Справка из архива – документ, подтверждающий ваш трудовой стаж, заработок и должности, которые вы занимали в период работы в организациях, где сейчас невозможно получить выписку из кадровой службы; Этот документ необходим для расчёта страховой и заработанной пенсии в ПФР.
Почему справка из архива так важна?
- Без подтверждения трудового стажа вы рискуете получить меньшую пенсию или вовсе не получить её.
- Справка нужна при пересчёте пенсии, оформлении дополнительных льгот и при переоформлении пенсионных прав.
- Документ может потребоваться в МФЦ, территориальном отделе ПФР и при обращении в Росархив.
Где можно получить справку из архива?
- Портал Госуслуги – основной онлайн‑канал.
- Официальный сайт территориального отдела архива (запрос через форму).
- Лично в Многофункциональном центре (МФЦ) или в отделе ПФР.
- Через Росархив, если предприятие, где вы работали, уже закрыто.
Пошаговый порядок получения справки через портал Госуслуги
Шаг 1. Регистрация и вход в личный кабинет
Для начала необходимо иметь подтверждённый аккаунт на gosuslugi.ru. Если у вас нет аккаунта – пройдите регистрацию, привяжите СНИЛС и телефон.
Шаг 2. Выбор услуги «Справка из архива о трудовом стаже»
В разделе «Пенсия и социальные выплаты» → «Запрос архивных документов» найдите услугу «Справка из архива о трудовом стаже (для расчёта пенсии)».
Шаг 3. Заполнение заявки
В заявке указываются:
- ФИО полностью, как в паспорте;
- СНИЛС;
- Дата рождения;
- Перечень организаций (название, ИНН, период работы);
- Контактный телефон и электронная почта;
- Причина запроса (например, «расчёт страховой пенсии»).
Шаг 4. Прикрепление необходимых документов
К заявке необходимо загрузить сканы следующих документов:
- Паспорт (страница с личными данными);
- СНИЛС;
- Трудовая книжка (если есть);
- Документы, подтверждающие факт работы (договор, справка с места работы, выписка из реестра ПФР).
Шаг 5. Оплата госпошлины (если требуется)
В большинстве случаев услуга бесплатна, однако в некоторых регионах может потребоваться небольшая плата (около 200 руб.). Оплатить можно онлайн через банковскую карту.
Шаг 6. Ожидание выполнения заявки
Согласно нормативам, срок исполнения – не более 30 календарных дней. Статус заявки можно отслеживать в личном кабинете.
Шаг 7. Получение справки
После завершения обработки вы получите:
- Электронную копию справки (PDF) в личном кабинете;
- Возможность распечатать документ в любом МФЦ;
- Опцию отправки оригинала по почте (по запросу).
Подача заявления в архив напрямую (если нет доступа к Госуслугам)
- Скачайте образец заявления с сайта территориального архива или используйте шаблон ниже.
- Заполните заявление вручную или в электронном виде.
- Подготовьте пакет документов (паспорт, СНИЛС, трудовая книжка, любые справки о работе).
- Отправьте заявку по электронной почте архива, либо принесите её в отделение лично.
- Срок исполнения – до 30 дней с даты получения полного пакета документов.
Пример заявления о выдаче справки из архива
В _______________________ (наименование территориального архива) От _______________________ (ФИО полностью) СНИЛС: _____________ Дата рождения: _____________ Адрес: _______________________ Телефон: _______________________ Заявление Прошу выдать справку из архива о моём трудовом стаже за период ______________________ (указать даты), в т.ч. сведения о: - месте работы (наименование организации, ИНН); - занимаемых должностях; - размере заработной платы (оклад, премии); - отработанном времени (количество месяцев/лет). Документы, подтверждающие факт работы, прилагаются: Копия паспорта. Копия СНИЛС. Трудовая книжка (страницы с указанием периода работы). Справка с места работы (если имеется). Согласен(а) на обработку персональных данных в соответствии с ФЗ № 152‑ФЗ. «____» __________ 2026 г. ______________________ (подпись)
Какие документы могут потребоваться дополнительно?
- Справка с места работы (если организация существует);
- Выписка из реестра ПФР о начисленных страховых взносах;
- Свидетельство о закрытии предприятия (при обращении в Росархив);
- Доверенность (если справку запрашивает представитель).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Можно ли получить справку, если организация, где я работал, уже не существует?
Да. В таком случае запрос делаеться через Росархив или через территориальный архив, указав ИНН организации и период работы.
Вопрос: Как узнать, какие именно архивные документы у меня хранятся?
В личном кабинете на Госуслугах есть раздел «Мои архивные документы». Там можно увидеть перечень уже выданных справок и запросить новые.
Вопрос: Что делать, если срок выдачи превысил 30 дней?
Необходимо написать жалобу в отдел по работе с обращениями (через Госуслуги) или обратиться в управление Пенсионного фонда России по месту жительства.
Вопрос: Нужно ли нотариально заверять справку из архива?
Обычно нет. Справка выдаётся с подписью и печатью архива, что считается достаточным подтверждением. Нотариальное заверение требуется только в особых случаях (например, при международных выплатах).
Полезные ссылки
- Портал Госуслуги
- Официальный сайт ПФР
- Росархив
- МФЦ России
Получение справки из архива – важный этап в оформлении пенсии. Современные цифровые сервисы (Госуслуги) позволяют оформить запрос быстро, без посещения государственных органов. Главное – собрать полный пакет документов, правильно заполнить заявку и следить за сроками исполнения. При возникновении вопросов всегда можно обратиться в территориальный отдел ПФР или в МФЦ, где вам помогут уточнить детали и ускорить процесс.
Помните: без архивных документов ваш пенсионный стаж может быть неполным, а значит, вы рискуете получить меньшую пенсию. Поэтому оформляйте справку своевременно!