Обращение в нотариальный архив — это единственный законный способ получить копии утерянных или поврежденных нотариальных документов (завещаний, договоров, доверенностей, актов о наследовании и др․), а также архивные справки о совершенных нотариальных действиях․ С 11 января 2023 года (в силу ст․ 25 Основ законодательства РФ о нотариате) нотариальные палаты официально уполномочены выдавать такие документы за установленную плату․

В данной статье подробно разбирается процедура подачи запроса, перечень необходимых документов, сроки, стоимость и важные нюансы, о которых часто забывают заявители․

Что можно получить в нотариальном архиве?

Согласно Приказу Минюста России от № 395, нотариальный архив выдает три вида документов:

• Сведения о наличии (отсутствии) информации — официальный ответ о том, хранится ли в архиве документ по вашему запросу․
• Архивная справка — документ, содержащий запрашиваемую информацию со ссылками на архивные фонды, на основании которых она составлена (допускается цитирование текста документа)․
• Архивная копия нотариального документа — полноценная копия документа (завещания, договора, протокола и т․д․), имеющая юридическую силу․

Кто имеет право на получение документов?

Критически важное правило: Документы выдаются только лицам, от имени или по поручению которых совершалось нотариальное действию, а также их представителям или правопреемникам (ст․ 5, 52 Основ законодательства РФ о нотариате, п․ 20 Приказа № 395)․

То есть, получить копию чужого завещания или договора купли-продажи «просто так» или по любопытству невозможно — отказ будет законным․

Категории заявителей:

1. Само лицо, совершившее действие (завещатель, доверитель, стороны сделки)․
2. Представители — по нотариальной доверенности с указанием конкретных полномочий на запрос архивных документов․
3. Правопреемники — наследники, реорганизованные юрлица и др․ (необходимо доказать факт правопреемства)․

Необходимый пакет документов для подачи запроса

При личном обращении (или отправке по почте/через МФЦ/нотариуса) необходимо подготовить:

Для физических лиц:

• Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность)․
• Заявление установленного образца (можно заполнить на месте или заранее)․
• Доверенность — если запрос подает представитель (в доверенности должны быть прописаны полномочия на получение копий документов из нотариального архива)․

Для представителей юридических лиц / правопреемников:

• Документ, удостоверяющий личность представителя․
• Доверенность / Устав / Решение о назначении / Свидетельство о праве на наследство и др․ — документ, подтверждающий полномочия․
• ИНН — обязательно для представителей юрлиц и правопреемников․

Способы подачи запроса

Запрос можно направить в нотариальную палату субъекта РФ, в архиве которой предположительно хранится документ:

• Лично — в приемной нотариальной палаты․
• Почтовой отправкой — ценным бандеролем с описью вложения и уведомлением о вручении․
• Через нотариуса — нотариус может направить официальный запрос от своего имени (срок исполнения такого запроса, 5 рабочих дней)․
• В электронном виде — через официальный сайт нотариальной палаты (если предоставлен такой функционал) или через ЕПГУ/Госуслуги (в регионах, где внедрена услуга)․

Стоимость услуг (на примере тарифов НП Республики Башкортостан на 2025 год)

Внимание: Тарифы устанавливаются ежегодно Правлением каждой нотариальной палаты самостоятельно․ Ниже приведены ориентировочные цифры (НП РБ на 2025 г․), в вашем регионе они могут отличаться — уточняйте на сайте своей палаты․

Льготные категории граждан (размер платы уменьшается):

• 100% (бесплатно): Ветераны и инвалиды ВОВ, бывшие узники концлагерей/гетто, бывшие военнопленные ВОВ, участники специальной военной операции (СВО)․
• 50% (половина тарифа): Инвалиды I и II групп, дети-инвалиды․

Для получения льготы необходимо предоставить оригиналы документов, подтверждающих право на льготу (удостоверение участника ВОВ, справку об участии в СВО, справку МСЭ и т․д․)․

Сроки исполнения запроса

Сроки жестко регламентированы Приказом № 395:

• 5 рабочих дней — стандартный срок для поиска документа, подготовки копии или справки (отсчитывается со дня получения оплаты за услуги архива)․
• 5 рабочих дней, срок для исполнения запросов нотариусов, органов власти и местного самоуправления (от дня получения запроса, оплата не требуется для старта)․
• До 30 календарных дней — в случаях «затрудненного поиска» (если заявитель не предоставил точных данных: ФИО нотариуса, номер реестра, дату совершения действия, название нотариального округа)․ Срок устанавливается палатой индивидуально․

Особенности получения документов по наследственным делам

Это одна из самых частых причин обращения․ Если наследственное дело хранится в архиве (нотариус ушел на пенсию, умер, лицензия отозвана), наследник может получить:

• Копию завещания․
• Копию протокола ознакомления с завещанием․
• Архивную справку о факте открытия наследственного дела․
• Дополнительное свидетельство о праве на наследство (если оригинал утерян и дело в архиве)․

Для этого нужно предъявить: свидетельство о смерти, документ, подтверждающий родственные отношения (или завещание), паспорт, квитанцию об оплате госпошлины (для выдачи свидетельства) и платы за архивные услуги․

Электронная форма получения — удобно и дешевле

С 2023 года палаты обязаны предоставлять документы в электронном виде (подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью — УКЭП нотариальной палаты)․

Преимущества:

• Стоимость в 2 раза ниже (пример: 320 руб․ против 640 руб․)․
• Мгновенное получение после готовности (на почту или в личный кабинет)․
• Такой документ имеет полную юридическую силу и принимается во всех инстанциях (Ростреестр, банки, суды)․

Алгоритм действий: пошаговая инструкция

1. Определите нотариальную палату․ Архивы формируются по территориальному признаку (обычно по границам субъекта РФ)․ Если нотариус работал в Москве — ищите в НП Москвы, в Башкортостане — в НП РБ и т․д․
2. Соберите данные для поиска․ Чем больше деталей вы дадите, тем быстрее найдут: ФИО нотариуса, название конторы/округа, примерная дата, номер реестра (если есть), ФИО сторон сделки․
3. Подготовьте документы․ Паспорт, доверенность (если нужно), ИНН (для юрлиц/правопреемников), документы на льготы․
4. Подайте заявление и оплатите плату․ Оплата производится в кассу палаты или на расчетный счет (реквизиты на сайте палаты)․ Сохраните чек/квитанцию! Без подтверждения оплаты 5-дневный срок не начнется․
5. Получите результат․ Лично (по паспорту/доверенности), почтой или в электронном виде․

Частые ошибки и причины отказа

• Неполные данные для поиска․ «Ищу завещание бабушки, звали Мария Ивановна, жила в 90-х» — такого недостаточно․ Нужен хотя бы район/город и примерный год․
• Отсутствие прав на получение․ Сосед/друг/далекий родственник без доверенности и без права правопреемства — отказ гарантирован․
• Неоплаченная пошлина/плата․ Сроки начинают течь только после поступления денег․
• Обращение не в ту палату․ Если нотариус работал в другом регионе, текущая палата вернет запрос без рассмотрения․

Запрос в нотариальный архив — процедура стандартизированная и прозрачная․ Главное — точно знать, в какой палате искать, иметь законные основания для получения и предоставить максимум идентифицирующих данных для ускорения поиска․ Использование электронного взаимодействия позволяет сэкономить время и деньги․

Перед подачей обязательно заходите на официальный сайт нотариальной палаты вашего региона (например, notpalatarb․ru для РБ) для актуальных реквизитов оплаты, адресов приемной и образцов заявлений․