Вопросы получения архивных справок из органов ЗАГС (записи актов гражданского состояния) являются одними из самых актуальных для жителей Донецкой Народной Республики, а также для лиц, чьи родственники жили на территории Донбасса в разные исторические периоды. С 2014 года архивная сфера региона прошла путь интеграции в правовое поле Российской Федерации, что существенно изменило процедуры хранения, учета и выдачи документов.

В данной статье мы подробно разберем структуру архивных фондов, разницу между действующими архивами ЗАГС и государственными историческими архивами, предоставим актуальные контакты и пошаговые инструкции для получения нужных сведений на .

Правовая база: сроки хранения и передачи дел в государственные архивы

Ключевым документом, регулирующим сроки хранения актовых книг, является Федеральный закон № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (применяемый на территории ДНР в соответствии с конституционными законами Республики).

• Срок хранения в архивах ЗАГС: Актовые книги (первичные записи о рождении, браке, смерти, перемене имени и т.д.) хранятся в архивах территориальных органов ЗАГС 75 лет со дня их составления.
• Передача в государственный архив: По истечении 75-летнего срока дела передаются на постоянное хранение в Главное государственное управление документирования и архивного дела ДНР (ГГУДОиАД ДНР) — в частности, в Государственный архив Донецкой области (историческое название учреждения).

Важно: Свидетельства, выдаваемые гражданам на руки (формы строгой отчетности), в архивах не хранятся. Архивным фондам подлежат именно актовые записи (книги учета) и описи к ним.

Двухуровневая система архивного хранения: Куда обращаться?

Понимание того, где именно находится нужный документ, сэкономит вам недели ожидания. Система делится на два уровня:

Уровень 1: Архивы территориальных органов ЗАГС (Актуальные записи, срок < 75 лет)

Если событие (рождение, брак, смерть) происходило менее 75 лет назад (примерно с 1951 года по настоящее время), документы находятся в архиве районного (городского) отдела ЗАГС, где была произведена регистрация.

• Куда обращаться: В отдел ЗАГС по месту регистрации акта (район города Донецка, город Макеевка, Ясиноватая, Горловка и т.д.).
• Централизованный архив ЗАГС г. Донецка: Для города Донецка часто функционирует централизованный архив управления ЗАГС администрации города (Архивный отдел Администрации города Донецка, основан в середине 60-х годов XX века).
• Что выдают: Повторные свидетельства, справки формы № 33 (для судов, нотариусов), справки с переноса записи (для восстановления утерянных документов).

Уровень 2: Государственный архив ДНР / Государственный архив Донецкой области (Исторические записи, срок > 75 лет)

Если событие произошло более 75 лет назад (до 1951 года включительно), а также для метрических книг дореволюционного периода, ревизских сказок, описей фондов — нужно обращаться в ГГУДОиАД ДНР (Государственный архив Донецкой области).

• Фонды: Метрические книги (приходские, мечети, синагоги), ревизские сказки (XVIII–XIX вв.), списки жителей, делопроизводство предприятий, газеты с 1883 года.
• Статус: Это научный архив с читальным залом, доступ к фондам которого регулируется правилами пользования архивами.

Главное государственное управление документирования и архивного дела ДНР (ГГУДОиАД ДНР)

Это главный архивный орган Республики, курирующий все государственные архивы региона. Именно сюда попадают дела из архивов ЗАГС по истечении 75-летнего срока.

Контакты и режим работы (актуально на 2026 год):

• Наименование: ГГУДОиАД ДНР (Государственный архив Донецкой области).
• Адрес: г. Донецк, ул. Артема (или ул. Пушкина — уточняйте на сайте, так как адресация могла меняться после 2022 г.).
• Телефон читального зала / записи на прием: 7 (856) -03-21-14
• Электронная почта для заявок: priem-arcdnr@yandex.ru
• Режим читального зала: Обычно Понедельник–Пятница (часы уточняйте по телефону). Запись на посещение обязательна (по телефону или email).

Что можно сделать в ГГУДОиАД ДНР:

1. Заказать архивную справку по метрической книге (рождение/венчание/смерть до 1951 г.).
2. Провести генеалогическое исследование (самостоятельно в читальном зале или заказать платную поисковую работу).
3. Познакомиться с фондами: ревизские сказки, confesionalные списки, периодика (газеты с 1883 г.), фотофонды.
4. Получить заверенную копию документа с печатью архива (имеет юридическую силу).

Порядок получения документов: Пошаговая инструкция

Сценарий А: Событие менее 75 лет назад (Архив ЗАГС)

1. Определите ЗАГС: Узнайте точное место регистрации акта (город, район, название ЗАГС на момент события).
2. Подготовьте документы: Паспорт заявителя, документ, подтверждающий родственные отношения (свидетельство о рождении, браке), доверенность (если оформляет представитель).
3. Подача заявления: Лично в окно приема ЗАГС, через МФЦ «Мои Документы», по почте (ценным бандеролем с вложенным конвертом для ответа) или через ЕПГУ / Госуслуги (если интеграция завершена для конкретного ЗАГС).
4. Сроки: Законодательно, до 30 календарных дней (обычно быстрее, 10–14 дней).

Сценарий Б: Событие более 75 лет назад (ГГУДОиАД ДНР / Гос. архив)

1. Предварительный запрос: Напишите на priem-arcdnr@yandex.ru или позвоните 7 (856) -03-21-14. Укажите: ФИО искомого лица, дату и место события (село, волость, уезд, губерния/район), тип записи (рождение/брак/смерть).
2. Оформление заявки: Архив направит вам бланк заявки (или ссылку на форму на сайте). Заполните, приложите копии паспорта и документов, подтверждающих родство (для закрытых фондов < 100 лет для рождений/браков, < 75 лет для смертей).
3. Оплата: Поиск в архиве — платная услуга (тарифы уточняйте в архиве). Оплата производится по реквизитам архива.
4. Исполнение: Сроки поиска зависят от загруженности и сложности (от 2 недель до нескольких месяцев). Результат: архивная справка или официальный отказ (если запись не найдена/не сохранилась).
5. Получение: Лично в читальном зале (по предварительной записи), по почте или через курьера.

Удаленный доступ и онлайн-ресурсы (Цифровой архив)

На 2026 год активно развиваются проекты по оцифровке фондов. Это позволяет начать поиск не выходя из дома.

ГИС УИАД (Государственная информационная система удаленного использования архивных документов)

Единый портал archives.gov.ru (раздел «Поиск архивной информации» -> «Сведения ЗАГС / Метрические данные»).

• Позволяет искать описи фондов ГГУДОиАД ДНР.
• Просматривать оцифрованные метрические книги (если они внесены в систему).
• Формировать заявки на выдачу копий дистанционно.

Портал «Наши Предки» (predki.ru / nashipredki.ru)

Крупнейший российский генеалогический портал, интегрированный с ГИС УИАД.

• Содержит базу «Государственный архив Донецкой области»: список электронных копий дел с метрическими книгами и ревизскими сказками.
• Удобный интерфейс для просмотра сканов страниц книг.
• Возможность заказать справку архивиста онлайн.

Сайт Справочно-информационного центра Росархива

Помогает определить, в каком именно архиве (фонде) могут находиться документы по конкретной местности (уезду, волости) за нужный год.

Особенности поиска на территории ДНР: Исторический контекст

При обращении в архив критически важно правильно указать административно-территориальное деление на момент события:

• До 1920-х гг.: Екатеринославская губерния, Донецкий уезд (южная часть), Бахмутский уезд (северная часть), Мариупольский уезд. Записи велись в приходских церквях (метрические книги).
• 1941–1943 гг.: Оккупация. Записи могли вестись нерегулярно, книги могли погибнуть или быть вывезенными.
• После 2014 г.: Переход под юрисдикцию ДНР, затем — интеграция в правовое поле РФ (с 2022 г. — Конституционные законы о приеме).

Совет: Если вы не знаете точное ЗАГС/приход, начните поиск с ГИС УИАД или портала «Наши Предки» по ФИО и примерному году. Описи фондов (фонд, опись, дело) сильно ускорят работу архивистов.

Частые проблемы и их решения

Контактная сводка (Шпаргалка)

• ГГУДОиАД ДНР (Гос. архив Донецкой обл.) — Исторические фонды (>75 лет):
  • Тел. читального зала/записи: 7 (856) -03-21-14
  • Email: priem-arcdnr@yandex.ru
  • Портал: ГИС УИАД (archives.gov.ru), Наши Предки
• Управление ЗАГС Администрации г. Донецка (Архивный отдел) — Актуальные фонды (<75 лет):
  • Адрес: г. Донецк, пр. Университетский / ул. Артема (уточняйте на карте 2ГИС / Яндекс.Карт по запросу «Архив ЗАГС Донецк»).
  • Телефоны справок: ищите в справочнике ДНР или на сайте админа Донецка (раздел «Структура» -> «Управление ЗАГС»).
• Районные/городские ЗАГСы (Макеевка, Горловка, Енакиево, Ясиноватая и др.): Обращаться по месту регистрации акта. Контакты на сайте zagrs.dnr.ru (или актуальном портале госуслуг ДНР).
• МФЦ «Мои Документы»: Прием заявлений на повторные свидетельства и справки из архивов ЗАГС (срок < 75 лет) без очередей в самих ЗАГСах.

Работа с Архивом Центрального ЗАГС ДНР (как совокупностью архивов территориальных ЗАГС и ГГУДОиАД ДНР) требует понимания временных границ (75 лет) и территориальной привязки документов. На 2026 год наиболее эффективной стратегией является:

1. Начало поиска через ГИС УИАД или «Наши Предки» (бесплатно, из дома).
2. Определение кода фонда/опис/дела.
3. Направление официального запроса в ГГУДОиАД ДНР (priem-arcdnr@yandex.ru), для старых документов, или в районный ЗАГС / МФЦ — для новых.
4. Строгое соблюдение процедуры подтверждения родственных связей для доступа к закрытым фондам.

Архивные фонды Донбасса уникальны и богаты, но требуют внимательного подхода к реквизитам поиска. Заранее собранная информация о месте жительства предков (волость, уезд, село, название церкви/сельсовета) увеличит шансы на успешный результат в разы.

Данная статья носит информационный характер. Контакты, тарифы и регламенты могут меняться. Обязательно уточняйте актуальную информацию по телефону 7 (856) -03-21-14 или на официальных ресурсах ГГУДОиАД ДНР перед посещением или отправкой почтового запроса.