Получение архивных справок, копий или выписок из документов – важный шаг для исследования семейной истории, подготовки юридических дел, получения гражданства и многих других целей. В статье подробно описан порядок обращения в государственные архивы Украины, какие документы нужны, где и как подавать запрос, а также приведён образец заявления.

Правовая основа обращения

Основным нормативным актом, регулирующим запросы в архивы, является Порядок виконання соціально‑правових запитів юридичних і фізичних осіб, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 8 квітня 2013 р. № 656/5. В цьому порядку визначено:

• види запитів (соціально‑правові, тематичні, інформаційні);
• перелік документів, які необхідно надати разом із заявою;
• терміни розгляду та порядок сплати послуг.

Куди саме подавати запит?

В Україні існує три основних рівня архівних установ:

1. Центральний державний електронний архів України (ЦДЕА) – головний центр, який об’єднує електронний доступ до багатьох документів.
2. Обласні державні архіви – зберігають документи, що стосуються конкретної області (наприклад, Державний архів Київської області).
3. Регіональні, міські та спеціалізовані архіви – бібліотеки, музеї, архіви судових чи нотаріальних справ.

Першим кроком є визначення, в якому саме архіві можуть знаходитись потрібні вам документи. Це можна зробити, ознайомившись із офіційним сайтом архівної системи або звернувшись до довідкових телефонних ліній.

Які типи запитів існують?

• Соціально‑правовий запит – потрібний, коли документ потрібен для підтвердження прав (наприклад, отримання громадянства, оформлення спадщини).
• Тематичний (інформаційний) запит – коли потрібна довідка про наявність документу або коротка інформація без копії.
• Запит на копію/виписку – коли необхідно отримати точну копію або виписку з архівного документу.

Підготовка документів для запиту

Незалежно від типу запиту, вам знадобляться наступні документи:

Способи подачі запиту

1. Особисто в архіві – найшвидший спосіб отримати консультацію та уточнити деталі.
2. Поштою (звичайна або рекомендована) – надсилаєте пакет документів на адресу архіву.
3. Електронною поштою – скановані копії документів надсилаються на офіційну e‑mail адресу архіву (зазвичай вказана на сайті).
4. Через електронний портал ЦДЕА – реєструєте обліковий запис, заповнюєте форму онлайн і завантажуєте скани.

Для іноземців рекомендовано подавати запит електронною поштою або через портал, оскільки це спрощує процес і дозволяє отримати підтвердження про отримання документів.

Термін розгляду та вартість

• Стандартний термін розгляду – 30 робочих днів з моменту надходження повного пакету документів.
• У випадку складних запитів (наприклад, пошук документів старше 75 років) термін може бути продовжений до 60 днів.
• Оплата послуг варіюється від 30 до 200 гривень за копію, залежно від обсягу та формату (цифровий/паперовий).

Поради для успішного запиту

• Будьте конкретними. Уникайте формулювань типу «всі дані про мого діда». Вкажіть прізвище, ім’я, дату народження, місце реєстрації, діапазон років.
• Перевірте, чи документ не зберігається в іншому архіві. Наприклад, записи про народження часто зберігаються в районних архівах, а військові – у військових архівах.
• Заздалегідь підготуйте докази родинного зв’язку. Для документів моложі 75 років потрібна довідка про родинне відношення.
• Слідкуйте за статусом запиту. Через електронний кабінет можна отримати повідомлення про готовність документу.
• Зберігайте копії всіх відправлених документів. Це полегшує повторний запит у випадку втрати листа.

Приклад заяви‑запиту

Нижче наведено шаблон заяви, який відповідає вимогам прикладу N 3 (форма запиту для оформлення архівної справки). Ви можете скопіювати текст, заповнити своїми даними та роздрукувати.

Поширені питання (FAQ)

9.1 Чи можна отримати документ у цифровому вигляді?

Так. При запиті через електронний портал Ви можете вказати формат «PDF». За окрему плату архів може надати скановану копію.

9.2 Скільки часу займає пошук документу старше 75 років?

Термін розгляду подовжується до 60 робочих днів, оскільки такі документи часто перебувають у спеціальних зонах з обмеженим доступом.

9.3 Чи потрібно сплачувати послуги, якщо запит робиться для дослідницьких цілей?

У більшості випадків архівні послуги є платними, навіть для наукових досліджень. Однак існують пільги для студентів та аспірантів (запит на безкоштовну копію до 5 сторінок).

9.4 Чи можна отримати документ, якщо я іноземець?

Так. Іноземці можуть подавати запит електронною поштою або через портал, додаючи копію міжнародного паспорта та, за потреби, нотаріально завірений переклад.

Підсумок

Оформлення запиту в архів України – процес, який вимагає чіткого розуміння, які саме документи потрібні, та дотримання встановлених правил. Дотримуючись наведеної інструкції, підготовивши необхідні документи та використовуючи правильний шаблон заяви, ви зможете отримати потрібну архівну довідку або копію в найкоротші терміни.

Дата останнього оновлення статті: 12 липня 2026 р.