
3. Подать повторный запрос. Уточнив детали, отправьте новое обращение с дополнительными сведениями.
4. Исследовать альтернативные источники. Иногда нужные сведения находятся в церковных архивах, муниципальных реестрах или в частных семейных коллекциях.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

8.1 Можно ли получить архивный документ онлайн?

Да. Многие региональные архивы уже оцифровали часть фондов и предоставляют сканы через электронный портал archives.gov.ua. Для доступа требуется регистрация и оплата копий.

8.2 Какие документы нужны иностранцу?

Иностранный заявитель должен приложить:

• Копию заграничного паспорта;
• Нотариально заверенный перевод заявления и сопроводительных документов на украинский язык;
• Если запрос подаёт представитель, требуется доверенность, заверенная в стране заявителя и легализованная (апостиль).

8.3 Сколько стоит получить справку о рождении предка?

Стоимость зависит от количества листов. Обычная цена – 30‑80 грн за лист. При запросе полной метрической книги (около 30 листов) ориентировочная стоимость – 1500‑2400 грн + пошлина за обработку.

8.4 Можно ли получить документ без оплаты?

В исключительных случаях (например, судебный запрос, официальное расследование) оплата может быть отменена, но это требует официального постановления суда или другого уполномоченного органа.

8.5 Как оформить доверенность для запроса?

Доверенность должна быть:

• Нотариально заверена в стране доверителя;
• Легализована (апостиль) и переведена на украинский язык;
• Подписана обеими сторонами (доверителем и представителем).

Полезные ссылки и контакты

• Официальный портал государственных архивов Украины – формы заявлений, онлайн‑поиск, контактные данные.
• Государственный архив Украины, ул. Крещатик, 12, Киев – телефон +38 (044) -82‑55‑55.
• Региональный архив Харьковской области – email: kharkiv.archive@ua.gov;ua.
• Юридические компании, помогающие с запросами:
  • Koval Legal Group – 0800‑33‑62‑53;
  • Legalab – info@legalab.ua;
  • Migrate (для иностранцев) – support@migrate.ua.

Запрос архивных документов в Украине – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения формальностей. Следуя описанным шагам, вы сможете быстро получить нужные справки, будь то для генеалогических исследований, оформления гражданства или решения юридических вопросов. Не забывайте проверять актуальность контактных данных архивов и использовать официальные формы, а в случае затруднений – обращаться к профессионалам, которые помогут ускорить процесс.

Дата актуализации статьи: 11 июля 2026 г.