В условиях глобализации и активной миграции населения вопрос получения документов из органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) других государств становится все более актуальным. Люди переезжают, меняют место жительства, а важные документы — свидетельства о рождении, браке, расторжении брака, смерти — остаются в архивах других стран. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить запрос в ЗАГС другого государства, какие для этого нужны документы и на что следует обратить особое внимание.
Что такое ЗАГС и какие документы он выдает
Согласно определению, Отделы записей актов гражданского состояния (сокращенно ЗАГС) — это органы исполнительной власти в России и ряде иных государств, которые регистрируют факты рождения, установления отцовства, усыновления (удочерения), заключения брака, расторжения брака, смерти и перемены имени. Соответственно, в архивах ЗАГС хранятся актовые записи и выдаются повторные свидетельства и справки, подтверждающие эти факты;
Основные способы подачи запроса
Если вам необходимо получить документ из ЗАГС другого государства, существует несколько основных способов сделать это. Выбор зависит от того, о какой стране идет речь и где вы находитесь в данный момент.
Обращение в ЗАГС по месту жительства
Самый простой и распространенный способ истребования личных документов с территорий СНГ, стран Балтии, Абхазии и Южной Осетии — это обращение в отдел ЗАГС по вашему месту жительства. Вы подаете заявление о запросе соответствующего документа, а сотрудники ЗАГСа самостоятельно направляют запрос в компетентный орган иностранного государства.
Государственная услуга по истребованию личных документов с территорий иностранных государств предоставляется органом ЗАГС по месту жительства лица, истребующего документ. Заявление можно направить как в письменной форме посредством почтовой связи, так и в форме электронного документа с использованием сети Интернет, включая Единый портал государственных и муниципальных услуг (www.gosuslugi.ru).
Запрос через консульство или дипломатическое представительство
Если вы находитесь за границей и вам нужен документ из страны вашего прежнего проживания (например, вы находитесь в Европе и вам нужен документ из России), вы можете обратиться в консульский отдел посольства соответствующего государства.
Дистанционное получение и доверенность
Если у вас нет возможности ждать официального межгосударственного запроса, который может занимать несколько месяцев, можно пойти другим путем. Вы можете оформить нотариальную доверенность на человека, который находится в нужном вам городе. Этот человек сможет лично прийти в ЗАГС, оплатить государственную пошлину, получить документ и переслать его вам по почте или передать с оказией.
Как правильно составить запрос
От правильности составленного запроса зависит скорость и успешность его исполнения. В запросе о правовой помощи по вопросам актов гражданского состояния, направляемом на территорию иностранного государства, обязательно указываются следующие данные:
- Наименование и полный почтовый адрес компетентного органа ЗАГС, которому адресован запрос.
- Ф.И.О. лица, в отношении которого была составлена актовая запись.
- Место и дата государственной регистрации акта гражданского состояния.
- Почтовый адрес органа ЗАГС по месту жительства заявителя (для пересылки документа).
- Свой почтовый адрес по месту проживания для обратной связи и уведомлений.
Одновременно заявитель письменно уведомляется о пересылке соответствующего документа, поэтому указание правильных контактных данных критически важно.
Необходимые документы и оплата госпошлины
При подаче запроса вам потребуется предоставить пакет документов. Если запрос направляется по почте, предоставляются копии документов, удостоверяющих личность. При обращении через портал госуслуг понадобятся их скан-копии.
Важным этапом является уплата государственной пошлины. Размер госпошлины един по всей стране и может быть уточнен в любом отделении ЗАГС. Факт уплаты госпошлины подтверждается документом (информацией), получаемой должностными лицами органов ЗАГС с использованием системы межведомственного информационного взаимодействия. Это значит, что квитанцию об оплате предоставлять в бумажном виде не обязательно, но она должна быть оплачена к моменту оказания услуги.
Особенности получения документов удаленно
Для тех, кто находится за границей, получение документов может быть сопряжено с дополнительными трудностями. В таких случаях рекомендуется:
- Использовать электронные формы заявлений. Многие формы заявлений доступны на сайтах региональных управлений ЗАГС (например, на сайте управления ЗАГС Кемеровской области) и могут быть распечатаны заявителем, заполнены и направлены по почте.
- Оформить доверенность. Как уже упоминалось, доверенность на родственника или знакомого значительно ускорит процесс.
- Уточнить легализацию. Помните, что документ, полученный из ЗАГС одного государства, для использования в другом государстве может потребовать легализации или проставления апостиля, а также нотариального перевода.
Оформление запроса в ЗАГС другого государства, процесс, требующий внимательности и сбора точной информации. Независимо от того, запрашиваете ли вы документ из стран СНГ или дальнего зарубежья, ключевые правила остаются неизменными: необходимо точно указать данные запрашиваемого лица, место и дату регистрации акта, а также свои контактные данные. Использование портала госуслуг или обращение в ЗАГС по месту жительства значительно упрощают эту задачу, позволяя получить нужные документы без необходимости пересекать границы.